Modelo de gestión del conocimiento para Anglo American División El Soldado.

Abstract

El estudio que se presenta, recoge los resultados de una encuesta llevada a cabo entre Octubre y Diciembre de 2003 sobre la situación actual de la Gestión del Conocimiento en Anglo American Chile División El Soldado. Estos resultados se han obtenido a partir del envío de una encuesta electrónica a diferentes profesionales (segmentados en tres niveles) y de una encuesta realizada a los operarios persona a persona, con el objetivo de determinar cual es la posición en la que se encuentra la compañía para implementar un proyecto de Gestión del Conocimiento. Del conjunto de personas que trabajan en la División El Soldado, se tomó una muestra de 81 personas a los cuales se les hizo llegar una propuesta para que colaborasen en el estudio. A nivel general, la percepción de las empresas se basa en que el conocimiento es cada vez más un factor que contribuye a mejorar la productividad y competitividad de las organizaciones y, por tanto, se convierte en un elemento estratégico. Los principales elementos conductores de la transformación son la globalización, los cambios en la demanda, el desarrollo de las tecnologías de información, la comunicación y los avances científicos. • Situación actual de la Gestión del Conocimiento en la División El Soldado Para comenzar, se identifica como base de ventaja competitiva de la organización para el primer nivel la Capacidad de Gestión (29,2%) y el Conocimiento de las Personas (27,1%), similar al segundo nivel el cual identifica como base de ventaja competitiva al Conocimiento de las Personas (31,1%) y su Capacidad de Gestión (22,2%), finalmente, el tercer nivel incluye a la Tecnología como un factor importante de ventaja competitiva dentro de la División. Todos los niveles consideran que el conocimiento de las personas es esencial para el crecimiento de la organización, y los tres niveles también califican en un primer lugar que ese conocimiento se encuentra manifestado en la mente de las personas, la diferencia se presenta en las siguientes alternativas: el primer nivel un 20,8% cree que el conocimiento también se encuentra manifestado en los Informes, el segundo nivel un 24,4% opina que el conocimiento también está presente en los manuales y un 22% de las personas que pertenecen al tercer nivel cree que el conocimiento está presente en los documentos técnicos, esto se explica básicamente por las funciones que se deben desempeñar en cada cargo. En cuanto al grado de entendimiento de lo que significa Gestionar el Conocimiento, un 62,5% de las personas que pertenecen al primer nivel posee algún antecedente, similar al segundo nivel en el cual un 66,7% tiene algún entendimiento sobre este concepto, sin embargo, para el tercer nivel sólo el 28% de los entrevistados tuvo una pequeña idea de lo que esto se refiere. Desde un punto de vista funcional, la práctica habitual lleva al establecimiento de grupos de profesionales dedicados de forma parcial al proyecto frente al establecimiento de un único departamento, los entrevistados lo relacionan directamente con el departamento de Recursos Humanos. En cuanto a las iniciativas llevadas a cabo, en esta División se hizo un intento por realizar un proyecto piloto de Gestión del Conocimiento de carácter interno que se encontraba presente en “Intranet”, el cual no tuvo éxito por diversas razones, una de ellas por problemas de difusión. De las personas pertenecientes al primer y segundo nivel, sólo un poco más de la mitad de los entrevistados estaban en conocimiento de la existencia del portal, y de las personas del tercer nivel sólo un 20% había ingresado a este portal. • Beneficios Las expectativas acerca de posibles beneficios de la Gestión del Conocimiento se centran en incrementar las competencias de los empleados, en potenciar la innovación, en estar mejor preparados para el cambio y en compartir experiencias valiosas. Para esta empresa los beneficios se verán expresados en una mejora en las comunicaciones, así se sacará un mayor partido de su experiencia y de sus conocimientos claves, que como se determinó en la etapa de diagnóstico, es su forma de operar. De esta manera valorando el aprendizaje individual, la compañía incrementará el conocimiento organizacional que es el aprendizaje que se desarrolla a nivel de división. • Tecnología A través del estudio de herramientas que ya posee la organización se ha determinado que, se debe utilizar Documentum como un sistema que permita lograr mejoras sustanciales de productividad en la “Gestión Administrativa de la Empresa”, y que sirve para almacenar documentos de carácter permanente y de uso masivo. La Intranet y los portales corporativos, son una buena herramienta para compartir conocimiento, sin embargo, a diferencia de “Documentum”, los documentos que ahí se publicarían según el modelo propuesto deben ser renovados constantemente, y son mucho más breves. • Cultura y RRHH Una de las iniciativas más ligadas a la Gestión del Conocimiento son las comunidades de práctica, éstas son una muy buena forma para promover el aprendizaje organizacional y además sirve para transformar el conocimiento tácito en conocimiento explícito. Dentro de la cultura se consideraron seis factores claves que afectan al desarrollo del clima laboral, estos son: Flexibilidad, Responsabilidad, Estándares, Recompensas, Claridad y Compromiso en Equipo. Estos factores han definido para Anglo American Chile División El Soldado, un ambiente participativo de trabajo en equipo y buena comunicación, en general un clima propicio para desarrollar un proyecto de Gestión del Conocimiento. Dentro de esta memoria se han desarrollado dos modelos, el primero combina varios factores que influyen en la transferencia del conocimiento, en el aprendizaje organizacional y en el proceso de creación del conocimiento; y el segundo modelo es una metodología en la cual se realiza entre otras cosas, un estudio de objetivos, un diagnóstico a partir de la encuesta realizada y se propone una estrategia de implementación a seguir. Finalmente, dentro de la fase de implementación se muestra el diseño de un “portal del empleado” a través del cual se compartirá conocimiento y experiencias más valiosas. Por último, se concluye que Anglo American Chile División El Soldado presenta las condiciones de clima laboral y una cultura organizacional adecuada para enfrentar nuevos cambios y para asumir el intercambio de conocimientos como una práctica integrada de la empresa. Sin embargo, se recomienda que exista un mayor compromiso por parte de la alta dirección para que un proyecto de esta envergadura resulte exitoso.

