Mejora continua enfoque en gestión por procesos Caso aplicado: emrpesa de transporte de valores.

Abstract

El trabajo realizado tiene por objetivo realizar una propuesta de planes de acción que permitan el mejoramiento continuo de los procesos asociados al servicio de transporte de valores, con un enfoque en Gestión por Procesos, con la finalidad de estandarizar actividades y hacerlas más eficientes y eficaces, Realizar un diagnóstico de la situación actual de los procedimientos operativos para el proceso de transporte de valores. Esto se llevará a cabo cumpliendo una serie de objetivos de carácter más específicos que consisten en definir métricas (unidades de medida) e indicadores de gestión y las metas que los procesos deben alcanzar respecto a los indicadores antes mencionados, identificar cuáles son los orígenes y causas de las problemáticas identificadas que serán traducidas en oportunidades de mejora y así definir las acciones que mitiguen el problema y reviertan la situación a una más favorable y estimar nivel de impacto (económico, cultural y funcional) de la mejora propuesta. Lo anteriormente mencionado es válido para una Empresa Transnacional de Transporte de Valores, que cuenta con operaciones en Chile, que cuenta como elemento “clave” su línea de negocios asociada al transporte de valores urbano (Dentro de la Región Metropolitana). El análisis se realizó para los procesos asociados a las actividades de nivel operativo, excluyendo los aspectos asociados a Gestión Comercial y Gestión de Finanzas. La metodología utilizada tiene como principales elementos el Levantamiento de Procesos y un posterior Proceso de Mejora basado en el ciclo PDCA. Los fundamentos de carácter teórico fueron revisados asociando los conceptos a sus respectivas épocas de origen con sus principales exponentes, obras publicadas, escuelas de desarrollo y tendencias para ofrecer al lector una visión más transversal en términos de escala temporal y conceptual. Al finalizar este trabajo se logra contar con una perspectiva integral del funcionamiento operativo de la organización por medio de sus procesos debidamente identificados y clasificados permitiendo identificar cual es el proceso clave en el que se debe aplicar un proceso de mejora que en este caso corresponde al proceso identificado como “Despachar Ruta”. La principal problemática detectada en el proceso seleccionado tiene relación con el atraso en el despacho o salidas de las rutas programadas para efectuar el servicio de transporte de valores, que cuenta con la agravante de ser deliberado debido a la débil normativa existente y a la ineficiencia de los sistemas de información en los puntos de control por lo que la capacidad de gestión se ve minimizada. Evidencia de esto es que los atrasos en el despacho de las rutas de los camiones blindados bordean los 30 minutos y representan alrededor del 50% de las atenciones programadas. El plan de acción propuesto establece la necesidad de elaborar procedimientos operativos formales con su respectiva priorización, aprobación y difusión además de una integración de los sistemas de información tecnológicos de manera de potenciarlos como herramientas de gestión. Esta propuesta de mejora implicará que los atrasos en el despacho de las atenciones programadas (Rutas) disminuyan en un 50% de lo actualmente registrado y que el tiempo de ciclo del proceso disminuya de 90 minutos a 60 minutos. El impacto económico de este plan de acción se traduce en un ahorro de costos asociados a las horas hombre que implica la reducción del tiempo de ciclo del proceso seleccionado para la mejora. Se estima que el monto ahorrado producto de la propuesta de mejora será del orden de los $28.215.000 al año lo que representa un 17% del costo anual incurrido en el proceso seleccionado por concepto de “Horas Hombre” empleadas. La implementación de las mejoras y el control de gestión del cumplimiento de lo planteado queda a nivel de propuesta y de esta forma garantizar la mejora continua en la organización y así alcanzar la eficiencia operativa buscada.