Propuesta de mejora para la gestión de proyectos en el área comercial de la empresa Bertonati S.A. mediante la aplicación de sistemas de información.

Abstract

La actual complejidad del mercado y de los procesos de las empresas precisa de gestionar múltiples disciplinas de forma simultánea. Si esto no es realizado adecuadamente, puede entorpecer el logro de los objetivos y metas de los procesos o incluso de la compañía. En el caso de proyectos se hace más necesario aún gestionar departamentos simultáneamente, es decir formar equipos, de manera que se cumplan los objetivos del mismo. Es en este contexto en que la empresa Bertonati y sus trabajadores, deben comenzar a desarrollar el manejo de herramientas que les permitan gestionar los proyectos y actividades para apoyar las labores entre sus integrantes, favoreciendo el trabajo colaborativo, mejorando el flujo de información entre ellos, y realizar análisis constantes con base en información real, para la mejora continua de la organización. La presente memoria busca proponer una mejora del área comercial y la gestión de proyectos de Bertonati S.A., mediante la utilización de un sistema de información. Todo esto con el objeto de lograr disminuir las pérdidas por concepto de multas por atraso y mejorar la satisfacción de sus clientes. Para ello se realiza un diagnóstico de la organización, determinándose los principales problemas y necesidades de la misma. Como problema principal para el área Comercial, se determinó la deficiente comunicación entre los distintos departamentos involucrados en el ciclo del proyecto, del cual se derivaban varios otros. Una vez determinado el problema y seleccionados los requisitos del software a evaluar, se procede a evaluar distintas alternativas de herramientas. Se ha seleccionado como mejor opción la herramienta ITM Platform, herramienta en la nube para la gestión de proyectos. Esta herramienta fue seleccionada por el cumplimiento absoluto de los requerimientos y su gran facilidad de uso e adecuada interfaz, así como también su bajo costo por ser una herramienta en la nube. Se modelan los procesos del Área Comercial incorporando la utilización de la herramienta, tanto para coordinación de actividades, comunicación entre involucrados y gestión documental. Esto permitirá un mejor flujo de información entre departamentos, con información muy relevante de compartir en tiempo real respecto de los proyectos y generar alertas de fechas clave que no pueden ser olvidadas, como lo es la fecha límite de Solicitud de Ampliación de Plazo para el Área Comercial. Además, se propone la contratación de un profesional encargado de una Torre de Control general de los proyectos, para realizar un control completo y análisis más exhaustivos para la mejora continua. Esta propuesta de mejora, permitiría el aumento de utilidades por proyecto, mediante el ahorro en costos por concepto de multas por atraso (factor crítico de la organización actualmente). Con la propuesta se considera una disminución mínima del 10% en multas por atraso, lo cual permitiría un ahorro de $106.230.000 el primer año, considerando todos los costos incluyendo el costo por implementación, con una relación costo-beneficio de 5,3. Al considerar un 10% de mejoras extra el segundo año, se generaría un ahorro de $240.660.000 considerando los costos asociados, con una relación costo-beneficio de 12,5. El porcentaje de pérdidas de utilidades por concepto de multas disminuiría del 83% al 75% el primer año, y al 66% el segundo año, sólo en el caso de las ambulancias. Además, el disminuir los atrasos gracias a una mejor coordinación y planificación, permitiría una mejora en la satisfacción de los clientes, ya que, además de la calidad propia del producto, se cumpliría con los plazos pactados, y una mejor transferencia de las necesidades del cliente desde el área comercial al resto de las áreas involucradas (Producción, Abastecimiento e Ingeniería). Finalmente, se debe tener en consideración el factor cultural de la organización para el éxito de la implementación de la herramienta, involucrando a todos los participantes en el desarrollo e implementación, incluyendo capacitaciones al personal. Este punto es muy relevante para llevar a cabo esta propuesta.The current complexity of business processes requires managing multiple disciplines simultaneously. If this is not done properly, it can hinder the achievement of the objectives and goals of the process, or even of the company. In the case of projects it becomes even more necessary to manage departments simultaneously, that is, to form teams so that its objectives are met. It is in this context that the company Bertonati and its workers, must begin to develop management tools that allow them to manage projects and activities to support the work among its members, encouraging collaborative work , improving the information flow between them, and making constant analysis based on real information for the continuous improvement of the organization. This work seeks to propose an improvement in the commercial area and project management of Bertonati S.A., by using an information system. All this in order to achieve lower losses because of fines for delays and improve customer satisfaction. With this aim in mind, a diagnosis of the organization is carried out, determining the main problems and it needs. The main problem detected was the poor communication between the different departments involved in the project cycle, which derived in several others. Once the problem was determined and the software’s requirements to evaluate were selected, we proceeded to evaluate various alternatives of tools, after which we selected ITM Platform as the best option; a tool cloud for project management. This tool was selected because of the complete satisfaction of the requirements and its easy way of use, and the right interface, as well as the low cost for being a cloud tool. Commercial processes are modeled incorporating the application of the tool for activities coordination, members’ communication and document management. Allowing a better information flow among departments with highly relevant information to share on real-time for projects and generate alerts of deadlines that can’t be forgotten, such as the Extension of Time Request for the commercial area. In addition, we propose hiring a professional for being the Control Tower Manager, in order to achieve a complete control of the projects and a more thorough analysis for continuous improvement. This improvement proposal would allow increased earnings per project through cost savings in fines for delay (currently critical factor of the organization). The proposal considered a 10% minimum reduction in delay related fines, which would allow savings of $ 106,230,000 in the first year, considering all costs including the implementation cost, with a benefit-cost ratio of 5.3. Considering an extra 10 % improvement in the second year, savings of $ 240,660,000 would be generated considering the costs associated with a benefit-cost ratio of 12.5. The percentage of lost profits from fines would decrease from 83% to 75 % the first year and to 66% the second year, just considering ambulances (Standard projects). In addition, the decrease in delays through better coordination and planning, would allow to improve customer satisfaction, because besides the quality of the product itself, it will comply with the terms agreed and it would exist a better transfer of customer needs from the commercial area to the rest of the involved areas (Production, Supply and Engineering). Finally, we must take into account the cultural factor of the organization for the successful implementation of the tool, involving all participants in the development and implementation, including personnel training. This point is very important to carry out this proposal.