Diagnóstico, proyecto de actualización y propuestas de mejora para el sistema de gestión de la calidad en empresa de ingeniería estructural, basado en el modelo de la Norma ISO 9001:2015. Caso aplicado: Ogup & asociados ingeniería estructural.

Abstract

Se realiza el estudio de caso de la adecuación del Sistema de gestión de la calidad de la empresa OGUP & Asociados Ingeniería Estructural SpA, a los requerimientos de la norma ISO 9001:2015. OGUP es una empresa chilena especialista en el diseño de estructuras, que se desarrolla en el sector de la infraestructura de transporte, principalmente en los subsectores de la infraestructura vial e infraestructura ferroviaria (puentes y estructuras viales). Desde el año 2005, ha establecido, implementado, mantenido y mejorado un sistema de gestión de la calidad conforme a los requisitos establecidos en la norma ISO 9001, inicialmente bajo la versión 2000 de la norma (ISO 9001:2000). En el año 2008, se realiza la actualización del Sistema de gestión de la Calidad, ahora bajo los requisitos de la nueva versión ISO 9001:2008, recertificando su SGC y manteniéndolo por periodos consecutivos hasta noviembre del año 2017, fecha en la cual OGUP decidió no renovar su certificación ISO 9001 y mantener su sistema bajo el modelo 2008. La decisión de no renovar la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad, se tomo principalmente por la necesidad de reducir sus costos en el periodo 2017, producto de las complicaciones que venía sobrellevando la compañía a raíz de la desaceleración de la industria en el sector de la ingeniería de consulta. A pesar del mal año 2017, los socios de la compañía, convencidos de la importancia de mantener vigente el Sistema de Gestión de la Calidad, deciden destinar los recursos necesarios para actualizarlo y certificarlo durante el periodo 2018. El trabajo de adecuación del Sistema de Gestión de la Calidad de OGUP a los nuevos requisitos normativos, objeto de este estudio, se subdivide en tres fases. FASE 1: La primera fase consiste en relizar un Diagnostico de la situacion actual del Sistema de Gestion de la Calidad vigente, bajo la version 2008 de la norma ISO 9001. En esta fase, se determina el alcance del Sistema, el cual queda definido del modo siguiente: REALIZACION DE PROYECTOS ESTRUCTURALES EN EDIFICACIÓN, INFRAESTRUCTURA (PUENTES VIALES Y FERROVIARIOS, PASARELAS PEATONALES), INDUSTRIA Y MINERÍA. ASISTENCIA TÉCNICA Y ASESORAMIENTOS DURANTE LA CONSTRUCCIÓN DE PROYECTOS ESTRUCTURALES. REVISIÓN, VERIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS ESTRUCTURALES. MANTENIMIENTO DE ESTRUCTURAS EXISTENTES. TRABAJOS A REALIZAR EN OFICINAS DE OGUP. El alcance definido, debido a las caracteristicas del servicio prestado por la empresa, presenta las siguientes exclusiones, segun los requisitos de la version 2008 de la norma ISO 9001. Estas exclusiones son: 7.3 Diseno y Desarrollo; 7.5.2 Validacion de los procesos de la producción y de Prestacion del Servicio y 7.6 Control de los equipos de seguimiento y Medicion. Se realiza una revision de la Politica de Calidad, de los Objetivos de Calidad y su alineamiento para cumplir con la Politica de Calidad, y de los procesos involucrados (procesos generales y Operativos) y como estos se interrelacionan (mapa de procesos), para luego analizar como el Sistema de Gestion de la Calidad vigente cumple cada uno de los requisitos de la norma ISO 9001, en su version 2008. Se realiza tambien un analisis de los indicadores de gestion por cada procedimiento y su grado de cumplimiento. Esta primera fase culmina con un estudio de brechas entre el Sistema de Gestion de la Calidad actual, versus los nuevos requisitos de la norma ISO 9001:2015. Este ultimo análisis permite orientar el trabajo de adecuacion del nuevo Sistema de Gestion de la Calidad. En esta primera fase, se concluye que para cumplir con los nuevos requisitos normativos, es necesario desarrollar los siguientes temas: - Definir el contexto de la Organizacion a nivel interno y externo. - Definir las partes interesadas segun el contexto de la empresa anteriormente analizado. - Realizar una evaluacion y tratamiento de los riesgos asociados a amenzas y oportunidades, derivadas del analis del contexto de la organizacion. - Actualizar toda la documentacion necesaria sobre la base de los nuevos requisitos de la norma ISO 9001:2015. FASE 2: Esta fase se denomina “Proyecto de Actualizacion”, y trata sobre el trabajo a desarrollar a partir del estudio de brechas realizado en la Fase 1 anterior. Para el analisis del contexto de la organizacion, se utilizo la metodologia establecida por la herramienta FODA. Se determinan las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, que sirven como base para identificar las partes interesadas y sus necesidades y expectativas respecto a los servicios prestados por OGUP. Para este proceso, se necesito la colaboracion de todos aquellos integrantes de la compania con profundos conocimientos de la misma y del sector en que