Análisis, diseño y desarrollo de un prototipo de un módulo de gestión de memorandos para la intranet del departamento de informática de la UTFSM

Abstract

Actualmente, muchas organizaciones están digitalizando sus procesos y avanzando en su transformación digital. El Departamento de Informática (DI) de la UTFSM no es una excepción. Cuenta con un portal web, la Intranet, para ayudar a sus empleados a realizar sus tareas administrativas. El DI busca activamente áreas que se beneficiarían de la digitalización. Un proceso aún no digitalizado es el uso y la gestión de Memorandos, un proceso que, al analizarse, reveló oportunidades de mejora, muchas de las cuales fueron solicitadas por los propios miembros del DI. Estas oportunidades de mejora inspiran esta tesis. Corresponde a la oferta de un Sistema de Gestión de Memorandos Digital que facilita la creación, el envío, el almacenamiento, la autorización y la recuperación de Memorandos. El sistema se propone como un módulo especializado de la Intranet, digitalizando y centralizando la gestión en este portal web. El objetivo principal es facilitar el proceso para los colaboradores del DI, con el usuario como el centro y guía del desarrollo, facilitando su trabajo y contribuyendo a la gestión del DI. Esta tesis comienza con la investigación del contexto, luego presenta la solución propuesta, describiendo el diseño, los requisitos y los componentes; a continuación, detalla las funcionalidades de la solución. Finalmente, se ofrecen las conclusiones de la experiencia. Currently, many organizations are digitizing their processes and moving forward in their digital transformation. UTFSM's Informatics Department (DI) is no exception. It has a web portal, The Intranet, to help its employees perform their administrative tasks. The DI is actively looking for areas that would benefit from digitization. One process that has not yet been digitized is the use and management of memos, a process that upon analysis revealed several opportunities for improvement, many of which were requested by DI members themselves. These opportunities for improvement inspire this thesis. It corresponds to the offer of a digital memorandum management system that facilitates the creation, sending, storage, authorization and retrieval of memorandums. The system is proposed as a specialized module of the Intranet, digitizing and centralizing the management in this web portal. The main objective is to facilitate the process for DI collaborators, with the user as the guiding center of development, facilitating their work and contributing to the management of the DI. This thesis begins with the research of the context, then it presents the proposed solution, describing the design, the requirements and the components; then it details the functionalities of the solution. Finally, the conclusions of the experience are offered.