DISEÑO DE UN PLAN ESTRATEGICO Y DESARROLLO DE UN CUADRO DE MANDO INTEGRAL PARA UN SERVICIO PUBLICO, CASO APLICADO: DEPARTAMENTO DE INVERSIONES Y OPERACIONES-SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO SUR

Abstract

El Departamento de Inversiones y Operaciones es una unidad del Servicio de Salud Metropolitano Sur que se encarga de todo el trabajo relacionado con la planificación y ejecución de la selección, compra y distribución de bienes y servicios que permiten el funcionamiento de la Red Asistencial de Salud. En lo específico una de sus principales funciones es la del cumplimiento de la cartera de proyectos en infraestructura de salud pública, cuestión que tiene un gran impacto tanto por el gasto estatal asociado a estas inversiones como también por lo que significa una red de salud para la calidad de vida de las personas. Ante esta importancia surge la necesidad de mejorar la gestión a nivel de Departamento. Para esto se realizó primero una recopilación general de información y un análisis de la situación. De esto se ha concluido que, previo a mejoras a nivel especifico, hay que mejorar la claridad estratégica de la organización y el marco de trabajo de esta. De esta forma se ha generado una propuesta estratégica que pone en relieve la necesidad de ejercer un “liderazgo técnico” por parte del Departamento, a la vez que también considera la dimensión social inherente a la salud pública. Para esto se ha determinado, en función de un análisis de la cadena de valor, que hay que fortalecer el marco de funcionamiento de la organización por la vía de mejorar sus procesos internos, de hacer más eficientes los flujos de comunicación y generar planificaciones realistas y que se cumplan. Paralelamente también se deberá fortalecer el rol que juega la dirección general en cuanto a la motivación y desarrollo del personal, para lograr alinear a este hacia el cumplimiento de objetivos. Entonces, como una forma de mejorar la gestión y también de ejecutar adecuadamente la estrategia se ha utilizado la herramienta del Cuadro de Mando Integral. En esta se han trazado objetivos los cuales son coherentes con la misión del Departamento, para cumplir estos objetivos se han propuesta iniciativas a ejecutar y para hacer seguimiento y control se han definido indicadores de gestión. Para lograr esto primero hubo que adecuar este herramienta de control de gestión para lo cual se modificó en su diseño la perspectiva de “clientes” por una perspectiva “publica”, la cual considera el rol que deben cumplir las instituciones del estado en la búsqueda del bien común. Con esto el Cuadro de Mando Integral queda definido por: - Perspectiva Pública - Perspectiva Financiera - Perspectiva de Procesos Internos - Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento En esta propuesta de Cuadro de Mando Integral se pone por base la perspectiva de “Aprendizaje y Crecimiento”, de forma que el rol que juegan los trabajadores y el ambiente dentro de la organización es el principal motor de cambios. Las propuestas asociadas a esta área abarcan el fortalecimiento del clima laboral y aspectos subjetivos por medio de la ejecución de liderazgo de la jefatura, el diseño y ejecución de un plan de capacitaciones y contrataciones, y un crecimiento de la organización por medio de la evaluación constante de la gestión. A su vez el fortalecimiento de los Procesos Internos permite al Departamento lograr una gestión de excelencia, lo cual lleva a un mejor uso de los tiempos y recursos asociados, cuestión que contribuye a descomprimir la carga de trabajo innecesario y orienta los esfuerzos internos hacia fortalecimiento de su perspectiva publica. Para esto se han trazado como propuestas: un plan de mejora de procesos internos, el cual va desde el levantamiento de estos hasta el monitoreo y control; la búsqueda de procesos de comunicación más eficientes, lo cual permite reducir considerablemente los tiempos de trabajo; y la generación de procesos de trabajos participativos con los distintos stakeholders. En cuanto a la perspectiva financiera se cuenta con la particularidad que en las instituciones públicas no existe el ánimo de lucro, por lo que en lugar de tener esto como norte de la organización se tiene a lo financiero como un facilitador para cumplir con objetivos de tipo social. Por ello los objetivos e iniciativas definidas van en la línea de permitir la correcta ejecución del presupuesto de forma de asegurar el avance en los proyectos, a su vez que se pone énfasis en la pertinencia y calidad del gasto realizado. Realizar gestión dentro de un organismo público es una tarea que está no exenta de complejidades. Las constantes y crecientes necesidades de la ciudadanía llaman a que la gestión sea eficaz en cuanto a la búsqueda y presentación de soluciones a los problemas públicos. Asimismo, una ciudadanía altamente crítica y fiscalizadora del trabajo gubernamental emplaza a la gestión pública a demostrar que se están haciendo los esfuerzos para atender a las necesidades de la población de forma eficiente y dentro de un marco de probidad y transparencia con respecto a los recursos fiscales. En otras palabras, en la gestión pública se deben conjugar variables político-sociales, técnicas y legales de forma de apuntar a la búsqueda del bien común. Para esto es necesario contar con herramientas y mecanismos de ejecución y control que vayan acorde a criterios de eficiencia y eficacia. La necesidad de información y la aplicación herramientas de control, ya no sólo es importante respecto a los rendimientos de ciertos procesos puntuales que los gerentes puedan considerar. En un entorno totalmente dinámico y cambiante, como el actual, las necesidades de información apuntan a la compresión integral de las organizaciones, y también a la re evaluación y seguimiento de los principios mismos que subyacen en las estrategias. De esta forma resulta fundamental el contar con procesos adecuados de planificación y gestión estratégica, de forma tal de tener una correcta detección de las necesidades existentes y también estar seguros de que el trabajo realizado vaya en la línea del organismo público, de sus objetivos políticos y de las expectativas de la ciudadanía. En esto la traslación de herramientas de gestión, las cuales han sido aplicadas tradicionalmente en el ámbito de la empresa privada, hacia la gestión público resultará fundamental. La búsqueda de mecanismos de como compatibilizar esto hacia los objetivos de la gestión pública suponen todo un desafío pero cuyos beneficios se traducen en mayores rendimiento y en mejores formas de satisfacer las necesidades de la ciudadanía. Específicamente esto significara el diseño de una estrategia para el Departamento de IIOO que clarifique la situación actual de este, hacia donde se quiere llegar y cuáles serán los pasos a dar para llegar cumplir con este propósito.