IMPLEMENTACIÓN DE UNA PLATAFORMA DE CONTROL WEB PARA EL PROCESO DE FACTURACIÓN Y PAGOS, BASADA EN HERRAMIENTAS DE TECNOLOGÍAS INFORMACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS. CASO APLICADO : EN COLBÚN S.A.

Abstract

Para entender la raíz de las problemáticas detectadas, es necesario entender y conocer en primer lugar el proceso dónde surge la necesidad de mejora. Este corresponde al Proceso de Facturación y Pagos de la División Negocios y Gestión de Energía de Colbún, cuya responsabilidad recae en el Área de Control de la Gerencia de Gestión de Riesgo.Este proceso está definido por la emisión de documentos tributarios, tanto para facturación como para pagos, especialmente por conceptos de suministro de energía eléctrica a clientes libres y regulados (pedidos de venta), uso de instalaciones de transmisión y subtransmisión, peajes adicionales (ventas y compras), y además venta y/o compra de energía en el mercado spot, dependiendo la capacidad de Colbún, excedentaria o deficitaria, para poder cumplir con sus compromisos y obligaciones periódicas.Entonces, en lo que respecta al estado inicial del Proceso de Facturación y Pagos, durante el último tiempo se han generado una serie de dificultades adicionales y demoras en los tiempos de ejecución de las tareas previamente descritas. Lo anterior, a causa principalmente del sostenido aumento de solicitudes de emisión y pago de documentos, de los conceptos a transar y del ingreso de nuevos actores (clientes y proveedores), lo cual ha desembocado finalmente en un altísimo flujo de solicitudes para la creación de pedidos y Documentos Tributarios Electrónicos hacia los ejecutivos del Área de Control por parte de las gerencias emisoras.21Por lo tanto, estas circunstancias han desembocado en ineficiencias del proceso, las cuales han reflejado la informalidad con que se realiza este en la actualidad, suscitándose situaciones como la anulación de Documentos Tributarios y retrasos en la facturación y pago de conceptos claves para la compañía, derivando en algunos casos en disputas judiciales y situaciones de arbitraje con ciertos clientes.