FORMULACIÓN DE UN MODELO DE GESTIÓN DE CALIDAD QUE PERMITA EL SOPORTE PARA LA ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS EMPRESAS COLABORADORAS CASO APLICADO: DIVISÓN GABRIELA MISTRAL CODELCO CHILE

Abstract

A lo largo de este trabajo se da a conocer como se trabajó en División Gabriela Mistral canalizado a través de la Dirección de Gestión y Fiscalización de Empresas Contratistas para formular un modelo de Gestión de Calidad que permitiera formar un equipo de trabajo que diera soporte a la Administración de Contratos a través del nombre de Back Offices, con tareas y responsabilidades definidas para cada cargo existente dentro del equipo, además de reuniones semanales y comunicación directa durante el trabajo, lo que permitirá una comunicación fluida entre todos y cada uno de los integrantes del equipo. Así, a través de esta retroalimentación y comunicación constante, poder administrar de la mejor forma cada uno de los contratos de la Corporación. Actualmente, de acuerdo a este trabajo se está formando esta unidad de trabajo, debido a que a pesar de existir de diferentes formas en algunas divisiones, particularmente no existía en División Gabriela Mistral. Este trabajo se dio en un principio a través de una presentación del problema por parte de la Gerencia de Administración y la Directora de Gestión y Fiscalización de Empresas Contratistas de División Gabriela Mistral, formando los puntos que se querían abarcar en este trabajo, luego se generó una exhaustiva investigación acerca de cómo se podía abordar este trabajo a través de una metodología de trabajo. Investigando esto, se empezó el trabajo a través de reuniones a nivel Corporativo, haciendo las consultas de cómo se trabajaba en este sentido a nivel Corporativo y cuál era el comportamiento en este trabajo por parte de cada una de las divisiones. A partir de esto, se presentó una propuesta de valor consistente en tres ámbitos de acción alineados a las expectativas que se tienen a nivel divisional: Técnico, del Negocio y Administrativo, centrándose específicamente en el ámbito del Negocio y Administrativo, debido a que el ámbito técnico está cubierto en la División. Luego, se especificó cómo se llevaría a cabo el proceso. El ámbito del negocio se trabajará a través de un equipo interno, el ámbito administrativo, a través de un equipo externo debido al nivel de complejidad e importancia de cada uno, además de adecuarse al modelo de negocios en División Gabriela mistral que corresponde a casi un 85% de externalización de servicios.En el caso del apoyo interno de los AdC, se levantó información a través de reuniones de trabajo con los Gerentes y Administradores de Contrato de aquellos servicios que son críticos para el funcionamiento operativo de faena. Para esto, se hizo un itemizado de las tareas que debería realizar el AdC, verificando las tareas bien realizadas, las mudas del servicio y aquellas que no se hacían a su 100%, que se podían mejorar, además de identificar otras no definidas, en las cuales requerían apoyo, las cuales se definieron a realizar indispensablemente por los back offices internos, para el apoyo directo a los AdC. Estas tareas se programarán y revisarán en la reunión de los días Lunes de cada semana de la Dirección de Gestión y Fiscalización de Empresas Contratistas, poniendo fechas límites para ejecutar las tareas encomendadas, además, de una reunión y/o taller de trabajo por cada Gerencia al mes, en dónde participen los backoffices internos, Gerente y los AdC de cada área, logrando con esto, generar la revisión general por cada contrato, en donde cada participante del taller pueda informar y pedir ayuda si tiene algún problema con algún contrato en particular, ver oportunidades de mejora y tomar decisiones en conjunto para una mejor operación del contrato en todos los sentidos posibles. En el caso del ámbito de administrativo del contrato (apoyo externo), se especificaron las tareas que requería el servicio a través de bases técnicas, estos trabajos se coordinarán en la reunión semanal de los días lunes de la Dirección de Gestión y Fiscalización de Empresas Contratistas y se evaluarán de forma mensual mediante KPI’s de desempeño especificados. Con esto, se puede evaluar y verificar cómo se van realizando las tareas encomendadas a cada unidad (interna o externa) e identificar dónde están las mudas de cada servicio, ver dónde están las oportunidades de mejora y realizar las gestiones para mejorar cada servicio.