PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE GESTIÓN DE COBRANZA EN LA EMPRESA ACOSTA & AGUAYO S.P.A.

Abstract

En la actualidad es de suma importancia para las organizaciones analizar la problemática de la administración de sus recursos. En específico, es relevante que centren sus objetivos en un correcto manejo del capital de trabajo, ya que este mide en gran parte el nivel de solvencia, al mismo tiempo que permite asegurar un margen de seguridad razonable para las expectativas que tengan los gerentes y administradores. En base a esto, es necesario que se logre una máxima eficiencia de este, con el fin de garantizar el éxito a largo plazo de la empresa y el cumplimiento de los objetivos. Dentro de todas las cuentas que componen el capital de trabajo, se pueden encontrar las cuentas por cobrar. Este tipo de cuentas cumple un rol importante dentro de las empresas, ya que, si existe la necesidad de querer operar con eficiencia, será esencial que estas puedan tener la capacidad de controlar y supervisar con rigurosidad las cuentas por cobrar de los clientes. Por ejemplo, en el caso de una empresa con rápido crecimiento, la gestión eficiente de las cuentas por cobrar toma mucha importancia, ya que la inversión en estos activos puede salirse de control. En los últimos periodos de investigación de la gestión de las cuentas por cobrar y el impacto que tienen estas en la liquidez para las empresas, se ha visto en muchas organizaciones una deficiente gestión de control y de políticas que pueden conllevar a una falta de la solvencia en el corto plazo, generando diversos problemas como reducciones en los créditos de la empresa ante entidades financieras, surgimiento de expectativas en el entorno laboral por no poder cumplir con sus responsabilidades y gastos fijos, disminución en la calidad del servicio, o en casos más extremos, se rematan activos por debajo de su precio de mercado. Hoy en día, las empresas vienen brindando servicios de una manera que les permita obtener más rentabilidad, a la vez que satisfacen las necesidades de sus clientes. Es por esto que en ocasiones las empresas brindan facilidades necesarias que al mismo tiempo provocan un incremento en los clientes deudores o morosos, representando una problemática para la empresa que puede llegar afectar al patrimonio, componente primordial para el progreso y desarrollo de la empresa. La presente memoria se lleva a cabo dentro del área de Administración y Finanzas, de la empresa Acosta & Aguayo S.P.A, dedicada a la venta de servicios logísticos de exportación e importación de productos, la cual cuenta con una gran cantidad de clientes pertenecientes al mercado de la Fruta, de Productos del Mar, Semillas y otros. Más del 60% de los clientes de la empresa, son clientes de temporada pertenecientes al mercado de la Fruta. La temporada de Fruta es el periodo de tiempo que representa el mayor riesgo para la empresa, dado que aquí se evidencian incrementos en los volúmenes de facturación de manera considerable, ocasionando aumentos en el volumen de las cuentas por cobrar y aumentos en la carga laboral. Actualmente, la gran cantidad de actividades llevadas a cabo dentro del proceso de gestión de cobranza de la empresa presentan potenciales puntos de mejoras. Si bien, existen tres ejecutivas de cobranza encargadas de llevar a cabo las gestiones de cobranza de sus clientes respectivos, no existe un sistema de procedimientos establecido que permitan llevar un buen control para la recaudación de pagos de sus clientes. En términos de la Gestión de Crédito y Cobranza propiamente tal, la totalidad de las gestiones se realizan de forma manual (envío de correos recordatorios, envíos de estados de cuenta, avisos de pago, etc.) las cuales se realizan en base a unas planillas Excel que se van completando de forma manual, no haciendo uso de las funcionalidades que otorgan los sistemas, ni llevando un control en tiempo real de las gestiones que se van realizando. Solamente existe un informe de cobranza semanal que sirve de monitoreo, sin embargo, su construcción no es eficiente dado que las bases de datos de trabajo vienen con diversos problemas de información, como problemas de datos maestros de clientes, información duplicada, condiciones de crédito de clientes mal aplicadas, no consolidación del reporte para las tres áreas de negocio, entre otras complicaciones que dificultan el análisis. Otro punto importante para destacar es que no existe una política de crédito definida para los clientes de la empresa, ni tampoco se ha llevado a cabo un análisis de esta. Al no existir una política de crédito, se genera un problema de desinformación dentro de la empresa que provoca en ocasiones que un cliente tenga facturas con condiciones de créditos mal aplicadas debido a problemas de desinformación, o también, un problema mayor es cuando se otorgan días de crédito a un cliente que históricamente ha tenido un mal comportamiento de pago y que presenta malos antecedentes. A estos clientes riesgosos se le otorgan las mismas condiciones que los clientes de muy buen comportamiento. No existiendo una diferenciación entre estos, en donde la asignación de crédito no tiene ninguna base analítica de respaldo. La empresa utiliza el otorgamiento como una vía para mejorar el volumen de sus ventas, pero la falta de planificación, organización y el sobre endeudamiento de los clientes ha llevado a no contar con un sistema que permita automatizar los procedimientos manuales y un aumento de los indicadores de las cuentas por cobrar, conllevando a una mala gestión en los procesos de cobranzas y carecer de la liquidez necesaria para cubrir los gastos y rentabilidad para futuras inversiones. En el mismo sentido, López & Ruiz (2017) comentan que una adecuada gestión de cobranza llevada eficientemente por los gestores de cobranza tendrá el resultado esperado que es la disminución de la cartera y en el peor escenario la contención de la morosidad Además para complementar, Castillo & Córdova (2016) comentan que la Gestión de Créditos y Cobranza se ve afectada principalmente por la falta de un sistema de procedimientos que permita un buen control para la recaudación de pagos de sus clientes, lo que genera un alto nivel de morosidad y a la vez disminuye los ingresos de efectivo a la empresa. En resumen, existen muchos puntos potenciales de mejora que permitirían aumentar la eficiencia del proceso de gestión de cobranza como tal, y a la vez, alivianar la gran demanda de trabajo para las ejecutivas de cobranza de la empresa. Por tanto, surge como problema general de la investigación la siguiente pregunta: ¿Cómo proponer un sistema capaz de optimizar la gestión de cobranza en la empresa Acosta y Aguayo S.P.A.? ¿Cómo fortalecer la política de crédito de la empresa? ¿De qué manera se beneficiarían las gestiones de cobranza con el sistema propuesto en la presente investigación? ¿Qué impacto tendría en la empresa el sistema de cobranza propuesto?