DIÁGNOSTICO AL PROCESO DE ANÁLISIS DE RANGOS DE PROGRAMACIÓN Y COSTOS EN LA VICEPRESIDENCIA DE PROYECTOS DE BHP MINERALS AMERICA. PROPUESTAS DE MEJORA PARA UN MÉTODO INTEGRADO A TRAVÉS DE UN CASO APLICADO.

Abstract

Esta memoria tuvo el objetivo de realizar un diagnóstico y elaborar propuestas de mejora al proceso existente de análisis de rango de costos y programa (SCRA) de la Vice-Presidencia de Proyectos Minerals America de BHP. La hipótesis inicial de la investigación, que surgió a partir de conversaciones con participantes de los talleres de rango, sostenía que el equipo de liderazgo ha perdido confianza en el método de rangos como herramienta de predictibilidad de costos y duración de los proyectos en la empresa. Dado esto, la revisión bibliográfica se enmarcó en primera instancia, en las métodos y mejores prácticas de la gestión de riesgos en proyectos. Luego se realizó una revisión de la teoría detrás de las dinámicas de grupo, ya que esta constituye la base de del método actual en BHP para capturar los rangos en los talleres. En particular, se revisaron las herramientas de gestión de audiencias y se profundizó en la teoría de la personalidad. Sin embargo, al avanzar en el diagnóstico, esta hipótesis inicial fue reformulándose dado que tanto la investigación cuantitativa y la investigación cualitativa fueron entregando evidencia de que el sesgo no sólo estaba en el método del taller, sino que abarcaba todo el proceso de análisis de rangos. Por un lado, la investigación cuantitativa confirmó con métodos de simulación en Monte Carlo, que el método integrado de análisis cuantitativo de riesgos es capaz de modelar de forma más precisa escenarios de riesgo. El análisis de confiabilidad conjunta de la segunda simulación, que se basó en el proyecto de Escondida Water Supply Expansión, recientemente completado en enero de 2020. Los resultados para el estimado de costos fueron concluyentes y demostraron que, comparativamente, la predictibilidad del método integrado fue 38% mayor que usando el método no integrado. El análisis comparativo para las fechas de término del proyecto, no fueron tan concluyentes. Los resultados de la simulación integrada entregaron, comparativamente fechas de término del proyecto muy cercanas a las del caso base. No obstante, se pudo demostrar a través del gráfico tornado las ventajas del método integrado versus el método actual. Se pudo evidenciar, por ejemplo, que, usando el método integrado, actividades del programa del proyecto se convierten en drivers de riesgo de costos del proyecto, lo que enriquece y precisa el análisis cuantitativo. Este análisis es no es factible con el proceso actual y en consecuencia es un punto a favor del método integrado. Por otro lado, la investigación cualitativa del diagnóstico, entregó valiosa evidencia del proceso de SCRA que la investigación cuantitativa por medio de las simulaciones no fue capaz de capturar. Cada una de las seis entrevistas a los realizadas a los stakeholders del proceso SCRA durante la fase de diagnóstico, fueron clave para acotar el problema definitivo de investigación y encontrar sus causas. Se reformuló el problema al sesgo en el cálculo de la contingencia del proyecto, que es el resultado final del proceso de SCRA. El problema del sesgo nace en distintos pasos del proceso y no está únicamente acotado al taller de rangos. El taller de rangos, pasa con esto, a ser una sola dimensión en las causas del problema. Las entrevistas permitieron encontrar una dimensión relevante en el problema: las personas involucradas en el proceso. Se identificó en las entrevistas un grupo de usuarios del proceso que no veían valor en cambiar el método actual y otro grupo que si lo veía. Esta situación de divergencia con respecto al valor de un nuevo método, es una de las principales causas al problema y denotó la necesidad de usar herramientas de cambio organizacional para implementar mejoras de forma exitosa. Las propuestas de mejora elaboradas en esta memoria, son soluciones que responden a cada una de las causas del problema. Se encontraron 18 potenciales mejoras para solucionar el problema, sin embargo, luego de un proceso de priorización, se desarrollaron en profundidad sólo algunas de ellas. Le propuesta más importante presentada, es sin duda, la implementación del análisis de confiabilidad conjunta (JCL), que es la piedra angular del método integrado. La implementación del análisis JCL requiere seis cambios estructurales en el proceso actual de SCRA. Entre ellos requiere la separación del taller de rangos en un pre-taller para identificar riesgos del proyecto y vincularlos un modelo integrado de riesgo de costos y programa. Además, se requiere desarrollar e implementar una nueva herramienta para evaluar cada riesgo del proyecto identificados en el pre-taller, y que permita analizar los impactos, por medio del método de rangos, forma simultánea para el programa y costos. El desarrollo de esta última herramienta pertenece al grupo de las mejoras prioritarias. El cambio organizacional, que como se mencionó anteriormente, es un elemento clave en el éxito para la implementación del nuevo proceso, por lo que se desarrolló una estrategia que incluye, entre otras cosas, los indicadores de desempeño para medir el éxito de implementación del nuevo método y propuestas de mejora. Por último, se presenta al final de esta memoria, las recomendaciones a la empresa. Se recomienda a la empresa implementar las propuestas de mejora que quedaron fuera del alcance de este trabajo. En esta sección se hace una breve descripción de cada una de las ideas para que puedan ser desarrolladas a futuro.