REDISEÑO DE PROCESOS Y ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO AFILIACIÓN Y TRASPASOS AFP.

Abstract

Las Administradoras de Fondos de Pensiones, cuya vigencia es de noviembre de 1980, entregan el servicio de administrar los fondos de los afiliados cotizantes, para posteriormente entregarlo a través de pensiones de Vejez, de Invalidez y Sobrevivencia. La AFP, presta servicios a los clientes o afiliados, por lo que se requiere que ella sea ágil y dinámica en su organización, con áreas descentralizadas con el fin de tener poder de decisión en los niveles operativos y así no entorpecer el desarrollo de los procesos El negocio manejado por procesos, permite visualizar la organización como un conjunto de cadenas de actividades interrelacionadas que existen para cumplir con su fin: generar servicios para clientes internos o externos. Estas cadenas, que son los procesos del negocio, cortan horizontalmente las áreas funcionales tradicionales y exigen un diseño que asegure un funcionamiento coordinado y eficiente del conjunto de actividades que las componen. Es aquí donde el rediseño de procesos interviene tomando las actividades de un proceso en su totalidad y someterlas a un cambio fundamental, el cual habitualmente implica un uso intensivo de Tecnologías de la Información que garantice un desempeño claramente mejorado del mismo. La metodología que se empleará para el desarrollo de esta memoria es la propuesta por el profesor Oscar Barros en su libro "Rediseño de Procesos de Negocio mediante el uso de Patrones", que se estructura en las etapas: definir el proyecto, entender situación actual y rediseñar. II La definición y el desarrollo de este proyecto se establece porque la Superintendencia de Pensiones (Ex Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones), el 23 de noviembre del año 2004, en su Circular N° 1.317, norma la modificación del proceso de Traspasos de fondos entre AFP’s, lo que implica disminuir el tiempo entre que el afiliado firma el formulario Orden de Traspaso Irrevocable hacia la nueva AFP y se hace efectivo el cambio de sus fondos previsionales. Lo anterior, afectó el funcionamiento interno de toda la organización y en especial al Departamento de Afiliación y Traspasos, perteneciente al Área Operaciones, cuya función es ser el responsable del proceso de las Órdenes de Traspasos Irrevocables (O.T.I.) suscritas por los afiliados, tanto de ingreso como de egresos. Producto de lo mencionado en el párrafo anterior, es que en la AFP se han establecido cambios para efectuar los procesos, los cuales serán analizados considerando la estructura en base a cargas de trabajo por medio de levantamientos de funciones, mapas funcionales, diagramas de flujos, redistribución de tareas funcionales, ratificación de recursos y la propuesta de una nueva reestructuración del Departamento. Una vez concluida la etapa anteriormente expuesta, se han podido identificar claramente los problemas que afectan a la Unidad de Afiliación y Traspasos, tanto Administrativos, como Tecnológicos, de los cuales éstos últimos son importantes de tratar y darles una solución.