Sistema de gestión para la generación y administración de contratos entre la empresa nacional de minería y sus proveedores.

Abstract

El presente trabajo de investigación pretende formular un modelo de gestión que sea capaz de sistematizar la generación y administración de contratos entre la Empresa Nacional de Minería (ENAMI) y sus proveedores y/o clientes. Para poder lograr el objetivo propuesto, es que se realiza en primera instancia un estudio teórico, el que sirvió de apoyo para la realización del diagnóstico de la actual administración e contratos de Abastecimiento minero, dejando en evidencia que existe deficiencia en el proceso, lo que se explica en la inexistencia de prototipos estandarizados y desorden en la confección de contratos, escasez puntos de monitoreo, existencia de diversos sistemas asociados al proceso, roles no están claramente definidos y cantidad de entes relacionados a un sólo tipo de contrato. Una vez detectadas las causantes de la problemática, se analizan y se procede a generar una potencial solución, donde en primera instancia, se plantea el diseño el flujo (BPM), el cual se subdivide en tres subprocesos: “solicitudes de negociación”, “carta de cierre” y “formalización de contratos”, ésto para dar mayor claridad y comprensión. En ellos se destacan claramente cuáles son los ocho actores presentes y cuáles son sus funciones en relación al proceso, además de las decisiones que están a cargo de cada uno de ellos y justamente en base a éstas decisiones, se desprenden una serie de indicadores, los que no sólo ayudarán a monitorear el ciclo de vida de las negociaciones, sino que también facilitar la toma de decisiones de la organización. En complemento a este diseño del flujo, se presentan los distintos casos de uso, en los que se muestran los beneficios que tendrá cada uno de los actores en el sistema. A partir de los planteamientos recién mencionados (flujo y casos de uso), se desprenden los requerimientos del sistema, los cuales al ser analizados, arrojan que la plataforma WINDOWS-SQL Server 2008R2 es la opción a seguir por ENAMI. Culminando, se muestra la metodología a seguir para la “formalización de contratos”, en el cual se presenta el universo de cláusulas existentes y las variables que necesitan negociarse entre ENAMI y sus proveedores y/o clientes para cada tipo de contrato en particular, lo cual finalmente desencadena la muestra de los prototipos para cada uno de éstos documentos.The present research aims to develop a management model that is able to systematize the generation and management of contracts between the Empresa Nacional de Minería (ENAMI) and its suppliers and/or customers. In order to achieve this objective, it’s done, in the first instance, a theoretical study, which supported for making the diagnosis of the current administration mining supply contracts, revealing that there is a deficiency in the process, explained in the absence of standardized prototypes and disorder in the making of contracts, lack of monitoring points, existence of various systems associated with the process, roles are not clearly defined and related entities amount to a single type of contract. Once identified the cause of the problem, are analyzed and generates a potential solution, which in the first instance, it’s being proceed to propose the flow chart (BPM), which is subdivided into three sub-processes: “trade requests”, “closing letter” and “formalization contracts”, this for clarity and understanding. They stand out clearly what are the eight players involved and what are their functions in relation to the process as well as the decisions that are in charge of each of them and just based on these decisions, release a series of indicators, that not only help to monitor the life cycle of negotiations, but also facilitate the decision-making of the organization. In addition to this design flow, it’s being presented di_erent use cases, in which the benefits will show each of the actors in the system. From the statements just mentioned (flow and use cases) emerge system requirements, which when analyzed, yield that the WINDOWS platform-SQL Server 2008R2 is the option to follow for ENAMI. Culminating, it’s being showed the methodology for the “formalization of contracts”, which presents the universe of existing clauses and variables that need to be negotiated between Enami and its suppliers and/or customers for each particular type of contract, what finally triggers the sample of prototypes for each of these documents.