Desarrollo de un sistema de gestión integrado para el área de operaciones comerciales en la campaña de vacunación contra la influenza, un enfoque aplicado para Novasalud

Abstract

El sistema de gestión integrado desarrollado para el área de operaciones comerciales en la unidad de negocio de la campaña de vacunación contra la influenza en Novasalud, filial farmacéutica de Abbott en Chile, tiene como objetivo principal optimizar y automatizar los procesos existentes. A través de un análisis exhaustivo del flujo de la campaña, se identificaron áreas de mejora y oportunidades para la optimización y automatización de tareas, con el fin de reducir tiempos, recursos humanos y el uso de documentos físicos, utilizando técnicas como el análisis de valor agregado, análisis de residuos y la metodología lean para minimizar el desperdicio y maximizar la eficiencia. En una primera etapa, se sustituyó el uso de Excel como base de datos por una plataforma de información compartida dentro de la organización, como SharePoint. Para la automatización de los procesos, se implementó Power Automate, conectado a formularios de Microsoft Forms, lo que proporcionó una interfaz sencilla de manejar para los miembros del equipo. Posteriormente, se desplegaron aplicaciones de PowerApps para almacenar información de manera estructurada y ofrecer funcionalidades específicas a cada actor dentro del proceso encapsulado en cada aplicación desarrollada. Sin embargo, finalmente se llevó a cabo el desarrollo de una aplicación general, donde cada actor se registrará con su rol para evitar la duplicidad de los registros y disminuir el margen de error en el traspaso de información. Esto ha permitido generar visualizaciones a través de Power BI, descargar informes rápidamente y gestionar la información de manera inmediata en todo el proceso de la campaña de vacunación para apoyar la toma de decisiones dentro de la organización. Este enfoque ha mejorado los tiempos de respuesta de los ejecutivos comerciales hacia los clientes, permitiéndoles dedicar más tiempo a la captación de nuevos clientes. Además, ha simplificado la gestión del inventario de dosis y el reclutamiento de profesionales, como enfermeras universitarias y técnicos en enfermería, así como el seguimiento completo de la situación de cada cliente dentro de la campaña, incluyendo las dosis requeridas, los puntos de vacunación asignados y los profesionales involucrados, entre otras actividades relacionadas a la campaña de vacunación.