PROPUESTA METODOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL PARA EMPRESAS QUE IMPLEMENTAN NUEVAS TECNOLOGÍAS.

Abstract

El uso de las tecnologías de la información sin dudas ha cambiado la forma en que las organizaciones llevan a cabo su trabajo. Hasta principios de los noventas, eran pocas las compañías que utilizaban ordenadores o impresoras para la realización de sus tareas y era mucho menos común que los trabajadores utilizaran correos electrónicos para comunicarse tanto con compañeros, como con clientes; la utilización de internet para buscar información o el empleo de aplicaciones de ofimática para la presentación de sus trabajos. Hoy en cambio, la relación entre los trabajadores y las computadoras abarca en algunos casos toda la jornada laboral y los sistemas de información ya forman parte de la cotidianeidad organizacional. Ante un contexto organizacional tan competitivo como el actual, el cambio organizacional emerge como un tema de investigación interesante con el fin de poder encontrar soluciones para hacer frente a los incesantes cambios del entorno. Sin embargo, los modelos aportados son demasiado generales y normalmente aplicables a grandes organizaciones. En particular, este trabajo analizó el fenómeno de la utilización de las tecnologías de información y comunicación (TIC) en las organizaciones además de algunos modelos de Gestión del Cambio con el fin de encontrar comunes denominadores que permitieran crear una metodología analítica basada en la implementación de cambios tecnológicos en las organizaciones y explicar cómo este cambio tecnológico afecta a toda la organización en sí. La metodología propuesta está compuesta por factores, fases y elementos que permiten identificar los aspectos más importantes a la hora de implementar nuevas tecnologías. Los factores del cambio están compuestos por: la tecnología, que es el factor origen del cambio organizacional, las personas: refiriéndose a todos los individuos que componen la organización, la estructura: entendiéndose ésta a cómo se divide y se lleva a cabo el trabajo dentro de la organización, y la cultura: que comprende las experiencias, creencias y valores, tanto personales como grupales de una organización. Las fases de la metodología propuesta son: la detección de la necesidad de cambio, el diagnóstico de la situación actual, planificación del cambio, implementación y control y evaluación del cambio aplicado. Los elementos son las herramientas para llevar a cabo las fases de la metodología propuesta y han sido divididos en dos categorías: los elementos del cambio indirecto, que son todos aquellos elementos sobre los cuales es necesario actuar para apoyar el cambio en el factor tecnológico y que, en consecuencia, afectan a los factores restantes. La segunda categoría corresponde a los elementos pertenecientes al cambio directo, los cuales influyen directamente sobre el cambio en el factor tecnológico y las unidades organizacionales involucradas en este cambio. Se estudiaron casos de implementación de nuevas tecnologías en distintas organizaciones, con el fin de identificar en ellas los componentes de la metodología propuesta. En este contexto se estudiaron los casos de las empresas Johnson Controls Inc, multinacional que implementó un sistema ERP llamado ISCALA, IR Consulting empresa nacional dedicada a la consultoría y auditoría laboral, quienes generaron un sistema único en el mundo de control de obligaciones laborales llamado SISCCOL (Sistema de Control de Cumplimiento de Obligaciones Laborales) y finalmente el caso de Global Services, empresa dedicada a la consultoría e implementación de soluciones informáticas, con la implementación de su sistema ERP ICONSYSTEM en servicios de salud y hospitales de la Región Metropolitana. Las conclusiones obtenidas muestran que las interrelaciones existentes entre los distintos factores que componen la organización deben tender al apoyo del factor origen del cambio, es decir, la cultura, personas y estructura deben facilitar el cambio originado a partir de la implementación de nuevas tecnologías dentro de la organización. Para las fases de detección de la necesidad del cambio, diagnóstico de la situación y planificación del cambio, se concluye que la obtención de información y definición de objetivos claros, además de la creación de grupos de trabajo con motivación, liderazgo y compromiso son los elementos de éxito para una gestión del cambio satisfactoria. Para la fase de implementación, se concluye que las acciones a llevar a cabo deben involucrar una visión global de la organización, teniendo en cuenta tanto los aspectos técnicos de ésta como los cambios que se generarán en los factores de apoyo al cambio tecnológico. Para la fase de control y evaluación del cambio, se consideró importante la medición de indicadores que permitieran tener una visión global del cambio como uno de los elementos más importantes. Pero sin lugar a dudas los elementos que influyen transversalmente en la gestión de cambios tecnológicos exitosos son una exhaustiva documentación de las distintas fases de éste, como la gestión eficaz de la comunicación dentro de la organización, elementos presentes en todas las fases y absolutamente necesarios para asegurar el éxito de estos cambios. Finalmente cabe señalar que el factor humano de la gestión del cambio es otro de los pilares del éxito, la motivación e identificación tanto de los encargados, como de los trabajadores a los cuales afectara el cambio son aspectos importantísimos. Además dentro de la motivación que puede surgir del propio trabajador existe la posibilidad cierta de generar reconocimientos y recompensas que motiven la obtención de los objetivos deseados y en general de una implementación tecnológica satisfactoria.Theuseofinformation technologieshas undoubtedlychanged thewayin whichorganizationsconducttheirwork. Until the earlynineties, there were a fewcompaniesthatusedcomputersandprintersforcarrying outits tasksandweremuch less commonthat employees useemailstocommunicatewith bothcolleaguesandwithclients,the use of the internettofindinformation orthe useofoffice applicationsforwork presentations. However,therelationshiptodaybetweenworkersandcomputersinsomecasescoversthe entireworkdayandinformation systemsarepartoforganizational life.To an organizational context as competitive as the current,organizational change emerges asaninteresting research topic in order to find solutions to cope with the incessant changes ofthe environment. However, the models provided are too general and usually apply to large organizationsonly.In particular, this investigationanalyzed the phenomenon of the use of information and communication technologies (ICTs) in organizations, as well as some models of change management in order to find common denominators that enable the creation of an analytical methodology based on the implementation of technological changes in organizations and explain how this technological change affects the whole organization itself.The proposed methodologyconsistsoffactors, phasesandelementsthat identifythe most important aspectswhenimplementingnewtechnologies.Change factors are composed of: technology, which is the source factor of organizational change, people, referring to all the individuals who compose the organization, structure, understood as how it is divided and carried out the work within the organization, and culture, including experiences, beliefs and values, both personal and group of an organization. The phases of the proposed methodology are: the detection of the need for change, diagnosing the current situation, change planning, implementation and monitoring and evaluation of implemented changes.The elements are the tools to carry out the phases of the methodology and have been divided into two categories: the elements of indirect change, which are those items on which actions are needed tosupport the change in technological factor, therefore affect the remaining factors. The second category corresponds to the elements belonging to direct change, which directly affect the change in the technological factor and the organizational units involved in this change.There were considered casesofimplementation of newtechnologiesindifferentorganizationstoidentifythecomponentsof the proposed methodology. Inthiscontextit wasstudiedthecasesofcompaniesas JohnsonControlsInc, a multinational company thatimplementedan ERP systemcalledISCALA, IRConsultinga company dedicatedtoconsultingandauditingworkrelationships, who generatedanunique systemin the worldofwork dutiescontrolcalled SISCCOL(System ControlComplianceLabor Obligations) and finallythe caseofGlobalServices, a company dedicatedto consultingandimplementation of IT solutions, with the implementationofERPsystemICONSYSTEMat health servicesand hospitalsinthe Metropolitan area.The conclusions show that the interrelationships among factors that compose the organization should aim to support the origin change factor, ie, culture, people and structure should facilitate the change resulted from the implementation of new technologies within the organization.For the detection phase of the need for change, diagnose the situation and planning for change, it is concluded that obtaining information and definition of clear objectives, and the creation of working groups with motivation, leadership and commitmentare the elements for a successful change management.For the implementation phase it is concluded that the actions to be carried out should involve an overview of the organization, taking into account both the technical aspects of it as the changes that will be generated in the supporting factors of technological change. For monitoring and evaluation phase of change, it was considered important the measurement of indicators to have a global vision of change as one of the most important.But undoubtedly theelements that influencetransversallyin successful management oftechnological changes are comprehensive documentation of the different phases, as the effective management of communication within the organization;this elements are, in all phases,absolutely necessary toensure the success of these changes.Finallyit shouldbe notedthatthehuman elementof thechange management isanother keyof success, motivationandidentificationof bothmanagers, and employeeswho will beaffectedby the changeareimportant aspects. Alsointhemotivationby the employeemayarisethe possibilityof generatingsomerecognition andrewardsthatencouragetheobtaining ofthe desired objectivesandoverallasuccessfultechnology implementation.