MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE CONTRATOS Y FACTURACIÓN A TRAVÉS DEL CONTROL DE GESTIÓN.

Abstract

En el siguiente trabajo se ideará una metodología de control de gestión para la empresa Gtd Telesat, mediante el cual la empresa pueda mejorar sus procesos actuales disminuyendo los errores que se provoquen, además de que, si es necesario, modificar algún proceso que se estime conveniente para mejorar el proceso global. En la actualidad se tienen procesos críticos que provocan pérdidas a la compañía ya que se cometen algunos errores que originan desórdenes en la información y procesos, hasta provocar confusiones y posteriores pérdidas de capital. La empresa mensualmente pacta un promedio de 20 proyectos, y alrededor del 20% (promedio de 4 proyectos) de ellos presentan problemas y errores. En cada proyecto que presenta errores se observan pérdidas de entre $500.000 y $800.000 mensuales que se arrastran como promedio durante los primeros 4 meses. Por lo que las pérdidas ascienden a alrededor de $2.000.000 y $3.200.000 por cada proyecto. Lo que genera pérdidas de alrededor de $24.000.000 y $38.400.000 anuales por estos errores. Lo cual alcanza entre un 1,5% y un 2,1% de la facturación anual de la compañía. Para disminuir y controlar las pérdidas con eficacia se desarrollará un Sistema de Control de Gestión que permita controlar los procesos actuales, analizando y diagnosticándolos para entender las causas que condicionan su comportamiento y luego planificar las acciones de los procesos cambiándoles su enfoque y reorientando las tareas, para así crear mayores beneficios para la compañía. Se realizará un diagnóstico inicial para luego idear una metodología de control que minimice los errores que se están cometiendo. Se utilizará la herramienta llamada Balanced Scorecard, la que permite controlar procesos por medio de indicadores alineados a la estrategia de la compañía. Se escogió como herramienta el Balanced Scorecard porque ayudará en la alineación de la metodología y las mejoras con los objetivos estratégicos de la empresa, además de ayudar a comprometer a todos los trabajadores de la organización con la estrategia de la compañía y los procesos para que se desarrollen óptimamente. Ésta herramienta sirve también para crear ciertos indicadores que nos faciliten el control en el tiempo de la metodología planteada. Luego del análisis anterior se definen los principales elementos del modelo, estableciendo las cuatro perspectivas del BSC (financiera, clientes, procesos internos y aprendizaje y crecimiento) y basándose en estas determinar los objetivos estratégicos que se deben alcanzar para alinearlos con la estrategia de la compañía. 4 Los objetivos se representarán a través de un mapa estratégico, donde se relacionarán según causa-efecto que exista entre ellos. Se definirán también los indicadores de medición para cada objetivo, y a su vez las metas, responsables y períodos de medición. Se desarrollaron 17 indicadores para distintos objetivos estratégicos. Para los indicadores propuestos se desarrolló un sistema de control para poder implementar correctamente el Cuadro de Mando Integral, el cual se controlará mediante la extracción de los datos de las distintas fuentes de información para luego darle un valor a los indicadores y controlar el cumplimiento de ellos. Para lo cual se utilizaron recursos financieros como el sueldo del encargado del BSC además de las capacitaciones que se realizarán a los trabajadores, lo que suma alrededor de 6 millones de pesos al año por ambos.In the following report it will be shown how a methodology of management control was created for the company Gtd Telesat. Through this methodology the company will be able to decrease many types of mistakes and also modify any other process that can improve the global system. Nowadays the company has many critical processes that cause it to lose a lot of money. Monthly Gtd Telesat develops around 20 projects. But the 20% of those 20 projects undergoes a great deal of issues. In each Project that presents a problem, there is a monthly loss of around $500.000 y $800.000 pesos that can be observed during the first four months. The overall loss for each project is around $2.000.000 and $3.200.000 pesos. This problem causes the company to annually lose around $24.000.000 and $38.000.000 pesos. What would annually be between a 1,5% and 2,1% of the company profits. To reduce and control the losses in the most efficient way a system will be developed so that the company can control, analyze and diagnose each process. This will be a way to understand the origin of the problems, create various solutions and develop greater benefits for the company. First of all there will be a thorough analysis of the processes so that a control methodology can be created to lower the mistakes that have been made in the past. The tool that will be used to control the processes is called Balanced Scorecard. This tool will allow to create indicators that will be aligned with the company´s strategy. Balanced Scorecard was chosen because it will help the methodology alignment and the strategic objectives of companies. This will also motivate and align the employees with the methodology so that the processes can be achieved. The chosen tool will help to create indicators that can make the control system easier to supervise. After the previous analysis the primary elements of the model have been defined, establishing the four perspectives of BSC (financial, clients, internal processes and learning, and finally growth), it is based on this criteria so that the company can obtain and determine the specific objectives to align them to the strategy. The objectives will we represented on a strategic map, where they will be linked to each other according to the relationship that exists between them. The indicators of mediation will also be defined for each specific objective, for each goal they want to achieve, the people responsible and mediation periods. Seventeen indicators were created for different objectives. 6 For the following indicators a control system was created so that the Scorecard could be successfully implemented, this will be done by controlling the data extraction from all the different sources so that the indicators can later on have a value and they can be controlled. Financial resources like the BSC managers’ salary and special training for the employees were used to achieve all of this, which cost around 6 million pesos a year.