Selección e implementación de sistema de apoyo a la gestión de tareas administrativas Campus Vitacura

Abstract

El trabajo que involucró la presente memoria consistió en la selección e implementación de una Sistema de Información para el apoyar las gestiones administrativas y operacionales del Campus Vitacura, perteneciente a la Universidad Técnica Federico Santa María. El fundamento teórico se situó en torno a tres pilares: Gestión del Conocimiento, Mejoramiento Continuo y Sistemas de Información. Se logró identificar el tipo de Sistema de Información que se esperaba implementar considerando las necesidades de información del establecimiento, el cual resultó ser un servicio de software (SAAS en inglés) orientado a la gestión de tareas llamado Bitrix24, creándose en él la Intranet USMcoordinator. Se lograron generar Catastros Maestros de Tareas (CMT’s) para los doce cargos que se vieron involucrados en este trabajo, y que consolidados conforman un Plan Matriz o CMT Consolidado. De los CMT’s generados se tiene que en el Campus anualmente se deben realizar al menos 354 tareas que han podido ser agrupadas en 128 categorías. En base a Análisis Técnicos y Económicos se logró seleccionar el sistema que mejor se adaptaba a la realidad del Campus Vitacura al mínimo costo anual. Este sistema corresponde a Bitrix24, el cual fue contrastado con otras alternativas como los son: Wrike, Droptask, Liquid Planner y Asana, en su «Plan Free» y teniendo un costo anual para la Universidad de $0.- para los 12 usuarios que componen el Intranet USMcoordinator y con 5 GB de espacio común. Con la puesta en marcha y primeros resultados de la implementación del Sistema, se sugieren propuestas de indicadores para tres dimensiones: Planificación, Gestión y Control. Los cuales buscan caracterizar la situación en la que se encuentra la operación del Campus. El uso de Bitrix24 como herramienta para la gestión es completamente gratuita para la realidad del Campus Vitacura, las Horas Hombre (HH) que se destinaron para poder implementarlo han sido estimadas y valorizadas. En total se estimaron 80 HH para poder realizar la implementación considerando 1.- Levantamiento de Información; 2.- Construcción de las Bases de Datos; 3.- Implementación propiamente tal y 4.- Capacitaciones. Consultado con un experto la valorización de cada HH se encuentra entre UF 1.- a UF 1,5.- Teniendo al final que este proyecto se valoriza entre los $2.121.767.- y los $3.182.650.- Y finalmente se realizaron capacitaciones e inducciones con el personal, además de material complementario para facilitar el uso de esta nueva herramienta, el cual se encuentra en Apéndice C y cuyos objetivos consisten en dar instrucciones de uso para nuevos usuarios y dar a conocer las fuentes de información para atender las consultas que se puedan generar. Cabe destacar que el 100% de los usuarios de USMcoordinator han sido capacitados y tienen conocimiento pleno acerca de cómo operar en el intranet.