MEJORAMIENTO Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS OPERACIONALES: PROPUESTA APLICADA A UN ESTUDIO DE CASO DENTRO DE LA INDUSTRIA ELÉCTRICA.

Abstract

¿Es posible mejorar las condiciones de vida, facilitar las labores cotidianas, mejorar los procesos de producción, además de ser competitivos y generar mayor riqueza a través de una jornada efectiva? Existen empresas de gran tamaño que pueden lograr lo mencionado anteriormente a través de distintas herramientas, como por ejemplo, los sistemas tecnológicos de la información que obtienen excelentes grados de productividad, esto a la mano de automatizaciones y correcta gestión de recursos, pero aún existen empresas que están retrasadas en estos términos. El estudio se realizará en la industria de la energía en Chile, la cual está principalmente compuesta por generación, transmisión y distribución del suministro eléctrico, estas actividades son desarrolladas por empresas que son controladas en su totalidad por capitales privados, mientras que el Estado sólo ejerce funciones de regulación, fiscalización y planificación. El análisis se realiza en una empresa activa en el mercado de distribución de energía, más específicamente en el área de cobranza, donde el problema esencial es la falta de manejo de la data existente dentro de una gran empresa, cayendo en el manejo manual, iterativo y extenso, provocando un mal uso de recursos humanos en momentos esenciales como, por ejemplo, al responder a las metas impuestas. Para ello se define una propuesta de mejora al proceso de cobranza y regularización de deuda de una empresa distribuidora de energía, mediante el levantamiento del proceso completo y el análisis de costo/beneficio, con el fin de disminuir el uso de recursos humanos en los procesos productivos. Los beneficios de generar la propuesta, impulsan la mejora continua y elimina las mudas de los procesos de cobranza, además disminuir horas hombres o recursos humanos. Los ingresos se definen como los costos del proceso de cobranza sin mejora anualizado, es decir es el ahorro de realizar el proceso de cobranza, y los costos son los costos proyectados del proceso de cobranza luego de implementada la mejora. Finalmente los flujos durante los 2 años de horizonte del proyecto, están alrededor de la suma de $23MM cada año del proyecto, además de acuerdo a los requerimientos propuestos en el modelo de mejora y rediseño del proceso se estima que la inversión del proyecto es de $26MM. Según los indicadores de rentabilidad económica, y los cálculos apropiados, se comprueba que el proyecto es rentable y es una buena decisión para invertir, ya que el VAN es positivo y con un valor aproximado de $13MM. Además hay que considerar que las empresas de distribución eléctrica tienen una tasa de descuento del 10 %, y al calcular la TIR del proyecto, se obtiene una TIR de 46,01% mayor a la definida por CNE, lo que permite ratificar que es recomendable realizar la inversión de la mejora. El punto de equilibrio o payback es de 16 meses o 1,33 años, lo que permite concluir que el proyecto se paga dentro del plazo de análisis de dos años. Finalmente, para obtener un mayor beneficio es necesario recomendar puntos relevantes, el primero consiste en utilizar una metodología específica y usada en proyectos informáticos, la metodología agile, que tiene un enfoque flexible, se trabaja en subetapas y en cada etapa se evalúa un producto funcional. Además, es importante considerar la preparación de los usuarios, asimismo la creación de manuales de los procedimientos dentro de cobranza, llevar un control y registro de las actividades. De igual forma, es necesario que la unidad de cobranza y regularización vea y controle los procesos, las actividades y responsabilidades de cada miembro, para luego enfocarse en otros proyectos, con el fin de seguir en una mejora continua.