Automatización del proceso de facturación en empresas de servicios de prestaciones cíclicas.

Abstract

Los procesos de gestión al interior de las empresas resultan ser transversales y de igual importancia en cualquier industria, independiente del núcleo del negocio en que se esté. Pero estos procesos se tornan cada vez más complejos, y a medida que evolucionan las tecnologías, cada vez se hacen más dependientes de la obtención de datos e indicadores de gestión que permitan evaluar la sustentabilidad del negocio. Con el pasar de los años, hay muchas industrias que han comenzado procesos de alianzas entre los distintos actores del negocio, y muchas veces estas alianzas están compuestas de la provisión de información para la gestión de procesos. Esto se puede observar de forma clara en la industria del retail, donde el paradigma ha cambiado y los proveedores se han transformado en aliados del negocio. De esta forma, por medio de las tecnologías de información, se observa un traspaso rico de información entre proveedor y cliente, de modo que la eficiencia lograda se pueda plasmar en alianzas ganar-ganar. Pero la automatización de procesos de gestión aún se encuentran en una etapa temprana de desarrollo en las pequeñas y medianas empresas que no cuentan con los recursos suficientes para la implementación de complejos ERP (Enterprise resource planning), o sistemas de información para la gestión empresarial, de modo que sus procesos aún se pueden observar con elevadas deficiencias y una alta involucración de recursos para su ejecución. Un problema aún mayor en aquellas empresas que no logran una eficiente automatización de procesos, es que el know-how de la gestión reside en manos de las personas que están a cargo de su ejecución. Si esto se mezcla con la inexistencia de herramientas de documentación, se puede observar un riesgo extremadamente alto en lo que respecta a la fuga de dichos recursos. Un proceso complejo que se puede observar en algunas industrias de servicios es el de facturación cíclica. Este tipo de facturación se puede observar en todas aquellas empresas que prestan servicios permanentes y que son facturados periódicamente, ya sea semanal, mensual, semestral o anual. En las empresas cuyo modelo de negocios responde a modelos del tipo B2B (business-to-business), el proceso es complejo pero eventualmente el riesgo en el pago de obligaciones es moderado. Pero cuando se trata de empresas que responden a un modelo B2C (business-to-consumer) se puede ver una alta complejidad debido a mercados atomizados, y un riesgo de no pago de obligaciones mucho mayor que en el modelo inter empresarial. De esta forma, se ha desarrollado una herramienta capaz de automatizar dicho proceso de facturación con todas las variantes que debe sostener, es decir, el proceso de recaudación y el proceso de facturación. Para el desarrollo de dicho modelo, se ha tomado como caso de estudio una empresa de servicios psiquiátricos que responde a este esquema de estudio (facturación cíclica, B2C). Se han identificado dos grandes tipos de requerimientos: los procesos autónomos del sistema de información, y los procesos intrínsecos que son administrados por los usuarios. En cuanto a los requerimientos autónomos del sistema de información, se trataron los siguientes elementos:Facturación autónoma en base a contratos predeterminados La facturación autónoma es la base del modelo de optimización que se propone. Para su desarrollo, se consideró un modelo de datos consistente con los algoritmos que deben desencadenar dicho proceso de facturación. Para esto se ha desarrollado un modelo de datos que opera en base a los contratos pactados con los clientes, y una serie de servicios o prestaciones que deben ser facturadas a lo largo de su ejecución.Asignación autónoma de saldos en cuentas corriente de clientes Para hacer consistente el modelo de facturación, se ha desarrollado un modelo en el que cada cliente mantiene una cuenta corriente con la empresa, compuesta de un número indefinido de saldos y deudas. La facturación autónoma debe comunicarse en cada ejecución con la cuenta corriente del cliente, de modo que los instrumentos generados (facturas) puedan ser saldados en el caso de que existan saldos positivos que el cliente mantiene con la empresa En cuanto a los requerimientos administrados por el usuario, se desarrollaron los elementos fundamentales de la administración de las cuentas corrientes:Recaudación La recaudación es el proceso fundamental en el que un cliente ingresa un flujo de efectivo (o instrumento a plazo) a favor de su cuenta corriente en el sistema. De esta forma se puede hacer una asociación eficiente entre las deudas, ingresos, y el flujo de efectivo que mantiene la empresaAdministración de instrumentos a plazo Los cheques son uno de los instrumentos de plazo por excelencia que se utilizan hoy en día. Si bien son instrumentos que representan un alto riesgo para la empresa, el plazo que existe en estos corresponde a un acuerdo de fe entre el emisor