Propuesta de rediseño de procesos para el área de donaciones del departamento de vinculación con el medio de una universidad

Abstract

El presente trabajo se centra en el rediseño de procesos del área de Donaciones del Departamento de Vinculación con el Medio de la Universidad ERRES (nombre ficticio utilizadopara resguardar la confidencialidad de la institución), abordando las etapas previas a su implementación. Esta área cumple un rol fundamental en la captación de recursos destinados íntegramentea becas estudiantiles, alineándose con la visión de su fundador de “ir en ayuda del desvalido meritorio”. Sin embargo, en los últimos años, se ha observado una disminución de las donaciones, cuya causa raíz radica en el nulo análisis de datos y escaso seguimiento y monitoreo de diversos factores, evidenciándose la falta de conciencia acerca del valor de la información en la toma de decisiones estratégicas. Para contrarrestar este problema, se diseñó e implementó una metodología de rediseño de procesos orientada a optimizar los flujos de trabajo, centralizar la información y definir indicadores clave de desempeño (KPIs). Entre las principales iniciativas destacan: *Estandarización de procesos: Optimización de los flujos de trabajo y creación de bases de datos centralizadas para mejorar la calidad y disponibilidad de la información. *Definición de KPIs estratégicos: Creación de métricas como la tasa de retención de donantes, el monto promedio por donante y la tasa de recaptura, fundamentales para evaluar el desempeño y respaldar la toma de decisiones basada en evidencia. *Automatización del análisis de datos: Integración de plataformas como Power BI para generar reportes en tiempo real, facilitando el monitoreo continuo y la gestión basada en datos. *Implementación de un sistema CRM: Uso de un CRM para administrar las bases de datos que provienen de distintos flujos, así como para gestionar y optimizar campañas de donación. Los cambios propuestos proyectan un incremento del 8,7%en las donaciones totales, una reducción significativa en la carga operativa y un aumento en la fidelización de los donantes. Para mitigar la resistencia al cambio, se han establecido estrategias basadas en la sensibilización del personal, la capacitación técnica y un liderazgo plenamente alineado con los objetivos estratégicos del área. En conclusión, este plan de mejora no solo optimiza los procesos del área de Donaciones, sino que también refuerza la sostenibilidad financiera de la Universidad ERRES, asegurando la continuidad de las becas para estudiantes meritorios y consolidando su misión social con un impacto positivo en la comunidad universitaria.