Optimización de la gestión y planificación de personal en terreno COPEC S.A.

Abstract

La temática que engloba todos los contenidos vertidos en este estudio radica en el mejoramiento de la gestión del recurso humano que significan las labores de los ingenieros de servicio y personal en terreno de la empresa Copec S.A. Sin embargo, este título se divide en tres aristas diferentes, tres objetivos específicos, los cuales se desarrollan y estudian de manera paralela para obtener un resultado y propuestas que en conjunto contribuyan a una optimización general de la operación de la empresa. En primer lugar, se refiere al objetivo específico correspondiente a la construcción de un indicador que provea a los ingenieros de venta de información relevante y precisa para la programación de visitas a clientes de sus ingenieros de servicio respectivos a sus zonas de cobertura pertenecientes al área industrial de lubricantes. Tras estudiar una zona específica y luego expandir el análisis hacia los demás límites, determinar los inputs necesarios para alimentar la fórmula e identificar la correcta relación entre estos, es posible generar un indicador sólido. Esta herramienta entrega la cantidad de horas hombre (HH) que cada cliente debiese recibir como máximo dependiendo del su nivel de contribución. Por políticas de la empresa, no se puede invertir más del 10% del valor que genera ese cliente, creándose la oportunidad de monitorear si esta regla se está cumpliendo de manera efectiva o no. Este indicador abre la posibilidad de posicionar a la empresa por delante del cliente al momento de planificar visitas a terreno, teniendo el dato claro de cuantas HH debiesen destinarse a lo más. Por lo que esta herramienta resulta útil al momento de negociar, si el cliente exige o propone una cantidad de visitas mensuales, ahora se puede contraargumentar si dicha propuesta es rentablemente correcta. El escenario que se busca aplicando estos cambios, radica en llevar un mejor control de los costos de operación y de la posibilidad de “vender” visitas, es decir, HH de ingenieros de servicio para realizar trabajos de operación y lubricación. Es por esto, que se sienta por realizado el objetivo específico relacionado a este punto, dado que se logra instalar una herramienta en la plataforma de gestión de operación y mantención capaz de ayudar a mejorar la gestión y distribución de recursos para la atención de clientes. Además, se es capaz de adicionar una oportunidad de negocio accesoria a la directriz principal, correspondiendo a lo explicado en el párrafo anterior. En segundo lugar, se presenta la tarea de optimizar la metodología de cubicación de la estructura organizacional presente en faena por parte de la empresa, lo que se explica simplemente como determinar la dotación de trabajadores en diferentes cargos, sin embargo, el énfasis principal es en ingenieros de servicio, in house y mecánicos. La mejora se expresa al definir y construir una planilla estándar capaz de recibir inputs de información también estandarizada dentro de ciertos formatos derivados de la plataforma de gestión, la cual tenga la capacidad de cubrir la mayor cantidad de escenarios posibles y entregar como resultado la dotación de personal. Para el caso de los ingenieros de servicio, se corrobora el pensamiento que se tenía previamente al inicio de este estudio, el cual consiste en que, dada la flexibilidad de la labor que cumplen estas personas, los cuales atienden a un abanico de clientes y se trasladan entre sus diferentes dependencias, resulta extremadamente difícil encajonarlos y entregar una dotación precisa con la metodología empleada. Sin embargo, se levanta que este cargo debe ser asignado por cliente y contrato, por lo que la carga de actividades será la información determinante para su correcta cubicación. Los demás pertenecientes a la estructura organizacional se completan a través de la planilla estándar, por lo que se generaría un mejoramiento de la metodología actual que consiste en cálculos manuales y expuestos a errores aleatorios por parte de la zona competente. Se puede manifestar como un ahorro en tiempo, en costos de tener personal demás, costos por incumplimientos al contar con una dotación menor a la requerida, pero lo más importante, se contribuye a la etapa actual de la empresa donde se está migrando hacia una completa digitalización de la información. Por lo que la estandarización de este tipo de procesos conlleva a contar con una base de datos mayormente organizada, presentar estadísticas con data histórica, para así tomar decisiones fundamentadas. Tercero, se genera un ordenamiento de la base de datos que contiene las localizaciones en coordenadas de latitud y longitud mediante un algoritmo iterativo. Con esta entrada de información, se busca programar en la plataforma de gestión de mantención y operación una alerta que sugiera a los ingenieros de venta visitas a clientes que cumplan ciertas características para su activación. De acuerdo con lo mencionado anteriormente, se resume que esta nueva herramienta que se incorpora al perfil del ingeniero de ventas dentro de la plataforma optimice la planificación, resultado en una disminución de costos logísticos por el ahorro de traslados innecesarios como rutas deficientes, aumentándose paralelamente las horas disponibles para trabajar efectivamente dentro de las dependencias del cliente. A modo de cierre, estas tres medidas convergen en la misma directriz de digitalización y un mayor aprovechamiento de las soluciones tecnológicas e información, aferrándose a la metodología de mejora continua y la constante búsqueda por la optimización de la operación del área industrial lubricantes. Lo que, a su vez contribuye de manera íntegra al modelo completo que está implantando la compañía en el presente.