MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DEL AREA DE MONITOREO DE UN LABORATORIO DE AGUAS CASO APLICADO PARA HIDROLAB S.A.

Abstract

Hidrolab S.A. es un laboratorio de aguas que presta servicios analíticos de laboratorio, monitoreo ambiental y asesorías técnicas. Entre las áreas que permiten el funcionamiento de Hidrolab S.A. se encuentra el área de monitoreo. El área de monitoreo se encarga de la realización del servicio de monitoreo ambiental y de la toma de muestras para ser entregadas en el laboratorio. En la actualidad el área se encuentra produciendo muchos errores que están asociados a la forma de realizar los trabajos. La presente memoria pretende estudiar el comportamiento del área de monitoreo para realizar un mejoramiento de los procesos del área. La metodología de estudio utilizada es la siguiente:1.Análisis de la situación actual.2.Determinar las tareas y actividades más sensibles de los procesos.3.Identificar y analizar las problemáticas y sus posibles soluciones.4.Proponer una mejora a los procesos y su impacto técnico y económico. Durante el desarrollo del estudio se usan herramientas de la gestión de calidad. El análisis global de la empresa es realizado usando la herramienta de metodología DMAIC de la filosofía Seis Sigma, esta herramienta entrega los pasos de estudio necesarios para un análisis enfocado en la calidad. Los pasos secuenciales que dan el nombre a la sigla DMAIC son; Definir, Medir, Analizar, Mejorar (Improveen inglés) y Controlar. Durante los pasos de esta metodología se usan herramientas de la calidad como histogramas, diagramas de flujo, diagramas causa y efecto, diagrama SIPOC, diagramas de Pareto. En una etapa inicial se realizó un levantamiento de los procesos principales del área de monitoreo, determinando el estado actual de los procesos; además de sus responsables, actores, clientes, entradas y salidas generadas. Usando las opiniones de los actores y herramientas de la gestión de calidad (principio de Pareto), se centra el estudio en el proceso de coordinación de trabajos, proceso por el cual se crea la orden de trabajo en el sistema (en adelante OT).Para el área de monitoreo no existen indicadores de control de la gestión. Usando la información existente se crean indicadores de gestión y control. Se miden los indicadores para obtener el nivel de funcionamiento actual. La medición fue realizada con la información existente entre los meses de enero y junio de 2013.Estos indicadores ayudaran a medir el impacto de la o las mejoras que puedan ser aplicadas a los procesos del área. Los indicadores creados para poner medir el nivel de funcionamiento del área son:Diferencia entre fechas de creación y fecha de solicitud de los registros.Diferencia entre fechas de solicitud y planificación de los registros.Diferencia entre fechas de creación y fecha de planificación de los registros.Número de registros que presentan errores en los campos de la dirección. El área en función de su comportamiento no ha cumplido con los requerimientos que pretende la empresa. Se espera que entre la fecha de creación y solicitud de una OT exista una diferencia de al menos 48 horas y en los trabajos ya realizados durante el periodo de estudio el 92,0% tiene fecha de creación y de solicitud iguales. En una OT existe información que hace referencia a la dirección. Esta información se encuentra incompleta o incorrecta en el 42% delos casos, de esta manera, nose entrega información necesaria para realizar un servicio de monitoreo. Como resultado final de la investigación, se llegó a la conclusión que las principales causas que afectan al proceso corresponden a que:Ausencia de metodología clara, definida y estándar para realizar coordinación.Responsable de la coordinación carente de herramientas para llevar a cabo sus funciones de manera eficiente.Herramientas informáticas capaces de realizar más tareas que las que los usuarios conocen y entienden. Una vez analizadas las causas que generan las problemáticas del área, se definen planes de acción correctivos que permitan mejorar el comportamiento del proceso, mejorando, tanto los indicadores como los controles de la gestión. La mejora continua requiere un involucramiento de todos los miembros de la empresa, resulta fundamental lograr el compromiso de los altos mandos y empleados. Se deben dar a conocer las causas de los cambios y los beneficios que estos traerán, logrando involucrar a todos los interesados en el proceso. Una vez implementadas las mejoras, se debe realizar un control de éstas para determinar si realmente se están cumpliendo los objetivos planteados. En el caso que no se estén cumpliendo, se debe buscar la razón y repetir el análisis. Este ejercicio resulta fundamental para lograr la mejora continua.Hidrolab SA is a water laboratory that provides analytical laboratory services, environmental monitoring and technical advice. Among the areas that allow the operation of Hidrolab SA is area monitoring.The area is responsible for monitoring the performance of service environmental monitoring and sampling to be delivered to the laboratory. Today the area is producing many errors that are associated with how to perform the work.This memory tries to study the behavior of the monitoring area for a process improvement area.The study methodology used is as follows:1.Analysis of the current situation.2.Determine the tasks and activities of the most sensitive processes.3.Identify and analyze the problems and possible solutions.4.Suggest improvements to processes and their technical and economic impact.During the course of the study tools used quality management. The overall analysis of the company is conducted using the tool DMAIC methodology of Six Sigma philosophy, this tool provides the steps needed to study analysis focused on quality. The sequential steps that give the name to the acronym DMAIC are; Define, Measure, Analyze, Improve and Control.During the steps of this methodology quality tools as histograms, flow charts, cause and effect diagrams, SIPOC diagram, Pareto charts are used.At an early stage an uprising of the main processes of monitoring area was performed, determining the current state of processes; addition to its makers, stakeholders, customers, inputs and outputs generated. Using the opinions of actors and tools of quality management (the Pareto principle), the study focuses on the process of coordination of work, the process by which the work order in the system (hereafter OT) is created.For the monitoring area there are no indicators of management control. Using existing information management and control indicators are created. Indicators are measured to obtain the current level of functioning. The measurement was done with existing information between January and June 2013. Such indicators help measure the impact of or improvements that can be applied to the process area. The indicators measure created to bring the level of functioning in the areaare:•Difference between dates of creation and date of application for the records. •Difference between dates of application and planning records. •Difference between dates of creation and date of planning records. •Number of records having errors in the address fields.The area in terms of their behavior has not met the requirements sought by the company. It is expected that there is a difference of at least 48 hours between the date of creation and application of OT and the work already carried out during the study period, 92.0% have creation date and the same request.In an OT is information that concerns the address. This information is incomplete or incorrect in 42% of cases, thus no necessary information is delivered to a monitoring service.As a final result of the investigation, it was concluded that the main causes affecting the process are to: •Lack of clearly defined and standard methodology for coordination. •Responsible for coordination lacking tools to perform their duties efficiently. •Software tools capable of performing more tasks that users know and understand.After analyzing the causes of the problems of the area, corrective action plans to improve the behavior of the process, improving both the indicators and management controls are defined.Continuous improvement requires involvement of all members of the company, it is essential to achieve the commitment of senior managers and employees. It should disclose the causes of the changes and the benefits they bring, achieving involve all stakeholders in the process. Once implemented improvements, it must make a control to determine whether they are actually fulfilling the objectives. In case not being met, seek reason and repeat the analysis. This exercise is fundamental to continuous improvement.