Propuesta de un plan de gestión de información para el seguimiento y control de proyectos . Caso aplicado Proyecto STN 4306 Empresa Cobra Chile Servicios S.A.

Abstract

La problemática existente en empresas relacionadas al rubro de la ingeniería y construcción, como es el caso de Cobra Chile Servicios S.A, es que no se cuenta con ningún sistema o herramienta tecnológica que permita centralizar la información relacionada a los proyectos; la inexistencia de procesos estandarizados y formalizados sobre del flujo de información, al igual que la inexistencia algún tipo de herramienta ERP que permita soportar los procesos establecidos, conllevan a problemáticas como: duplicidad de la información, ineficiencias y atrasos en la entrega de información, información perdida dentro de la información, confusión sobre las actualizaciones de la documentación, entre otros. Numerosas situaciones las cuales sólo agregan una mayor complejidad a la gestión de proyectos, desencadenado en atrasos y sobrecostos. Herramientas como la gestión de proyectos, gestión de las comunicaciones, gestión de la información, gestión documental y la gestión del conocimiento. Son herramientas que velan por llevar el proyecto de mejor manera, significando un apoyo real a las decisiones esencial a tomar, ya que cada una de estas disciplinas poseen metodologías y herramientas únicas que permitieron hacer de los proyectos escenario más controlables, disminuyendo las brechas entre lo presupuestado y lo real. Se hizo la propuesta a Cobra Chile Servicios S.A, de implementar un sistema de información llamado ProjectCenter, plataforma de colaboración online la cual consta de herramientas necesarias para que los miembros del equipo puedan gestionar la información y trabajar conjuntamente, coordinando actividades y mejorando la colaboración entre ellos; facilitando además el flujo de información tanto a nivel interno como externo. Permitiendo centralizar, compartir y gestionar grandes volúmenes de información, garantizando el acceso seguro a los temas relacionados al proyecto. Lo anterior llevó a que en el proyecto real se manifestara un ahorro del 4,56%, disminuyendo la brecha entre los costos reales y los costos presupuestados. Ahorros relacionados a las etapas de seguimiento y control del proyecto, los cuales ascienden al monto de $66.851.756 millones de pesos, suma que confirma altamente la inversión de los $6.113.337 millones de pesos que vale el sistema y su implementación.