se desenvuelve (Consejo de Calidad, Jefes de Equipo y Duenos de Proceso). Con el resultado obtenido del analisis FODA y de las partes interesadas y sus expectativas, se procede a realizar el analisis de Riesgos y Oportunidades en el contexto de la organizacion. Este analisis se apoyo en una de las metodologias establecidas por la norma ISO 31010, la cual consiste en determinar las consecuencias y sus probabilidades para cada uno de los sucesos de riesgo identificados. Para los Riesgos y Oportunidades identificados y valorizados con calificacion alta, se establecen las acciones necesarias para abordarlos y planificar su mitigacion en el caso de los Riesgos, o potenciarlos en el caso de las Oportunidades. Posteriormente se establece un programa para la implementacion y seguimiento de las actividades necesarias para la adecuacion del Sistema de Gestion de la Calidad. Este programa considera la actualizacion de toda la documentacion necesaria, capacitaciones al personal, periodo de marcha blanca de los procedimientos, auditorias internas a todo el nuevo Sistema de Gestion de la Calidad, para finalizar con la revision general, segun lo establece el procedimiento “Revision de Gerencia”. El plazo establecido para la ejecucion de las actividades de adecuacion del Sistema de Gestion de la Calidad, es de tres meses, y queda definido en un programa de trabajo, con inicio en Marzo 2018 y finalizacion en mayo 2018. A partir de esta fecha, se propone un periodo de marcha blanca de cuatro meses para programar la auditoria de certificacion el ultimo trimestre del ano 2018. FASE 3: Esta ultima fase, consiste en establecer propuestas de mejora al Sistema de Gestion de la Calidad. Estas propuestas estan basadas principalmente en el analisis de brechas del Sistema de Gestion de la Calidad actual versus los nuevos requisitos de la version 2015 de la norma ISO 9001, realizado en la Fase 1, y el programa de actividades ejecutado en la Fase 2, como son: las auditorias internas, los informes de los duenos de proceso, el analisis del riesgo y las oportunidades, y los cambios que pueden afectar al Sistema de Gestion de la Calidad derivados del analisis del contexto de la organizacion. Se determinaron cuatro propuestas de Mejora, incluyendo responsables de su implementación, plazos, una estimación de los costos involucrados y los Riesgos asociados a cada una de ellas. Las propuestas de mejora son las siguientes: 1) Inscripción en el registro de Consultores MOP. OGUP, como empresa enmarcada dentro del campo del cálculo de estructuras, con la finalidad de poder participar directamente en licitaciones MOP y no solamente a través de consultoras generalistas, si bien no es un requisito en la actulidad, requiere estar presente en los distintos registros de consultores de ingeniería estructural para mejorar su competitividad en el sector. Actualmente, pertenece al registro de consultores SERVIU, por lo que se propone gestionar su inscripción en el Registro de Consultores MOP, en la especialidad “4.1 Estructuras”, “6.2 Calculo Estructural de Edificios”, “7.1 Obras Viales y Aeropuertos” y “7.3. Obras de Edificación”, en primera categoría. 2) Análisis de Rentabilidad por Proyecto. Actualmente se evidencia una falta de análisis mas detallado respecto a la rentabilidad individual de los proyectos, que permita hacer seguimiento y tomar decisiones durante el desarrollo de estos, además de extraer conclusiones al cierre del mismo. Lo anterior afecta y limita la gestión de la empresa. Se evidencia que solo existe una visión general sobre si un proyecto en particular ha sido o es rentable en un determinado momento de su ciclo de vida, sin tener un indicador que permita ser objetivo para tomar decisiones adecuadas y a tiempo. Como base, se debe realizar un analisis de rentabilidad de los proyectos desarrollados en los ultimos 3 anos (aquellos proyectos considerados importantes de analizar). 3) Implementacion Fichas de Proyecto Complementario al analisis de rentabilidad de la propuesta de mejora 2 anterior, es conveniente implementar una ficha de resumen de proyecto, que sirva como base para extraer conclusiones tanto a nivel de gestion de los proyectos como a nivel de oferta. Esto permitira lograr establecer un vector de precios base, fundamentado en la data historica y que sea adecuado al tipo de proyecto a desarrollar. La ficha de proyecto debera considerar como minimo la siguiente informacion: nombre cliente, monto contrato, periodo de ejecucion de la ingenieria/obra, equipo OGUP involucrado en el proyecto, breve descripcion del proyecto y resultado del analisis de rentabilidad. 4) Implementacion de un Balanced Scorecard (BSC) Se propone la construccion de un Balanced Scorecard (BSC) o Cuadro de Mando Integral. Esta herramienta es una metodologia de gestion implementada para llevar a la empresa de la estrategia a la ejecucion de la misma, con base en objetivos e indicadores concretos y medibles, monitoreando el desempeno en relacion a las metas trazadas.