Publication: AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN EN EMPRESAS DE SERVICIOS DE PRESTACIONES CÍCLICAS.
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Date
2009-12
Authors
GUAJARDO KUSHNER, DANIEL HUMBERTO
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Abstract
Los procesos de gestión al interior de las empresas resultan ser transversales y de igual importancia en cualquier industria, independiente del núcleo del negocio en que se esté. Pero estos procesos se tornan cada vez más complejos, y a medida que evolucionan las tecnologías, cada vez se hacen más dependientes de la obtención de datos e indicadores de gestión que permitan evaluar la sustentabilidad del negocio.
Con el pasar de los años, hay muchas industrias que han comenzado procesos de alianzas entre los distintos actores del negocio, y muchas veces estas alianzas están compuestas de la provisión de información para la gestión de procesos. Esto se puede observar de forma clara en la industria del retail, donde el paradigma ha cambiado y los proveedores se han transformado en aliados del negocio. De esta forma, por medio de las tecnologías de información, se observa un traspaso rico de información entre proveedor y cliente, de modo que la eficiencia lograda se pueda plasmar en alianzas ganar-ganar.
Pero la automatización de procesos de gestión aún se encuentran en una etapa temprana de desarrollo en las pequeñas y medianas empresas que no cuentan con los recursos suficientes para la implementación de complejos ERP (Enterprise resource planning), o sistemas de información para la gestión empresarial, de modo que sus procesos aún se pueden observar con elevadas deficiencias y una alta involucración de recursos para su ejecución. Un problema aún mayor en aquellas empresas que no logran una eficiente automatización de procesos, es que el know-how de la gestión reside en manos de las personas que están a cargo de su ejecución. Si esto se mezcla con la inexistencia de herramientas de documentación, se puede observar un riesgo extremadamente alto en lo que respecta a la fuga de dichos recursos.
Un proceso complejo que se puede observar en algunas industrias de servicios es el de facturación cíclica. Este tipo de facturación se puede observar en todas aquellas empresas que prestan servicios permanentes y que son facturados periódicamente, ya sea semanal, mensual, semestral o anual. En las empresas cuyo modelo de negocios responde a modelos del tipo B2B (business-tobusiness), el proceso es complejo pero eventualmente el riesgo en el pago de obligaciones es moderado. Pero cuando se trata de empresas que responden a un modelo B2C (business-to-consumer) se puede ver una alta complejidad debido a mercados atomizados, y un riesgo de no pago de obligaciones mucho mayor que en el modelo inter empresarial. De esta forma, se ha desarrollado una herramienta capaz de automatizar dicho proceso de facturación con todas las variantes que debe sostener, es decir, el proceso de recaudación y el proceso de facturación.
Para el desarrollo de dicho modelo, se ha tomado como caso de estudio una empresa de servicios psiquiátricos que responde a este esquema de estudio (facturación cíclica, B2C). Se han identificado dos grandes tipos de requerimientos: los procesos autónomos del sistema de información, y los procesos intrínsecos que son administrados por los usuarios.
En cuanto a los requerimientos autónomos del sistema de información, se trataron los siguientes elementos:
- Facturación autónoma en base a contratos predeterminados La facturación autónoma es la base del modelo de optimización que se propone. Para su desarrollo, se consideró un modelo de datos consistente con los algoritmos que deben desencadenar dicho proceso de facturación. Para esto se ha desarrollado un modelo de datos que opera en base a los contratos pactados con los clientes, y una serie de servicios o prestaciones que deben ser facturadas a lo largo de su ejecución. Asignación autónoma de saldos en cuentas corriente de clientes Para hacer consistente el modelo de facturación, se ha desarrollado un modelo en el que cada cliente mantiene una cuenta corriente con la empresa, compuesta de un número indefinido de saldos y deudas. La facturación autónoma debe comunicarse en cada ejecución con la cuenta corriente del cliente, de modo que los instrumentos generados (facturas) puedan ser saldados en el caso de que existan saldos positivos que el cliente mantiene con la empresa En cuanto a los requerimientos administrados por el usuario, se desarrollaron los elementos fundamentales de la administración de las cuentas corrientes:
- Recaudación La recaudación es el proceso fundamental en el que un cliente ingresa un flujo de efectivo (o instrumento a plazo) a favor de su cuenta corriente en el sistema. De esta forma se puede hacer una asociación eficiente entre las deudas, ingresos, y el flujo de efectivo que mantiene la empresa.
- Administración de instrumentos a plazo Los cheques son uno de los instrumentos de plazo por excelencia que se utilizan hoy en día. Si bien son instrumentos que representan un alto riesgo para la empresa, el plazo que existe en estos corresponde a un acuerdo de fe entre el emisor y el receptor. Por esa razón, resulta extremadamente relevante hacer una administración eficiente e independiente de aquellas recaudaciones que sólo mantengan un estado de „devengado‟ para la empresa.
Con el modelo en base a los requerimientos recién descritos, se logró un sistema de información para la gestión comercial consistente y sólido para incrementar la eficiencia de dichos procesos.
Description
Keywords
FACTURAS , SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVOS , PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS