Google Drive como herramienta de gestión operativa

Abstract

A través de este trabajo de titulación se logró observar a través de los resultados obtenidos el efecto que genera la implementación de sistemas de información flexibles y adaptables a las necesidades de cada actor en la gestión operativa. Al implementar el sistema en Google Drive, se pudo eliminar las actividades que no añadían valor y disminuir los tiempos entre actividades. Esto generó una mayor holgura entre hitos y se logró utilizar el tiempo obtenido en esta holgura para generar un Control de Calidad antes de la venta de la Campaña. Gracias a esto se corrigieron Hoteles y Specials con defectos en la Campaña logrando vender más que antes. Además, por cada Campaña realizada se pudieron disminuir en promedio 28 las horas extras totales. En base a las mejoras implementadas se logró un aumento en el ingreso promedio de Campañas en un 11,30%, sacado en base al aumento del ingreso de las tres Campañas analizadas en este proceso. Si se toma como base que los ingresos de Campaña corresponden al 15% de los ingresos totales de LAN Tours D.S.T, entonces los ingresos promedios mensuales de LAN Tours aumentaron en un 1,69%. Además, se lograron ingresos promedios con magnitudes de $7.000.000 CLP por Campaña, valor que varía dependiendo de la cantidad de programas ofertados y dependiendo también del tipo de servicio al cuál se le hicieron cambios en el control de calidad (Alta, media o baja demanda). Los resultados obtenidos del análisis económico realizado post realización de la herramienta indicaron que utilizando una tasa de descuento de un 20% el proyecto fue altamente exitoso con una TIR del 522,04%, esto gracias a la baja inversión realizada ($990.975 CLP) y a los buenos resultados obtenidos por la herramienta y por el rediseño del proceso. Todo lo anterior gracias a la Gestión del Proceso, el cual logro aumentar el Control de este, aumento la Flexibilidad y utilizando esta holgura se logra realizar un Control de Calidad que genera estos ingresos adicionales. Los tiempos en los procesos de Campañas y Customer Service fueron disminuidos gracias a la eliminación de actividades que no generaban valor mediante la automatización de estas, logrando una mayor flexibilidad en dichos Procesos. La holgura del proceso de Campañas desde que termina hasta la fecha de venta fue de 4 días para la Campaña de Todo Sudamérica entre. La disminución de tiempos en el proceso de Devoluciones y Reclamos en Customer Service varió de los 364,75 Minutos iniciales a los 9,60 Minutos luego de incorporar una solución en Google Drive que permitiera múltiples usuarios trabajando simultáneamente en la herramienta y de automatizar parte de la información ingresada en este proceso. Esta disminución de tiempos no sólo viene dada por los cambios en el control del proceso y en las herramientas utilizadas, sino también por la incorporación del Visual Management en la muestra de información en tiempo real. La incorporación del Televisor mostrando indicadores de desempeño en tiempo real de los distintos procesos ayudo a todas las áreas involucradas en los procesos de Campañas y Customer Service a entender en que parte del flujo se encontraba cada proceso y a conocer de forma efectiva y amistosa la calidad de cada proceso. Finalmente se concluye que implementar Google Drive en ciertos procesos al interior de una organización puede generar un impacto positivo en la gestión operativa de esta, logrando gracias a esto diversos beneficios como mayores ingresos, un mejor desempeño de los trabajadores mejorando el flujo de información dentro del proceso.