Mejora en los procesos de las direcciones y unidades de administración y finanzas dependientes de la vicerrectoría de asuntos económicos y administrativos de la universidad técnica Federico Santa Maria

Abstract

La Universidad Técnica Federico Santa Maria es una de las universidades perteneciente al Consejo de Rectores de las Universidades Chilenas. A nivel nacional la universidad se encuentra emplazada en dos campus, uno en Valparaíso y otro en Santiago, dos sedes, una en Viña del Mar y otra en Concepción y una oficina en Rancagua. Orgánicamente la Universidad se divide en dos vicerrectorías, la Vicerrectoría Académica y la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos, siendo el foco del estudio los procesos que se desarrollan en las áreas que dependen de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos en Campus y Sedes. La Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos es quien entrega a los Campus y Sedes todos los lineamientos y procedimientos administrativos a través de las Áreas de Servicios, Finanzas, Recursos Humanos, Tecnologías de Información e Infraestructura. Debido a que la Universidad tiene emplazamientos en distintas regiones del país, se hace necesario equiparar los procesos administrativos que se desarrollan en cada uno de sus Campus y Sedes, a modo de llevar ordenados los procesos de la Organización. Los procesos relacionados con esta vicerrectoría corresponden a los procesos de apoyo de la organización que sirven de apoyo a los procesos operativos, en este caso se revisaron cada uno de los procesos distribuidos por cada Campus y Sede. Luego de la revisión detallada de los procesos, de los Reglamentos y Organigramas se presenta una propuesta de mejora por cada Campus y Sede a modo de unificar y mejorar todos los procesos que se desarrollan al interior de la Vicerrectoría. También se desarrolló un caso aplicado en la Sede Concepcion, considerando las propuestas presentadas lo que llevo a reducir considerablemente los tiempos de respuestas, siendo uno de los procesos más críticos los relacionados con Factura, donde se evaluó el número de días desde que se recepciona la factura hasta que se procesa su pago, disminuyendo los tiempos un promedio de 20 días, y con el proceso de Compras donde se evaluó el número de días desde que se acepta la cotización hasta que se envía la Orden de Compra bajando en promedio 25 días de los tiempos de espera.