MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD APLICANDO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN EMPRESA CONSULTORA.

Abstract

Con la presente memoria se pretende dar a la empresa “Soluziona C y S Holding S.A.” herramientas suficientes para mantener posición en el mercado actual y futuro de empresas consultoras gracias a la ventaja competitiva que se generará al mejorar la calidad del servicio luego de aplicar el sistema de Gestión del Conocimiento .Dicho sistema será desarrollado a través de este documento, el cual será una herramienta que permitirá a la empresa alcanzar las metas planificadas. Se vislumbra que los modelos de gestión del conocimiento no son muy distintos unos de otros, más aún, tienen muchas similitudes como los factores claves para el éxito que se consideran en el sistema a elaborar. Al encuestar a los consultores de la empresa se observa que el conocimiento más importante para ellos son las metodologías que se desarrollan en la empresa. El modelo propuesto en esta memoria, consta de un proceso de cuatro etapas: uso, control, almacenaje y distribución del conocimiento, este proceso es apoyado por factores que deben ser soporte para la correcta implementación de este (Cultura, Tecnología, Estructura y Gestión de personas), lo que se debe hacer con ello es considerarlos como factores claves para el éxito. El proceso del modelo se caracteriza por:Uso del Conocimiento lo primero que deben hacer los consultores es averiguar si hay una propuesta similar realizada anteriormente. Éste se puede dividir en dos subprocesos: o Creación de propuestas, cada consultor utiliza su conocimiento, recibiendo apoyo de expertos de ser necesario. Se utiliza para esto un Mapa de Expertos catalogado por experiencia y por renta. o Modificación de propuestas el consultor se apoya en el Mapa de Conocimientos que consta de todos los proyectos y propuestas realizadas por la empresa catalogado por: nombre de la propuesta, temas considerados, equipo de trabajo, cliente, aprobación de la propuesta, motivo de rechazo de propuesta, valor de mercado del trabajo y lugar de archivo. Control del Conocimiento, realizado por: o Consultores: al terminar la propuesta, si la propuesta fue rechazada se debe indicar el motivo, si se rechazó por razones económicas, el consultor debe analizar cuál es el valor de mercado para ese tipo de trabajos. Si la propuesta fue aceptada, se deben indicar las modificaciones y los problemas que se presentaron en el desarrollo del proyecto y si el cobro fue adecuado. o Encargado del conocimiento: revisa si el trabajo ha sido almacenado correctamente una vez al mes.Almacenaje del Conocimiento: para todas las propuestas y proyectos. o Actualizar mapa de conocimientos y de expertos, si corresponde. o Guardar toda la información obtenida donde corresponda.Distribución del Conocimiento se realizarán: o Charlas de conocimiento una o dos veces por semana donde cada consultor enseñará a los demás algunas de sus competencias. o Exposiciones informativas una vez finalizadas las propuestas o proyectos. Las desarrollan los equipos de trabajo o la persona que realizó una nueva propuesta. Se exponen las experiencias y situaciones vividas en los trabajos en los que se ha participado. o Boletín informativo que se realizará una vez al mes, el cual debe contener un resumen de las charlas de conocimiento y las minutas de las exposiciones informativas. De los factores claves de éxito del modelo se puede decir que: La cultura debe favorecer el conocimiento y el aprendizaje, por ende debe cumplir la función de ser guía conductual, ser motivadora e integradora. Para ello se utilizará una estructura para la integración social y así los trabajadores se sentirán parte de la empresa y apoyados a la vez, además se implementará un sistema de incentivos y se generará el compromiso de todos los trabajadores a través de la implementación de políticas aptas para favorecer el compartir. Si bien las tecnologías de información y comunicación abren toda una gama de posibilidades para el fomento de la comunicación dentro de la empresa, por ahora se recomienda la utilización de herramientas simples y de uso común, como planillas de Excel. Para apoyar la comunicación se cuenta con los chat y con las reuniones o charlas que se implementarán. La estructura que posee la empresa en la actualidad es plana, permite la integración social, cuenta con una diversidad de grados de especialización y es flexible; esto debe mantenerse para facilitar la implementación del sistema de gestión del conocimiento. Para abrir las puertas a la gestión del conocimiento los trabajadores de la empresa deben querer participar de ello, es por esto que se recomienda motivarlos y capacitarlos. La motivación debe ser a través de un sistema de incentivos con una combinación de estímulos materiales y no materiales. La capacitación debe ser con respecto a los procesos de gestión del conocimiento y al uso de Intranet en el proceso de inducción del nuevo personal. Además los equipos de proyectos se deben conformar por consultores con mayor experiencia que transferirán conocimiento a los otros consultores. Los recursos que se requieren para la implementación de este sistema son: humanos, tecnológicos y económicos. Se requiere que trabaje la persona que desarrolla la propuesta, ésta se encargará de informar a los altos cargos sobre la gestión del conocimiento y los beneficios que ella traerá a la empresa, coordinará la primera reunión en la que se elegirá al encargado del conocimiento y generará entre los trabajadores de la empresa la disposición hacia la implementación del sistema de gestión del conocimiento. Si posteriormente se decide hacer una modernización al sistema deberá contratarse a otra persona para que capacite a los consultores con respecto al uso de la herramienta Sharepoint. El recurso tecnológico necesario para implementar este sistema, ya existe en la empresa y el que sería necesario para un futuro, como la herramienta Sharepoint, también. El recurso económico necesario para la implementación, es el sueldo del consultor que desarrolla la propuesta y tiene un valor de $1.000.000.Para la posterior modernización del sistema sería necesaria la capacitación de los consultores para el uso de Sherepoint, el valor de un curso de 12 horas, puede llegar a ascender al total de $960.000.En total el recurso económico necesario para la implementación y posterior modernización del sistema asciende a la suma de $1.960.000.Con la implementación de este modelo la empresa tendrá algunos cambios es un su forma de funcionar, estos se aprecian en la siguiente tabla.