IMPLEMENTACIÓN DE UNA PLATAFORMA DE COLABORACIÓN

Abstract

La empresa eCircle Gmbh se encuentra en un proceso de cambios internos, integrando nuevos conceptos relacionados con la estructura y modelo de negocio los cuales se complementan con proyectos para lograr los objetivos planteados. Dentro de los proyectos se encuentra la implementación de un nuevo sistema de colaboración, el cual busca aumentar la productividad, optimizar el uso de los recursos y mejorar la gestión de documentos acorde con los cambios tecnológicos actuales. Al analizar los procesos fundamentales de la empresa para determinar que tipo de sistema implementar, se obtuvo que más del 40% de las actividades son oportunidades de mejora, ya que involucran colaboración interna y externa, gestión de documentación, workflows y/o centro de base de conocimiento y pueden ser integradas a este nuevo concepto. De esta manera se levantan los principales requisitos, dependiendo también de factores como seguridad, relación con los stakeholders, tendencias futuras, entre otros. Dentro de los requerimientos se encuentra confidencialidad en la documentación, flexibilidad, escalabilidad, disponibilidad, red social, búsqueda, compatibilidad con los sistemas utilizados actualmente y tiempo de integración. Los requerimientos de la empresa son comparados con las características de las principales plataformas de colaboración según el informe de Gartner, obteniendo tres posibles ofertas finales, de donde se decide por el programa SharePoint 2010, de Microsoft. Del estudio de costos y beneficios, se determina que el retorno sobra la inversión generado por este software corresponde a 13%. Este análisis se realiza en base a costos de oportunidad y beneficios potenciales cuantificados según el pago por las horas utilizadas en el proyecto. Uno de los beneficios más relevantes es el ahorro de tiempo en consultas y búsqueda de documentos, otorgando más tiempo a actividades que generen valor. El proyecto es de 9 meses y cuenta con 3 etapas fundamentales. El equipo de trabajo es ?Processes and Systems?, junto un programador de ÍT internal? y con un consultor externo. Actualmente está comenzando la segunda etapa, la plataforma se encuentra disponible y ya han migrado al programa más de 7 departamentos junto con toda la documentación respectiva. El grado de conformidad del nuevo sistema es alto, sin embargo existen brechas que disminuir para utilizar de forma óptima todos los recursos y funcionalidades disponibles.