Análisis del impacto económico de proyectos de tecnologías de la información y comunicaciones en el Instituto Geográfico Militar

Abstract

La necesidad de optimizar recursos de inversión, es observable en cualquier empresa, ya sea que utilice fondos públicos o privados, por lo que este estudio se enfoca en desarrollar una herramienta metodológica que permita generar antecedentes sobre el impacto económico de los proyectos de Tecnologías de Información y Comunicaciones (en adelante TIC), con el afán de aportar información relevante para la toma de decisiones de inversión. En este estudio se desarrolló una propuesta de evaluación de proyectos de TIC, la cual es reforzada con la propuesta de un sistema de control, que permite aumentar la eficiencia de la implementación de estos proyectos. En un escenario competitivo, donde la eficiencia en la utilización de recursos es un factor importante para mantener una posición competitiva en el mercado, es necesario contar con herramientas de control y metodologías que permitan hacerlo. Es por ello, que se hace pertinente abordar este problema y se desarrolla este estudio para realizarlo. Para verificar la correspondencia entre los objetivos de este estudio y los lineamientos estratégicos de la empresa, se hizo un levantamiento de los mismos, logrando identificar necesidades reales del Instituto Geográfico Militar (en adelante IGM) de utilizar herramientas de control que permitan determinar el desempeño de la implementación de TIC. Por otro lado, el 50 % de los fondos destinados a inversiones, son utilizados en la adquisición de TIC, cantidad que corresponde al 5 % del total de recursos anuales de la empresa. Esto, sumado a lo anterior, marca una necesidad de llevar un control del desempeño de estos proyectos. Luego, revisando el proceso de evaluación de proyectos, se detectó que existe una oportunidad de desarrollo y explotación de esta herramienta para la toma de decisiones de la empresa y para llevar un adecuado control de gestión. Para realizar una adecuada evaluación de proyectos de TIC, se desarrolló una secuencia lógica de levantamiento de información, la que permite estimar y comprobar el desempeño de proyectos de TIC, además de identificar oportunidades de mejora en los procesos de la empresa. Junto con esto, se desarrolló un sistema de control de las Horas Hombre (en adelante HH), el cual consiste en modificar el actualmente utilizado, agregando un mayor nivel de detalle de las actividades realizadas en las distintas áreas de la empresa, y registrando la responsabilidad de un empleado sobre la calidad de un producto intermedio. Esto permitirá, según la percepción de empleados de vasta experiencia en el IGM, lograr un ahorro de HH en desde un 11 % hasta un 28 % en la fabricación de un producto, gracias a la generación de incentivos para mejorar la productividad individual de cada empleado. Para comprobar la utilidad de la metodología propuesta, se realizó un caso aplicado a la implementación de un software, realizada el año 2006, cuya función consiste en apoyar el proceso productivo, con el fin de automatizar procesos. Producto de la aplicación de esta metodología, se detectó que los beneficios reales de la implementación corresponden a un 28 % de ahorro de HH en la generación de un producto, como lo muestra el siguiente indicador: Contrastando los beneficios reales con los estimados, se obtiene que hubo una sobreestimación de ahorros de un 3 %, cifra que diagnostica un nivel de precisión deseable. Por otro lado, se estima que al realizar la evaluación de la implementación de este software, utilizando el sistema de control propuesto, se registraría un ahorro de HH de un 43 %. Las conclusiones obtenidas de este estudio son las siguientes: i. La aplicación de la metodología entregada por este estudio permite tener un control del desempeño productivo, lo que aporta en el conocimiento de la eficiencia de los procesos y sus características respecto del manejo de la información, facilitando el quehacer de control de gestión y de la gestión de producción, ya que ayuda a distinguir dónde existe oportunidad de mejoras. ii. Además, tener un control sobre la implementación de los proyectos, permite observar el comportamiento del desempeño del proyecto período a período, lo que entrega alertas para poder diagnosticar posibles fallas y establecer medidas correctivas. iii. Por otro lado, conocidas las estimaciones de los aportes económicos de los proyectos de TIC, es posible incorporar variables económicas en la Matriz de Decisión utilizada para la toma de decisiones de inversión. De esta manera se aporta en la optimización de recursos de inversión al tomar estas decisiones con mayores y mejores antecedentes. iv. El uso de esta metodología puede ser utilizado en estudios de costos de oportunidad, pudiendo evaluar con mayor conocimiento, por ejemplo, la alternativa de fabricar un producto que no contemple implementación tecnológica y otro que sí lo haga, pudiendo estimar correctamente los tiempos y costos de fabricación. v. En el caso aplicado de este estudio se puede observar que la precisión de la estimación de beneficios, presenta un error de 3 %, cifra de precisión deseable para la evaluación de proyectos de TIC vi. La implementación del sistema de control propuesto, se estima que proporcionará mejoras en los tiempos de producción, ayudando a que la implementación de TIC sea más eficiente, tal como se observa en el caso aplicado, aumentando los ahorros de HH desde un 28 % a un 43 %, para este caso.