Optimización del control documental en proyectos de construcción mediante plataforma SharePoint

Abstract

El presente trabajo de título analiza y propone una mejora en la gestión documental aplicada al proyecto Cruce Vehicular a Nivel Pinares, ubicado en la comuna de Chiguayante, Región del Región del Biobío. Este proyecto corresponde a una obra de infraestructura ferroviaria ejecutada sobre una línea férrea activa de la Empresa de los Ferrocarriles del Estado (EFE), lo que implica altos niveles de coordinación técnica, seguridad operativa y control documental entre los distintos actores del proyecto, como el mandante, el contratista principal y la inspección técnica de obras. Durante el desarrollo del proyecto se identificó que el sistema tradicional de gestión documental presentaba diversas deficiencias, tales como la dispersión de información en correos electrónicos, archivos Excel y carpetas digitales sin estandarización, además de la falta de control formal de versiones y dificultades para identificar documentos vigentes. Estas condiciones generaban retrasos en la validación de información técnica, pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y riesgos contractuales asociados a la falta de trazabilidad documental. Ante esta problemática, el objetivo principal del trabajo fue implementar un sistema de control documental modernizado basado en la plataforma Microsoft SharePoint, que permitiera centralizar la información del proyecto, establecer flujos claros de revisión y aprobación, asegurar trazabilidad de los documentos y mejorar la eficiencia operativa del equipo de trabajo. Para desarrollar la investigación se aplicó una metodología compuesta por varias etapas: diagnóstico del sistema documental existente, levantamiento de información mediante análisis de casos reales, diseño de un modelo estandarizado de gestión documental, implementación del sistema en la plataforma SharePoint y evaluación de su desempeño en condiciones reales de obra. Los resultados obtenidos demostraron que la centralización documental permite reducir tiempos de validación, mejorar la trazabilidad de la información técnica y disminuir reprocesos asociados al uso de versiones incorrectas de documentos. Además, el sistema facilita el cumplimiento de normativas de gestión de calidad como ISO 9001 y fortalece los procesos de comunicación y control dentro del proyecto.