Mejoramiento de la gestión para la gerencia de operaciones de Socofar S.A.

Abstract

En el presente estudio se presenta la memoria “Mejoramiento de la Gestión para la gerencia de operaciones de Socofar S.A.”. Socofar S.A. es un operador logístico fundado en la V Región, con más de 50 años de experiencia en la distribución farmacéutica. Una parte importante de los productos que recibe, almacena, prepara, despacha, distribuye y entrega a sus clientes son medicamentos, lo que dada la importancia en la salud de quienes los requieren, obliga a asegurar un alto nivel de satisfacción de los pedidos y una alta frecuencia de abastecimiento. Con el gran número de transacciones que procesa Socofar Operaciones (70.000 pedidos mensuales apróx.) es muy difícil de llevar el control de las operaciones de una forma rigurosa. Para esto es que se estudió los diferentes métodos de control de gestión focalizando la búsqueda a ejemplos representativos en logística. Con un desarrollo teórico se comprueba que el método universal para enfrentar una problemática de esta índole es el Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard, metodología creada por Robert Kaplan, profesor de la Universidad de Harvard y David Norton, de Nolan & Norton. Para comenzar a desarrollar el CMI se realizó un diagnóstico de la situación actual de la compañía. Se realizaron reuniones con la directiva y entrevistas a los encargados de las distintas áreas de la empresa para conocer en forma detallada los procesos y posibles problemas existentes. La planificación estratégica de Socofar Operaciones es la siguiente: (A) Visión Ser el operador logístico más importante de la industria farmacéutica nacional, con un servicio de excelencia basado en indicadores productivos que avalen el nivel de servicio comprometido a nuestros clientes. (B) Misión Tener una operación orientada al cliente, basada en procesos, procedimientos y sistemas junto con una administración profesional que represente un factor de diferenciación para sus clientes y trabajadores. Luego de conocer el funcionamiento de la empresa se desarrolló el modelo de gestión. A las distintas perspectivas del modelo (financiera, de clientes, procesos internos y de formación y crecimiento) se le establecieron objetivos estratégicos que permitirán concretar la visión. Se identificaron los factores críticos de éxito, es decir, qué hace falta para alcanzar la misión y qué elementos impactarán de manera más directa a la consecución de los objetivos estratégicos. Luego se desarrollaron los indicadores claves para cada perspectiva, los que permitirán medir el avance de la organización en relación con los objetivos estratégicos de cada perspectiva y de este modo lograr la visión.

In this summary I present my memories on “Improvement of the Operation Management at Socofar´s Distribution Center” Socofar S.A. is a logistic operator, which began in the fifth region of Chile and now already has more than 50 years of experience in pharmaceutical distribution. A great part of the goods that Socofar receives, stores, prepares and distributes are medicines. Since these medicines are very important for people’s health, it’s very important to maintain high standards in client satisfaction and in replenishment frequency. Due to the great amount of transactions that Socofar must process monthly (70.000) it turns difficult to control the operations rigorously. Because of this is that I have studied different methods of management control specially focusing on the examples involving Supply chain logistics and Distribution. Theoretically we can prove that the universal method used is the Balanced Scorecard, which was created by Robert Kaplan, professor from Harvard University and David Norton, from Nolan & Norton. The first thing that was done to develop the Balance Scorecard (BS) was a company diagnose. Several reunions were taken place with the directors and the people in charge of each area so that I could have a detailed idea of how things were done so I could detect possible problems. The Strategic Planning of Socofar`s Operations are the following: (A) Vision Become the largest logistic operator in the pharmaceutical industry along with an excellent service based on key performance indicators that will compromise us with our clients (B) Mission To have an operation focused on our client, based on processes, procedures and systems that together with the professionals that administrate our operations will make a difference. After learning how the company worked, I created the management model. I gave the different perspectives of the model objectives that were finally my strategic objectives that helped define the company’s vision. First of all I identified the factors that were critical for obtaining success, meaning what was needed to reach the Mission and what elements were the ones that would have a direct impact on reaching these strategic goals. After this I developed the key indicators for each perspective, indicators that would be helpful in measuring the progress made towards the strategic goals and this way achieve our companies’ vision.