Estudio de pre-factibilidad para implementación de un sistema CRM en una Dirección de Admisión de una Universidad

Abstract

El estudio de factibilidad para la implementación de un sistema de Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM, por sus siglas en inglés) en la dirección de admisión de una universidad tiene como objetivo evaluar la viabilidad de adoptar esta tecnología para optimizar procesos relacionados con la captación, seguimiento y conversión de aspirantes a estudiantes. Un CRM es una herramienta estratégica que permite gestionar la interacción con potenciales usuarios, facilitando la personalización de los servicios y mejorando la experiencia del cliente. En el contexto universitario, la dirección de admisión enfrenta desafíos como el incremento de la competitividad en la oferta educativa, la necesidad de mejorar los índices de captación y retención de estudiantes, y la optimización de procesos administrativos. El uso de un CRM se presenta como una solución tecnológica que puede abordar estas problemáticas mediante la automatización de tareas, análisis de datos en tiempo real y segmentación de aspirantes según intereses o perfiles. El estudio analiza aspectos técnicos, económicos y operativos de la implementación. Desde el punto de vista técnico, se evalúa la infraestructura tecnológica existente, la compatibilidad del CRM con los sistemas actuales de la universidad y las necesidades de personalización de la herramienta. En cuanto al análisis económico, se realiza una comparación entre los costos de adquisición, instalación, mantenimiento y capacitación con los beneficios esperados, como el aumento en las matrículas, la reducción del tiempo de respuesta a solicitudes y la mejora de la comunicación con aspirantes. Además, se abordan factores operativos como la capacitación del personal, la aceptación del cambio por parte de los empleados y las implicaciones en la gestión de datos sensibles. Los resultados del estudio de factibilidad permiten identificar las oportunidades y riesgos asociados al proyecto, presentando un balance costo-beneficio favorable para su implementación, la Tasa Interna de Retorno neta fue de 254,59% un valor mucho mayor a la tasa de descuento calculada, mientras que el indicador VAN del proyecto con un mayor financiamiento fue de 192.954,88 UF y su Tasa Interna de Retorno de 403,46%, por lo que se puede recomendar la realización del proyecto sin ningún tipo de financiamiento externo, solo con los recursos propios de la institución educativa.