Optimización de procesos administrativos y gestión de la calidad ISO 9001:2015 en Vicepar Ltda.

Abstract

La presente investigación tiene como propósito evaluar la factibilidad de implementar un sistema de gestión automatizada en los procesos administrativos y de inventario de la Pyme Vicepar Ltda., considerando los lineamientos de la norma ISO 9001:2015. En la actualidad se ha detectado que la empresa enfrenta dificultades asociadas a la falta de automatización en el control de inventarios, el uso de registros manuales y la demora en la emisión de documentos tributarios. La investigación se enmarca dentro de un enfoque según (Hernández Sampieri, Fernández-Collado y Baptista (2022), pp.105-106), cuantitativo ya que permite evaluar mediante indicadores numéricos la eficiencia de los procesos administrativos y de inventario, descriptivo, ya que permite caracterizar y medir variables identificando posibles puntos críticos y oportunidades de mejora para la Pyme, no experimental, esto ya que se estudiaran los procesos en tiempo real, sean administrativos y de bodega sin intervenir directamente en los procesos, considerando como población al personal administrativo de bodega y socios de la empresa. A través del diagnóstico y la aplicación de instrumentos de recolección de datos, junto con entrevistas al personal, se busca identificar los puntos críticos de los procesos actuales y con esto evaluar la viabilidad técnica y económica de un sistema automatizado en su administración basado en los principios de la norma ISO 9001:2015. Se espera que la evaluación de implementar un sistema de gestión automatizada contribuya a mejorar el control de inventario y fortalecer la trazabilidad de los procesos, permitiendo que Vicepar Ltda., avance hacia una gestión administrativa alineada con los principios de calidad, eficiencia y mejora continua.

The purpose of this research is to is to evaluate the feasibility of implementing an automated management system in the administrative and inventory processes of the SME Vicepar Ltda., considering the guidelines of the ISO 9001:2015 standard. Currently, it has been identified that the company faces difficulties associated with the lack of automation in inventory control, the use of manual records, and delays in the issuance of tax documents. The research is framed within a quantitative approach, according to Hernández Sampieri, Fernández-Collado, and Baptista (2022, pp. 105–106), as it allows evaluating the efficiency of administrative and inventory processes through numerical indicators; descriptive, as it enables the characterization and measurement of variables to identify possible critical points and improvement opportunitiesfor the SME; and non-experimental, since the processes—both administrative and warehouse—will be studied in real time without directly intervening in them. The population considered includes the administrative and warehouse staff, as well as the company’s partners. Through diagnostics, data-collection instruments, and staff interviews, the research seeks to identify the critical points of current processes and thereby assess the technical and economic feasibility of implementing an automated management system based on the principles of ISO 9001:2015. It is expected that evaluating the implementation of an automated management system will help improve inventory control and strengthen process traceability, allowing Vicepar Ltda. to move toward administrative management aligned with the principles of quality, efficiency, and continuous improvement.