PROPUESTA DE DISEÑO Y DE PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DE UNA OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA EMPRESA RHELEC S.A.

Abstract

El presente trabajo de memoria se origina en el interés de ayudar a la empresa Rhelec S.A. en mejorar su gestión de proyectos por medio de un diseño y plan de implementación de una Oficina de Gestión de Proyectos, con el objetivo de mejorar su eficiencia y que la empresa pueda obtener mayores beneficios, tanto monetarios, de calidad del servicio entregado, mejorar las metodologías de trabajo e ir evolucionando en una industria bastante exigente. Por esta razón el objetivo general se define como “Diseñar y generar un plan de implementación de una Oficina de Gestión de Proyectos en la empresa Rhelec S.A. abarcando desde su portafolio hasta sus proyectos, mediante una metodología de implementación adecuada, con el fin de mejorar la eficiencia en el desarrollo de proyectos, adoptando mejores prácticas y procedimientos en la dirección de proyectos”. Inicialmente, por medio de un marco teórico se realiza un estudio sobre las distintas herramientas que ayudan en la gestión de proyectos, como lo es la PMO. En el trabajo se detallan sus funciones dentro de la organización, los modelos de PMO, y algunos casos de empresas que lo hayan implementado. Para la gestión de proyectos se utilizan los estándares del PMI en su publicación del PMBOK, específicamente las nueve áreas del conocimiento y para el caso de la Oficina de Gestión de Proyectos entre los múltiples modelos descritos se utiliza el Casey & Peck, ya que es el que define de mejor manera las necesidades del negocio. La metodología utilizada para el desarrollo de este trabajo de memoria se basa en medir el grado de madurez que posee actualmente la compañía en gestión de proyectos, para ello se levantó información de sus procesos y se realizó una encuesta a jefes de proyectos basado en un listado de buenas prácticas del OPM3 para que den su punto de vista de la situación de Rhelec S.A. y con ello definir qué tipo de PMO es la recomendada de implementar como etapa inicial según el modelo escogido. Ya con el modelo escogido y con el conocimiento del negocio de Rhelec S.A. comienza la etapa de diseño de la Oficina de Gestión de Proyectos considerando su misión, visión, objetivos, estructura, principales Stakeholders y algunos KPI para la PMO. Luego de esto se definen las funciones que tendrá la Oficina de Gestión de Proyectos, las cuales destacan las siguientes: Alineamiento estratégico de los proyectos, Estándares y Metodologías de Trabajos, Gestión de Proyectos, Capacitación, Centro de Conocimiento y Mejora Continua, se mencionan las principales actividades y beneficios que traerían para la organización. El siguiente paso es definir el plazo que se le dará para implementar las funciones de la PMO y además se construye un Roadmap de por cuales funciones comenzar. Por último se genera un Plan de Gestión del Cambio de como poder aumentar el grado de compromiso de los Stakeholders con respecto a la opinión de la PMO. Finalmente se concluye que la PMO ayudaría en gran medida a la empresa en su gestión de proyectos, aumentaría considerablemente la madurez de la organización lo que se traduciría en beneficios para la organización, pero para alcanzar esto es necesario superar las barreras de la cultura que está acostumbrada a operar dentro de Rhelec S.A. además de transferir todo el conocimiento necesario ya que los Stakeholders no poseen mayores estudios en este ámbito.