PROPUESTA DE MEJORA PARA EL CONTROL DE ASISTENCIA DEL PERSONAL A HONORARIOS DEL HOSPITAL REGIONAL DE CONCEPCIÓN (Ingeniería Comercial)

Abstract

El presente trabajo tiene como propósito proponer modificaciones al proceso administrativo que se lleva a cabo en la unidad de control de asistencia del personal de “Hospital Clínico Regional Dr. Guillermo Grant Benavente de Concepción” que permita elaborar una mejora a los procedimientos administrativos establecidos en la entrega de información sobre control de asistencia, proponiendo cambios que permitan disminuir tiempos y errores en su ejecución para los funcionarios que tienen calidad contractual a honorarios y que en el Hospital Regional de Concepción alcanza un promedio de 502 personas representando sobre un 20% de la dotación total del Hospital.El proceso lo llevan a cabo 3 unidades administrativas; Unidad de Honorarios, Unidad Control de Asistencia y Unidad de Finanzas quienes interactúan en plazos establecidos y acotados para formalizar el pago de servicios a honorarios de los funcionarios contratados con esta modalidad.Los funcionarios que trabajan bajo esta modalidad de contrato a honorarios pertenecen a estamentos; auxiliares, técnicos, administrativos y profesionales que en su mayoría ocupan tiempo de su jornada normal de trabajo para realizar este trámite en forma personal que, por el proceso actual, deben acudir al menos en 2 oportunidades al servicio de honorarios para cerrar el proceso.La principal problemática presentada en este sistema, es el corto plazo establecido para procesar un gran número de información que es entregada a cada funcionario para la confección de su boleta de honorarios lo que aporta una mayor probabilidad de error en la información entregada que obstaculiza el buen y oportuno desarrollo del sistema de pagos.Dada la importancia que radica para cada funcionario este proceso, que va en directa relación con su remuneración mensual, es que se expone el presente trabajo, que procura dar un servicio más expedito y funcional a los procedimientos utilizados actualmente.Para establecer un nuevo proceso se determinó la problemática principal que es la excesiva aglomeración de funcionarios en los días que se establecen para el proceso de pagos y el5trámite adicional que se debe hacer en caso de falta de registros de asistencia o falta de contabilización de turnos extras.Para determinar lo procedimientos propuestos se consideraron aspectos tanto tecnológicos como legales y análisis de procesos similares en otro establecimiento de Salud Pública como el “Hospital Traumatológico y Hospital de Florida de Concepción”.Los objetivos del presente proyecto se enfocan en mejorar la percepción y funcionalidad del sistema actualmente utilizado mejorando el ambiente laboral del sistema.En el primer capítulo, se describe el alcance del proyecto el objetivo que se persigue al plantear la propuesta de mejora en el proceso, la estimación de duración de las actividades y estimación de costos, donde se establece la forma en que se abordará una problemática suscitada principalmente en la falta de automatización y cambio de algunos procesos obsoletos para la realidad actual de este sistema. Entonces, considerando lo expuesto, sí es posible que sean propuestas mejoras al actual sistema incorporando herramientas metodológicas conocidas como es el SIRH junto con la experiencia de su aplicación.En el segundo capítulo, se presenta el apoyo bibliográfico que sustenta el presente proyecto, se describen algunos conceptos relacionados como descripción de procesos, moldeamiento visual de los datos, técnicas para el diagnóstico y mejora de procesos, así como también definiciones de procedimientos y estructuras para formalizar los procedimientos dentro de la empresa que es la base para describir una propuesta de mejora al sistema actual de pago de boletas de honorarios a funcionarios del Hospital Regional de Concepción. Bajo esta mirada, se ve con mayor urgencia la actualización de los procesos, utilizando la metodología de Mejora Continua en conjunto con la herramienta informática para el modelamiento de procesos,En el tercer capítulo, se describe la empresa en sus aspectos generales y su historia, su presencia en salud pública en el País, en la Región y en la Ciudad, lo que da a entender la necesidad del servicio de funcionarios a Honorarios adicionales a los funcionarios que realizan funciones como contratados, para luego describir el área de trabajo donde se ejecutará el presente proyecto de mejora del proceso administrativo. Se define la situación6actual detallando paso a paso la forma que se lleva a cabo la gestión del certificado de asistencia y su importancia para el pago de honorarios de los funcionarios y se identifican las problemáticas del sistema que se procura mejorar aplicando un nuevo proceso descrito en las mejoras planteadas en el presente trabajo, basado en el valor del tiempo de cada una de las personas que integran este hospital. Adicional, se plantea el desarrollo de la propuesta, para luego entregar una propuesta de mejora al sistema incluyendo flujos de información, lista de tareas por último un cuadro resumen de la propuesta de mejora.En el cuarto capítulo, se dedicará a mostrar las conclusiones y recomendaciones obtenidas a lo largo del trabajo en este proyecto. Lo anterior será con el fin de que se pueda dar continuidad al proyecto, así como mostrar los beneficios que se obtienen al automatizar los sistemas al proceso administrativo que se lleva a cabo en la unidad de control de asistencia del personal a honorarios del “Hospital Clínico Regional Dr. Guillermo Grant Benavente de Concepción”