y el receptor. Por esa razón, resulta extremadamente relevante hacer una administración eficiente e independiente de aquellas recaudaciones que sólo mantengan un estado de „devengado‟ para la empresa. Con el modelo en base a los requerimientos recién descritos, se logró un sistema de información para la gestión comercial consistente y sólido para incrementar la eficiencia de dichos procesos.Management processes within companies are usually transverse and equally important in any industry, independent of the core business. But these processes become increasingly complex, and as technologies evolve, they become more dependent on data collection and management indicators to assess the sustainability of the business. With the passing of the years, many industries have begun processes of alliances between different players in the business, and often these partnerships are comprised of the provision of management information. This can be seen clearly in the retail industry, where the paradigm has changed and suppliers have become business partners. In this way, through information technologies, there is a rich transfer of information between supplier and customer, so efficiency gains can translate into win-win partnerships. But the automation of management processes are still at an early stage of development in small and medium enterprises that misspend resources on implementation of complex ERP‟s (enterprise resource planning), or information systems for business management, so processes can still be seen with high deficits and high involvement of resources for its implementation. An even greater problem in those companies, that fail to achieve efficient process automation, is that the know-how of management lies in the hands of those human resources that are responsible of the management. If we mix this with the lack of documentation tools, we can see an extremely high risk in regard to drain those resources. A complex process that can be observed in some service industries is the billing cycles. This type of turnover can be seen in all those companies that provide permanent services which are billed regularly, either weekly, monthly, semiannual or annual basis. In companies whose business model geared to the construction of B2B (business-to-business), the process is complex but eventually the risk in the payment of debt is moderate. But when it comes to companies that respond to a model B2C (business-to-consumer), we can see highly complex due to fragmented markets and a risk of nonpayment of obligations far greater than in the other business model. Thus, we have developed a tool capable of automating the billing process with all the variations that must hold, i.e. the process of collection and billing process. To develop the model, a case of study has been taken from a psychiatric service company that responds to this type. There can be identified two major types of requirements: autonomous processes information system, and the intrinsic processes that are managed by the users. With regard to the requirements autonomous information system, we covered the following elements:  Autonomous billing on a contract basis.  The self-billing is the basis of the proposed optimization model. For its development, it was considered a data model consistent with the algorithms that should trigger the billing process. For this task, there has been developed a data model that operates on contracts agreed with customers, and a number of services or benefits to be billed over its implementation.  Autonomous Mapping of customers current account balances To make a consistent billing model, we have developed a model where each client maintains a current account with the company, composed of an indefinite number of stocks and debts. The turnover should be reported independently on each run with the current account customer, so generated instruments (bills) can be paid off in case of having a customer with positive surpluses with the company. With regard to user-managed requirements, there has been developed the fundamental elements of current accounts management:  Collection (installment) The collection is the fundamental process in which a customer enters a cash flow (or instrument to run) for his checking account on the system. This can be an efficient partnership between the debts, income and cash flow that keeps the company  Managing term instruments (checks) Checks are one of the quintessential term instruments that are used today. While these are instruments that represent a high risk for the company, the due date that exists in this type of instrument corresponds to a faith agreement between the sender and receiver. For that reason, it is extremely important to make an efficient and independent administration of those revenues which only maintain a state of 'earned' for the company. With the model based on the just described requirements, we achieved a management information system consistent and strong to increase the efficiency of these processes.