Estandarización y simplificación de la gestión de los proyectos de desarrollo de software en una institución financiera

Abstract

El presente trabajo tiene por objetivo homologar, estandarizar y simplificar la gestión de los proyectos que se realizan en las 3 gerencias de desarrollo de software de una institución financiera, a través de la creación de un plan de mejoramiento basado en herramientas de mejora continua. De esta forma, se pretende agilizar los procesos, prever desviaciones y disminuir los costos que generan las ineficiencias presentes, que en la situación base son de aproximadamente 23.000 UF anuales. En primer lugar, se realiza un levantamiento de información tanto dentro de las 3 fábricas de desarrollo de software, como también en las otras áreas que participan en las distintas etapas de los proyectos informáticos. En la situación base, se determinó que las 3 áreas que fabrican software, gestionan sus proyectos de forma autónoma; utilizando diferentes herramientas de gestión de proyectos, distintas técnicas de estimación de costos y presentando documentación disímil al área de contratos para la generación de los mismos. También existe un manual oficial de procedimientos de administración de proyectos de desarrollo de software, sin embargo el proceso de fabricación de sistemas informáticos no se lleva a cabo considerando todas las pautas que dicta este documento. Todo esto dificulta la comunicación, coordinación y cooperación entre las distintas áreas que participan en el flujo de esos proyectos. Posteriormente se realizó un estudio de modelos, filosofías, herramientas y metodologías potencialmente aplicables para mejorar la gestión de los desarrollos de software, escogiendo como metodología base el modelo Lean y el ciclo DMAIC, el cual permitió estructurar el trabajo en cinco etapas: definir, medir, analizar, mejorar y controlar. A través estas fases, en primer lugar, se conformó un equipo multidisciplinario y se definió la problemática a tratar, luego se realizaron mediciones para cuantificar la situación base, se analizaron las causas potenciales de las discrepancias detectadas, dilucidando cuáles de ellas eran causas raíces y ejecutando el plan de implementación para la resolución del problema. Finalmente se estableció un mecanismo para controlar el trabajo y asegurar que el cambio perdure en el tiempo. Se puede apreciar que una vez que se han implementado las propuestas del plan de mejoramiento, se logran completamente los objetivos de este trabajo. En la situación mejorada, se observa una disminución de costos, respecto a la situación base, de alrededor de 3.125 UF en el primer trimestre de implementadas las recomendaciones, ahorrando alrededor de 12.500 UF anuales proyectadas.

The objective of the present work is to homologate, standardize and simplify project administration done in three Software Development Management Departments of a financial institution by creating an improvement plan based on continuous improvement tools. With the intention of speeding up processes, preventing deviations and minimizing cost generated by present inefficiencies that approach 23,000 UF annually. Information data was acquired from the three software development steps and other areas that take part in the different Project Information Stages. It was established in the baseline situation that the three software developing areas administer their projects autonomously, they use different project management tools, different cost estimation techniques, and present dissimilar documentation to the contract generation instances. There is also an official procedure manual for software development management but the information systems are not developed considering all the guidelines in the document. All this hinders communication, coordination and cooperation between different participating project areas. Subsequently a study was carried out on potentially applicable models, philosophies, tools and methodology to improve the administration of software development, choosing the Lean Model and DMAIC cycle as a base approach, which allowed structuring the work in five stages: "Define, Measure, Analyze, Improve and Control". Throughout these phases, firstly a multidisciplinary team was formed and the main issues were identified, then the baseline was quantified by measurement and later the potential causes of discrepancies detected, finding the root causes and executing the implementation plan to solve the problem. Finally, a feedback mechanism was established to guarantee a lasting effect. Once implemented the improvement plan proposals all objectives of the present work were reached. In the improved situation, after the recommendations were implemented, a reduction of costs of around 3,125 UF were observed in the first quarter as compared from the base situation and a projected savings of 12,500 UF is expected.