Optimización del proceso de ventas mediante el uso de tecnologías de la información

Abstract

El presente proyecto de título nació originalmente con la idea de proponer a la empresa medidas para resolver la problemática de las áreas de Picking y Despacho. Esta problemática consistía básicamente en una carga de trabajo irregular durante los turnos de Picking, es decir, capacidad ociosa en ciertos momentos de la jornada y sobredemanda de mano de obra durante los horarios de cierre de recepción de pedidos principalmente, retrasando los horarios de las salidas de camiones en Despacho. Inicialmente, la empresa intentó abordar esta ineficiencia mediante la implementación de medidas de control en la gestión del proceso de ventas, etapa que alimenta la actividad de las áreas antes mencionadas, siendo estas medidas básicamente correctivas y de control. En el transcurso del presente trabajo, se pudo determinar que estas medidas estaban siendo infructuosas dado que existía una variable no contemplada en ellas, que era el correcto funcionamiento de los equipos de apoyo a la venta en terreno. Es así, como la primera propuesta de mejora del presente trabajo se enfocó en la renovación de la actual tecnología de captura de notas de pedido, por equipos capaces, no tan sólo de responder de mejor manera a las condiciones de trabajo en terreno, sino también capaces de enviar en línea la información recolectada, resolviéndose, por sí solo, el problema del envío oportuno de la información a Picking, al tiempo que permiten generar ahorros en costos operativos para la empresa. En el proceso de búsqueda del equipo, se pudo vislumbrar que las nuevas tecnologías disponibles en el mercado presentan una serie de ventajas, las cuales, por desconocimiento, estaban siendo desaprovechadas por la empresa. A raíz de esto, los objetivos del presente proyecto fueron evolucionando hacia de qué forma la empresa podría aprovechar de mejor manera estas nuevas tecnologías, tanto para resolver el problema de las áreas de Picking y Despacho, como para potenciar el área comercial de la empresa con una serie de mejoras que se detallan en el presente proyecto. Durante el desarrollo de esta memoria, se puso en marcha la primera propuesta, a modo de prueba, reemplazando la tecnología de captura de datos en 2 de las oficinas de Santiago con que cuenta la empresa. Los resultados observados fueron favorables para dichas oficinas, consiguiendo regular la carga de trabajo en el área de Picking durante los horarios de preparación de pedidos para dicho sector. Del mismo modo, se logró dar mejor cumplimiento a los horarios de salida de camiones lo que se vio reflejado en una disminución de un 44,3% en el número de no conformidades en la recepción de pedidos por entregas fuera de plazo en el área de Santiago. Por otro lado, esta renovación de tecnología ha significado para la empresa abrirse ante la posibilidad de fortalecer y potenciar el Área Comercial. Es así, como en segunda instancia, en el presente trabajo se propone a la empresa la elaboración de un nuevo Sistema de Gestión de Ventas, soportado por esta nueva tecnología, el que permitirá a la fuerza de ventas de terreno contar con información en línea actualizada de las distintas variables que influyen en una eficiente gestión de ventas. Esta segunda propuesta invita a la empresa a dar el primer paso para aprovechar estas nuevas tecnologías, potenciando la comunicación, elemento esencial para una buena gestión.