Propuesta de optimización para el proceso logístico de e-commerce en la empresa distribuidora milagros spa, utilizando metodología BPM e integrando un sistema de control de inventario elaborado y adaptado a sus necesidades

Abstract

La empresa Distribuidora Milagros SpA, especializada en el sector del comercio electrónico, ha experimentado un crecimiento exponencial desde su fundación en el año 2020, en medio de un contexto marcado por la pandemia del Covid-19. Este mismo rápido crecimiento la llevó a formalizar relaciones comerciales con la multinacional mexicana Genomma Lab Internacional y sus acividades en Chile. Todo esto mencionado derivó en varios desafíos, haciendo surgir en Distribuidora Milagros SpA la necesidad de optimizar su operativa logística. Para lograrlo, se empleó una metodología basada en Business Process Management (BPM) junto con un Enfoque Basado en Procesos. Durante su desarrollo, la identificación y el análisis del macroproceso de Ventas de E-Commerce en la empresa, resultaron cruciales para la detección y posterior búsqueda de una solución a un problema crítico que estuviera afectando considerablemente el proceso logístico, y así, también mejorar la eficiencia y competitividad de la empresa. Durante la investigación, se identificó un problema crítico en el proceso logístico de Distribuidora Milagros SpA relacionado con la gestión del inventario en sus bodegas. Específicamente, se observó una falta de seguimiento del inventario o stock en tiempo real, problema el cual impactaba negativamente en otros procesos al provocar el desarrollo ineficiente de sus actividades. Las acciones realizadas y los resultados obtenidos en el marco de esta investigación fueron: Se creó e implementó la Planilla de Sistema de Control de Inventario en Tiempo Real mediante Microsoft Excel, la cual es capaz de contabilizar el stock de inventario en tiempo real en cada una de las tres bodegas de la empresa. Esta herramienta fue desarrollada ante la falta de un sistema previo efectivo que ofreciera una interfaz amable para el trabajador encargado del movimiento de existencias. La planilla involucra conceptos como códigos SKU y EAN, unidades disponibles de producto, corto vence, alerta de sobre stock, rotación de inventario, entre otros. Se implementó también una nomenclatura uniforme en las tres bodegas con el fin de establecer y clarificar la ubicación de cada producto en los más de cuarenta racks distribuidos, de modo que el personal completo de bodega pudiera identificar y rastrear los productos salidos en ventas requeridos de la manera más autónoma posible, agilizando el proceso de preparación y despacho de pedidos. Como resultado de estas acciones, se logró llevar a cabo un seguimiento preciso del stock, el cual se comenzó a informar semanalmente a los superiores de la empresa. Este seguimiento también permitió comprender la demanda de manera interna, es decir, desde la perspectiva de las operaciones en bodega, identificando los productos más y menos vendidos, y determinando las cantidades a solicitar como reposición, evitando el sobre abastecimiento. Además, fue posible eliminar la necesidad de realizar a diario conteos manuales de la mercadería en cada toma de inventario por parte del personal de bodega, agilizando así el inicio de cada jornada Entre los resultados cuantitativos obtenidos del estudio, específicamente en la fase de post implementación se encuentra la reducción de tiempos. El tiempo de ciclo de cada toma de inventario se redujo significativamente en un 91,6%, mientras que el tiempo promedio de inactividad semanal experimentó una disminución del 66,7%. Esta última reducción está directamente relacionada con la búsqueda de artículos en las bodegas por parte de los trabajadores. Por otro lado, en la fase de monitoreo, fue posible obtener los datos necesarios para llevar a cabo el Análisis Económico del Impacto de la Planilla Sistema de Control de Inventario en Tiempo Real. Se identificaron importantes costos existentes previos a la implementación, donde se detectó que las pérdidas por obsolescencia ascendían a aproximadamente 51.419.209 CLP, sin IVA incluido, mientras que el valor del exceso de stock almacenado se estimaba en alrededor de 65.297.737 CLP, sin IVA incluido. Este exceso de stock involucraba 52 tipos de productos diferentes y representaba el 135,9% del inventario total de la empresa. Además, como parte del proceso de evaluación incluido en la fase de monitoreo, se llevó a cabo una encuesta de satisfacción entre los trabajadores de Distribuidora Milagros SpA. Los resultados fueron altamente positivos, con un promedio de calificación de 4.1 en una escala de 5, lo que refleja el impacto positivo del proyecto en el ambiente laboral y la percepción del personal hacia las mejoras implementadas. Finalmente, a raíz de la colaboración entre la empresa y Genomma Lab Internacional, el Líder E-Commerce & Digital de Genomma Lab, reconoció positivamente el desempeño de este trabajo de titulación ante el Gerente Comercial de E-Commerce de Genomma Lab, y solicitó personalmente que le fuera emitido un reporte de stock de forma semanal, generado exclusivamente por la Planilla de Sistema de Control de Inventario en Tiempo Real, que incluyera todos los productos Genomma almacenados en Distribuidora Milagros SpA junto a sus respectivas valorizaciones, con el objetivo de manejar esta información lo más actualizada posible para la toma de decisiones pertinentes.