Aplicación del cilco Dmaic para la automatización de documentos de pago a contratistas en Metro S.A.

Abstract

En la Gerencia de Mantenimiento (GMAN) de Metro de Santiago, la generación del Certificado de Aceptación de Servicios (CAS) y la Carta de Conformidad, documentos obligatorios para liberar el pago mensual a contratistas, se realiza de forma completamente manual, mediante la transcripción de parámetros críticos desde el Estado de Pago de Metro hacia las plantillas correspondientes. Esta tarea demanda en promedio 20 minutos por contrato y, considerando los 27 contratos activos del área, acumula aproximadamente 108 horas anuales de trabajo administrativo no cognitivo. Los errores de transcripción generan una tasa de rechazo de 1 expediente mensual en el flujo de firmas, lo que compromete el cumplimiento de la meta institucional de liberar la Hoja de Entrada de Servicios (HES) dentro de 30 días, riesgo que se agrava en los contratos donde el contratista entrega su documentación con un desfase de 15 a 20 días respecto al cierre del período. Frente a este escenario, el objetivo general de esta memoria es aplicar el ciclo DMAIC para diagnosticar el proceso de gestión de pagos a contratistas, identificar las causas raíz de los errores manuales y los cuellos de botella, y diseñar e implementar una aplicación web de despliegue local que automatice la generación de ambos documentos, eliminando las desviaciones en parámetros críticos y reduciendo el tiempo del ciclo operativo. Metodológicamente, el proyecto se desarrolló siguiendo las cinco fases del ciclo DMAIC. En la fase Definir se levantó la problemática mediante entrevistas con el Jefe de Contratos, identificando las actividades de mayor valor desplazadas por la tarea documental. En Medir se cuantificaron los tiempos de ciclo y la tasa de rechazo mediante juicio experto con administradores y analistas. En Analizar se empleó un diagrama de Ishikawa organizado en las 6M y un análisis de valor agregado, que revelaron que 6 de las 11 actividades del flujo no agregan valor. En Mejorar se diseñó e implementó un portal usando el lenguaje de programación Python y el marco de trabajo de código Streamlit, compuesto por tres motores: extracción de datos, reglas de negocio para imputación presupuestaria y generación documental; validado sobre 8 servicios piloto. Finalmente, en Controlar se definieron(...).