Mejoramiento del proceso de gestión de facturas bloqueadas utilizando metodología de mejoramiento continuo DMAIC Lean Six Sigma . Caso aplicado BHP Billiton Chile, Edificio Corporativo Santiago de Chile

Abstract

Día a día, el concepto de calidad se vuelve más relevante dentro de la cultura occidental. Las herramientas del método Six Sigma y sus técnicas, se han implementado en diversos sectores manufactureros de la industria los que buscan obtener mejoras en sus procesos de manera continua, una disminución de la variabilidad en sus procesos productivos y eficiencia en sus costos. Esto finalmente les permite obtener procesos de mayor calidad y una posición competitiva superior. Este caso de estudio se enfoca en buscar las causas raíces que son las principales responsables en la generación de uno de los problemas más críticos en una organización, las facturas bloqueadas de pago a los proveedores, específicamente refiriéndonos a la empresa BHP Billiton de Minerals Americas. También, está enfocada en proponer soluciones heurísticas las cuales atenúen, reduzcan o eliminen las ya mencionadas causas raíces. La búsqueda de las causas raíces y la propuesta de soluciones, se realizará mediante la utilización de una de las herramientas de gestión del Six Sigma, la Metodología DMAIC (Definir-Medir-Analizar-Mejorar-Controlar por sus siglas en inglés). La estructuración del análisis de este trabajo de investigación aplicada utilizará la secuencia dada por la metodología DMAIC, en el cual se utilizarán sus cuatro primeras etapas culminando con las recomendaciones de planes de acción en la etapa de mejoramiento (Improvement). Por lo tanto, se dejará fuera del alcance del proyecto la sugerida etapa de control. En la etapa de definición se determinará la problemática existente junto con el alcance y los objetivos del estudio. Por otro lado, para llevar a cabo esta etapa de definición se utilizarán herramientas relacionadas con el área de calidad de procesos, algunas de ellas son el Project Charter, diagrama SIPOC, diagrama de procesos, definición de stakeholders y la Carta Gantt. Las herramientas recién mencionadas colaboran en la identificación de la situación actual del proyecto. En la etapa de medición utilizando la data existente en sistema, se evaluará sobre que puntos y en que momentos se debe efectuar la medición puntual de la cantidad de facturas bloqueadas en sistema en cada período que se determine, junto con ello se podrá observar la situación de avance en la cual se encuentra el proyecto. A su vez, mediante la data existente se establece la línea base sobre la cual se trabajará y con la cual posteriormente se contrastarán los resultados obtenidos. En la etapa de análisis, se identificarán las causas raíces a través del uso de herramientas relativas al área de la calidad, tales como Herramienta de los cinco por qué y herramientas de muestreo. Finalmente se validarán y priorizarán las causas raíces encontradas, sometiéndolas a un proceso de validación por muestreo. Las causas raíces encontradas que actúan de manera más representativa en el bloqueo de una factura, tienen que ver básicamente con el no ingreso de guías de despacho en sistema ERP, sobrefacturación por parte del proveedor, precios desactualizados en contratos y facturación emitida con un tipo de cambio que no corresponde. En la etapa de mejora, a través de sesiones de lluvia de ideas se propusieron diferentes alternativas de solución para cada de las causas raíces priorizadas, soluciones las cuales una vez implementadas modificarían el diseño actual del proceso. Las alternativas de solución serán priorizadas en un análisis valor agregado vs esfuerzo de realización, para determinar efectivamente cuáles serán las acciones a seguir que actuarán sobre las causas raíces validadas. Los planes de acción que actúan sobre las causas raíces priorizadas, se basan principalmente en cuatro ejes: reportabilidad, rutinas de trabajo, entrenamientos y automatización de procesos. Estos pilares de trabajo se encuentran presentes en los diferentes planes que buscan resolver de manera sustentable el problema respecto del bloqueo de facturas en sistema SAP.Day after day, the concept of quality cover more relevance in our world culture. The Six Sigma tools and techniques have been implemented in various manufacturing sectors, which try to get better continuous improvement in decrease variation and cost, and obtain high quality process and end products. This case study focuses on find the root causes who are the main responses in give rise the invoice blocked in the enterprise accounting and it is focuses too on propose heuristic solutions to reduce or remove the already mentioned root causes, through the use of one of Six Sigma tools Define-Measure-Analyse-Improve-Control (DMAIC). The work structure of this apply research, will be organized follow the DMAIC Methodology. Considering the first four stage (DMAI), also the last milestone inside the improve stage is the action plan. The stage of control is not on scope in this project. The define phase rolls out the tools such as project charter, SIPOC and process diagram, stakeholders definition and Gantt chart of project, all of them which identifies the actual state of the project as well the stakeholders accordance of the high level project. The measure phase reveals the continuous assessment of invoice management process. Also this phase analyse the relevance of the main Stakeholders and define a measure plan to obtain respective data, in this stage too analyse some metrics in high level context, to be inform about the actual situation of the project. The analysing phase, the vital root causes for the invoice blocked were identified through the use of different tools like FMEA and sampling. For after validate and prioritize the root cause analysis (RCA). The most relevant root causes found for the invoice blocked generation are: no entry of dispatch guide o system (ERP), vendor over invoicing, price deprecation on contracts and invoice with wrong exchange rate. In the improve phase, through intense brainstorming season appear different kind of solutions for each one root cause prioritized, solution when implemented will change the existing design. Each action plan will have prioritized about an analysis effort vs added value, the solutions will be focus on identify improvement actions to attack the validated root causes according priority. The action plans that act over the prioritized root cause are organized according to four pillars: reporting, work routing, change management, process automation. This pillar are considered in different actions in the action plan, to assure the sustainable solution of the invoice blocked problem.