Diseño de una metodología para la gestión del efectivo

Abstract

Más de una vez se ha escuchado que las pequeñas empresas tienen gran riesgo de cierre los primeros años de actividad comercial. Pudiéndose encontrar documentos como el publicado por el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo, “Dinámica Empresarial: Brechas regionales y sectoriales de las pymes de Chile” que dicta que un 15,2% de las microempresas muere al primer año de vida, un 14,8% muere al segundo y 9,4% al tercer año. Por otro lado, se tiene que, según un estudio de la Asociación de Emprendedores de Chile, el 57,4% de los motivos de quiebra de las pequeñas empresas en el año 2018 y el 55,8% en el año 2016, fueron debido a los siguientes motivos: 17,4% por mala administración. 13,8% por falta de capital de trabajo. 13,1% por problemas para conseguir financiamiento. Estos datos desafortunados, abren la posibilidad de buscar soluciones de ordenamiento financiero y administrativo (gestión de cobranza, gestión de pagos, toma de decisiones financieras) para las pequeñas empresas, que encajen con la naturaleza de ellas mismas, considerando la escasez de tiempo de los pequeños empresarios, la gran escasez de recursos financieros, y la gran cantidad de tiempo que es necesario dedicar a los procesos productivos y de innovación de estas mismas, es por ello que se ofrece una metodología que sirva de apoyo a la administración, la que puede facilitar la entrega de información financiera, que pueda servir para la estrategia empresarial y para la generación de confianza hacia las entidades financieras, esto da pie a incursionar en formas más simples para la obtención de financiamiento para las pequeñas empresas. Esta metodología se trata de gestionar el efectivo a través de conciliaciones de los movimientos bancarios con su respectivo documento de respaldo legal que se genera a través del Servicio de Impuestos Internos. Cuando se consolida una conciliación entre un movimiento bancario con su factura de compra, por ejemplo, se puede ver que dicha factura se encuentra pagada, con una fecha de pago respectiva, y se evita además realizar dobles pagos, disminuyendo pérdidas de tiempo en revisar qué cuentas están pagadas o si es que hay que gestionar una devolución por malos pagos; en resumen, evitar perder mucho tiempo por situaciones que no agregan valor al servicio brindado por la empresa como los pagos dobles o los enredos transaccionales con los distintos proveedores de una organización. La metodología que se desarrolla tiene un enfoque de gestión estratégica, concentrándose en los procesos específicos que requiere una PYME, para desarrollar sus actividades de manera correcta, cumplir sus metas y realizar una administración que le dé soporte importante a la búsqueda de obtención de permanencia en el tiempo. Esto facilita la generación de informes para las cuentas por cobrar, cuentas por pagar, asignaciones de fondos, entre otros, simplificando la generación de información que se obtiene normalmente de informes contables y que se realizan con métodos especializados y que requieren mayor esfuerzo para los pequeños empresarios. El presente trabajo describe los pasos para llevar dicha metodología y recomienda que la utilización de tecnología facilita aún más la gestión de efectivo, la que requiere otro espacio de trabajo para su creación. Esta metodología logra que la empresa centralice sus procesos administrativos en una sola plataforma, donde puede tener control de sus movimientos de efectivo, puede entregar acceso a pequeños empresarios a herramientas administrativas que sean capaz de disminuir la probabilidad de quiebra ya que un porcentaje no despreciable muere por motivos financieros y administrativos, el 5,6% del total de emprendedores es el porcentaje que están en riesgo, aproximación generada por los datos entregados por SERCOTEC en el 2013, de empresas de las que se puede afirmar que tienen futuro, ya que el 40% de emprendedores en Chile creen factible contratar al menos a cinco personas cada año, lo que denota potencial de crecimiento pero ese 5,6% tienen mala o descuidada administración.