APLICACIÓN DEL ENFOQUE BPM EN EL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PERTENECIENTE A LA COMPAÑÍA MINERA DOÑA INÉS DE COLLAHUASI

Abstract

La presente memoria pretende dar a conocer una metodología de mejora aplicando el enfoque de BPM (Bussines Process Management) sobre el proceso de gestión documental de la Compaía Minera Doa Inés de Collahuasi. Para ello se divide la aplicación en las etapas de; Identificación del proceso, donde se utilizan la matriz de descubrimiento, el diagrama SIPOC, y la matriz RACI; Definición de métricas donde se aplica el método GQM (Goal-Question-Metrics); Diagrama BPMN donde se utiliza esta notación para los procesos de negocio; Evaluación de madurez, que permite medir la sustentabilidad del proceso, entendiéndose como la capacidad mantener un buen desempeo a lo largo del tiempo; Detección de oportunidades de mejora, donde por medio de la filosofía ?lean? busca detectar las oportunidades del proceso. Respecto de la sustentabilidad del proceso, se recomienda: 1. Identificar las necesidades de los usuarios respecto al sistema y habilitar las funcionalidades del software en apoyo al proceso, capacitando a los usuarios en el uso de ellas. 2. Explicitar el sistema de incentivos, de manera que este se encuentre claramente definido. 3. Trabajar en conjunto con el proveedor del sistema en indicadores que apoyen la gestión del proceso, en función de las metas identificadas por los usuarios y dueos del proceso. 4. Comunicar los indicadores, de manera que sean conocidos y gestionados por todos los responsables de la ejecución del proceso. Respecto del desempeo del proceso, se detecta como oportunidad de mejora: 1. Integrar al área de Operaciones al proceso DM, ya que no está cargando archivos al sistema. 2. Unificar la documentación existente en una única biblioteca DM. 3. Aprovechar las capacidades del sistema para automatizar las acciones que así lo permiten, y establecer indicadores asociados ellas. 4. Integrar a los contratistas al sistema, dando las herramientas para que trabajen sobre DM, y que la revisión de documentos se realice en este sistema. 5. Estudiar los procesos que se ejecutan de manera paralela al DM, buscando integrarlos al sistema y reducirlos o eliminarlos. Keyword: BPM, Business Process Management, Workflow, Gestión de Procesos de Negocio, Gestión documental, Gestión de documentos, Documental Manager, Lean, BPMN.