Análisis de la metodología de dirección de proyectos y propuesta de mejora en la gestión de la empresa Outotec Chile S.A.

Abstract

La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas en el marco de un proyecto con el objetivo de aumentar las probabilidades de obtener un resultado favorable. Un proyecto es un esfuerzo temporal que realiza una organización para obtener un resultado concreto. Su razón de ser se vincula con la estrategia de la organización que los ejecuta, implican un objetivo de importancia para su progreso. El presente documento nace como una necesidad de identificar cuáles son los factores críticos de éxito en el desarrollo de proyectos tipo EPC1 en Outotec y proponer mejora al proceso de implementación de los proyectos. Se revisan los resultados de proyectos desarrollados por Outotec y se pudo identificar que si bien los proyectos terminaban con éxito, se observan problemas de mala estimación de los esfuerzos necesarios. De los informes de lecciones aprendidas además de identificar las desviaciones de horas estimadas versus horas reales de los proyectos se obtuvo información de las principales lecciones por aprender que fueron identificadas en los respectivos proyectos. Con esta información recolectada se coordinan reuniones con personal clave de la empresa con experiencia en Proyectos y de diferentes áreas De las doce posibles causas identificadas por el grupo, se concluye que existen ocho causas consideradas como las principales. Del análisis de las entrevistas, se observa que las razones que impactan en la problemática de Outotec son las siguientes: Según Pareto, “La falta de comunicación de lecciones aprendidas”, “Canales de comunicación no definidos” y la “Inducción realizada en forma deficiente” representan el 80% de las causas de la problemática de Outotec, por lo cual la mejora continua debe centrarse en estos 3 factores para reducir en un 80% de los problemas de ingeniería en la implementación de proyectos de Outotec. Las propuestas de mejoras se enfocan de acuerdo a cada tema identificado: Lecciones Aprendidas, Comunicaciones e Inducción. El método para cada una de las propuestas constará de: Causas que se eliminan Detalle de la propuesta de mejora Riesgos Cronograma (Tentativo) Impactos Lecciones Aprendidas La propuesta consistirá en realizar un taller de lecciones aprendidas, donde se involucre a todo el equipo que participó en el proyecto, es fundamental que participen todas las áreas y departamentos. Además, se debe realizar un seguimiento de las lecciones por aprender, comenzando por su clasificación, las diferentes áreas a las que involucra, su resolución y difusión. Comunicaciones La propuesta para será implementar una matriz de comunicaciones que contiene una descripción de los requisitos y necesidades de información, permitiendo definir claramente las responsabilidades de los diferentes involucrados del proyecto Inducción Al actual proceso de inducción de Outotec se propone incorporar la retroalimentación de este proceso, con la incorporación de un cuestionario que el nuevo empleado evalúe y que ayude a una mejora continua de este proceso. Además, se propone una figura de mentor que se le asignará al nuevo empleado en su adaptación a la empresa.