DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Abstract

Es de vital relevancia para las empresas y para el logro de sus objetivos, llevar a cabouna eficiente gestión y administración de sus proyectos, con objeto de conseguir que estosculminen dentro de los plazos y de los presupuestos definidos. En las empresas de servicios,donde su principal enfoque es la generación e implementación de soluciones, es donde seesperaría una mayor claridad y nivel de gestión al respecto, sin embargo, la realidad esdistinta, dado que habitualmente los sistemas de gestión de proyectos se limitan a planes detrabajo, realizados sobre hojas de cálculo, con grandes carencias y deficiencias. Si bien existecierta tendencia hacia la implantación de herramientas de apoyo, tales como softwaresespecíficos para la administración de proyectos, estos no permiten por si solos desarrollaruna gestión centralizada, integral, controlada y eficiente de estos.La gestión de proyectos va más allá de una herramienta, debe ser un área dedicada alapoyo, centralización y administración de los proyectos, contando con una estrategia ymodelo de gestión, con objeto de optimizar los recursos y asegurar de cierta forma losresultados. Esta metodología debe apoyar a las distintas áreas en la administración deproyectos y en general a toda la organización.El presente estudio analizó y propuso una solución a la problemática de la ausenciade un sistema integral de gestión de proyectos. Bajo esa perspectiva se revisaron las ventajasde contar con un sistema de estas características, desarrollando e implementando una oficinade administración de proyectos PMO, con una metodología para la gestión, con el propósitode aumentar la competitividad de la empresa.Como primera etapa de la línea de desarrollo del estudio, se realizó un diagnósticodel escenario sin PMO, analizando los proyectos implementados y sus resultados, así comotambién se revisó el modelo de gestión, lo que permitió identificar sus puntos débiles ydeficiencias, quedando en evidencia la problemática de carecer de un modelo eficiente degestión de proyectos y las necesidades de mejora que debían ser abordadas. Una vezidentificadas las necesidades y, por ende, los objetivos del estudio, se procedió a definir unmarco teórico de respaldo, revisando y analizando las principales teorías, corrientes deconocimientos y experiencias validadas actualmente, fijando la base y soporte a la propuestade solución. Como propuesta de solución se planteó el desarrollo e implementación de unametodología para la gestión y administración de proyectos, donde se definió los objetivos, elmarco estratégico, las funciones y responsabilidades, recursos de la PMO, las herramientasde apoyo, tales como procedimientos, estándares de proceso, el cuadro de mando integral(indicadores y métricas), así como los reportes, controles y seguimientos.Una vez implementada la propuesta de solución, los resultados obtenidos dejaron enevidencia como un modelo de administración y gestión eficiente permite mejorar eldesempeño en los proyectos, mejorando los resultados económicos y la productividad de laempresa: el margen bruto de la empresa aumentó en un 6,5%, principalmente justificado porlos mayores ingresos obtenidos, por la mejor administración de los costos los cuales seredujeron en un 9,4% equivalentes a MM$ 658, así como la optimización del uso de losrecursos proyectados, con lo que se logró un ahorro de adicional de MM$ 40. De esta formase validó y justificó la conveniencia de implementar la PMO.