EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO PROCESO DE PAGO DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL MEDIANTE LA APLICACIÓN DE HERRAMIENTA BPM.

Abstract

En la presente memoria se desarrolla el rediseño del proceso de pago que realiza actualmente el Instituto de Previsión Social utilizando la metodología de gestión de procesos de negocio (BPM).El Instituto de Previsión Social es una entidad del Estado de Chile, la cual realiza sus funciones bajo la supervisión de la subsecretaría de Previsión Social. El servicio entregado por dicha entidad consta de la administración del sistema de pensiones anteriormente administradas por el INP y del sistema de pensiones solidarias que otorga el Gobierno de Chile a los sectores más vulnerables de la sociedad. Se identifica la situación actual del proceso de pago del Instituto de Previsión Social, enfocada principalmente en beneficios del Pilar Solidario, impulsado por la Presidenta Michelle Bachelet el año 2008, a través de lo cual se crea el Sistema de Pensiones Solidarias, el cual representa un cambio significativo a la Reforma Previsional del año 1980. Dentro de los beneficios en que se identifica la situación actual de pagos están, Pago Pensión Básica Solidaria (PBS), Pago Aporte Previsional Voluntario (APS), Pago Bono por Hijo con PBS, Pago Bono por Hijo con APS, Pago Bono por Hijo sin PBS y Pago Bono por Hijo cuota única. Por otra parte, se realiza el análisis de la situación actual que presenta el Pago de Pensiones del antiguo sistema, el cual se identificará como Proceso de Pagos Regulares. Al identificar la situación actual se levantaron una serie de riesgos, a través de los cuales se puede apreciar que la principal debilidad del sistema es el riesgo del pago incorrecto o inoportuno a los beneficiarios, lo cual conlleva a situaciones de multas a la institución, pérdidas económicas y desaprobación de la gestión por parte de la comunidad. La gestión de procesos de negocio es una metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua. Permite, al realizar el análisis, identificar puntos críticos o puntos que no aportan valor al proceso, además de visualizar los flujos del proceso de pago detalladamente, y hacerlo visible para todos los participantes del proceso. Por otro lado, favorece la gestión por procesos, dado que al identificar la situación actual se aprecia que se realiza una gestión por productos. El rediseño planteado del actual sistema de pagos desde múltiples productos hacia un solo procesos de pago permitirá a la organización hacer eficiente su proceso, en el cual se reducen tiempos, se eliminan controles de información, se mejora la comunicación entre los sistemas y se controla de mejor manera el proceso en tiempo real. Lo anterior se ve posible dada la alternativa de solución propuesta, la cual consta de una herramienta Business Process Management System (BPMS), la cual permite soportar estrategia planteada anteriormente. Sin lugar a dudas, en el mercado BPMS existen una serie de empresas que ofrecen distintos tipos de herramientas, cuyo costo asciende aproximadamente a US$180.000, correspondiente a licencia e instalación de la herramienta. Adicionalmente, el soporte de la solución es de aproximadamente US$20.000 anuales. Los costos anteriores, se ven compensado con un beneficio social de asegurar la calidad y el plazo de entrega a los beneficiarios del sistema, como también una reducción de costos en la institución en un 30%, lo cual significa que la solución propuesta entrega un Valor Actual Neto de $89.641.130.Finalmente, se presentan recomendaciones para mejorar la eficacia del Instituto de Previsión Social.