Mejorar la gestión con los proveedores en la contratación y ejecución de servicios, para mejorar la productividad . Caso aplicado Radomiro Tomic, CODELCO.

Abstract

El estudio desarrollado está abocado a obtener información que permita generar valor en consideración de la visión estratégica de la división Radomiro Tomic al 2017. En función de ello es relevante identificar que variables en el proceso de contratación y ejecución de servicios que están provocando que las empresas colaboradoras no puedan entregar un mayor valor en el servicio que desempeñan, esto es relevante considerando la cantidad de servicios externalizados en la división. En primera instancia la identificación de estos factores que generan problemáticas permitirá dar paso a la generación de propuestas de mejora para la división. La metodología utilizada que permitirá conseguir esto es DMAIC de Seis Sigma. Al comenzar con ella el primer paso asociado a Definir abarca la definición de las problemáticas existentes, lograr ello el primer paso fue realizar el levantamiento de los procesos mediante el estudio de diversa documentación utilizada en los procesos. De forma posterior para comenzar el levantamiento de información relevante para el estudio se generó un cuestionario de formato abierto dirigido a las empresas colaboradoras del segmento de contratos seleccionado para poder medir el grado de satisfacción, identificar lo más valorado, entre otros objetivos. Con el resultado de este se determinó el grado de satisfacción en la contratación (proceso de licitación) y la ejecución del servicio con un buen nivel de respuestas registradas. Como resultado se obtiene un buen grado de satisfacción, pero se rescata una serie de respuestas que fueron tabuladas para conformar los factores críticos determinados por las empresas colaboradoras del segmento seleccionado. De forma posterior a esta determinación de los factores más críticos es relevante saber qué importancia relativa tienen estos factores para los colaboradores, esto permite dar paso a la segunda fase de la metodología Medir. En esta etapa se priorizan los datos de entrada, para lograr esta priorización en los factores críticos identificados con el cuestionario anterior se lleva a cabo un nuevo cuestionario de ponderación y selección, con él se identifica una seria de factores para contratación como ejecución del servicio. Con la priorización de los factores más críticos clarificada mediante la selección registrada de las empresas. Para complementar la información, se realizaron algunas entrevistas en profundidad adicionando el benchmark en ellas, para poder extraer alternativas que puedan existir en otras de las empresas con quienes trabaja este grupo de empresas del segmento en estudio que fueron seleccionadas en función de dos variables relevantes, el monto autorizado para el contrato y la dotación asociada a él. El resultado de esta entrevista busca validar o refutar los factores priorizados y además el análisis de propuestas que salgan de las empresas entrevistadas. Este análisis da paso a la fase de Analizar de la metodología en donde se evaluarán las alternativas con un respaldo cuantitativo. De esta evaluación las propuestas que se pudieron cuantificar permiten llevar la siguiente fase de la metodología de Mejorar, asociada a la creación de propuestas en función a las evaluaciones realizadas, finalmente propone: (1) Aplicar un reajuste de los salarios a través de IR en vez del IPC comparando los costos de cambio económicos calculados en el estudio para ser contrastado con el costo de ingreso de nuevos trabajadores para la empresa colaboradora además y siendo las variables más importantes la cantidad de semanas en que no estarán presente los nuevos trabajadores a raíz de los tramites de ingreso que deben hacer y la eficiencia con que operaran hasta llegar a la óptima con la cantidad de semanas asociada. Con el contraste de estos costos no existen problemas para tomar una decisión de adhesión. (2) Con el uso de pólizas de garantía el beneficio económico es evidente, en el ejemplo realizado llega a un 64% más económico respaldando el aspecto cuantitativo, en lo cualitativo se señalan beneficios para las empresas colaboradoras como no constituir endeudamiento en sistema financiero, no copar capacidad de crédito, entre otras. (3) Para la contratación de seguros para todos los trabajadores de la división (propios y de empresas colaboradoras) el aspecto cualitativo no se lleva a cabo por no contar con la información prometida por la empresa EAV corredora de seguros. A raíz de esto se propone desarrollar un plan con categorización en función de la naturaleza del servicio (riesgo asociado de la actividad) y la cantidad de trabajadores para determinar un valor. Este plan puede ser licitado, permitiendo recepcionar y ver distintas opciones. (4) Respecto a la adición de un índice para reajustar el costo del combustible o que la división se haga cargo de este costo, se determina que en función de la evaluación económica realizada en el contrato utilizado en el ejemplo de $114.511.897 millones de ahorro o beneficio, esta decisión se aplicara a los contratos en donde el consumo de combustible represente una cifra importante, lo que estará determinado por el porcentaje que represente en costos para el contrato. Para los mayores de un 8% se aplicará esta medida. (5) La falta de planificación que demandan un pronto inicio o por el incumplimiento en los plazos de adjudicación que contribuyen a una menor holgura para poner en operación un servicio licitado (pronto inicio) en los contratos que demandan un uso de maquinaria como el utilizado en el ejemplo arrastran un elevado costo asociado, que este caso es de $33.811.170. Ante ello se debe poner atención a los servicios con renovación después de un periodo, ya que en ellos es fácil de solucionar aplazando la salida de la empresa ejecutante hasta que la nueva empresa adjudicada cuente con su propia maquinaria por efectos de espera por la compra. (6) Finalmente respecto a la flexibilización de las charlas de inducción debido a que solo se realizan los días martes de cada semana y con cupos limitados, es necesario cuantificar los costos de detención diarios de un contrato, en específico el utilizado en el ejemplo el costo asciende a $3.550.000, y considerando que eventualmente puede haber más de un contrato y que puede ser por más de un día, lo que aumentaría estos costos, el ingreso de un charlista con mayor disponibilidad para asistir a las mismas empresas o realizarlas en la división pero con una mayor cantidad de días tendrá un costo mucho menor al calculado de forma mensual. Con estas decisiones se da término al estudio que permitirá lograr beneficios comprobados en el aspecto cuantitativo.