This case study, gathers the results of a survey carried out between October and December, 2003 on the current situation of the Knowledge Management in Anglo American Chile, “El Soldado” Division. These results have been obtained from an on line survey made to different professional workers (segmented in three levels) and from another survey made person by person to the operative workers, persuing to determinate which is the position the company is in now to implement a Knowledge Management Project. From the group of people who work in “El Soldado” Division, a sample of 81 people was taken. These people answered a questionnaire to make them cooperate with the study. In an overall level, the companies perception is based in the principle that while time goes by, knowledge contributes more and more to improve organizations productivity and competitiveness, and, therefore, it becomes an strategic element. The main conductive elements of transformation are globalization, demand changes, development of information technologies, communication and scientific advances. • Current situation of the Knowledge Management in “El Soldado” Division In order to begin, there was identified as base of competitive advantage of the organization for the first level, the Capacity of Management (29,2%) and the Knowledge of People (27,1%), similar to the second level, which identifies as base of competitive advantage the Knowledge of People (31,1%) and their Capacity of Management (22,2%), finally, the third level includes Technology like an important factor of competitive advantage within the Division. All the levels consider that the knowledge of people is essential for the organization’s growth, and the three levels also describe in a first place that that knowledge is showed in the mind of the people, the difference appears in the following alternatives: in the first level a 20.8% thinks that knowledge also is showed in the reports, in the second level a 24.4% thinks that knowledge also can be found in manuals and a 22% of the people, who belong to the third level thinks that knowledge also can be found in manuals, this is explained basically by the functions that are due to carry out in each position. As far as the degree of understanding of which means To manage the Knowledge, a 62.5% of the people who belong to the first level has some precedent, similar at the second level, in which a 66.7% has some understanding on this concept, nevertheless, for the third level only 28% of the interviewed people had a small idea of which this means. From a functional point of view, the usual practice implies the establishment of groups of professionals dedicated in a partial way to the project relating to these functions only one department, the interviewed people directly relate it to the department of Human Resources. As far as the carried out initiatives, in this Division there was an attempt done to make a pilot project of Knowledge Management of internal character that was present in "Intranet", which was not successful for diverse reasons, one of them because of diffusion problems. Of the people pertaining to first and the second level, only a little more than half of the interviewed people were in knowledge of the existence of the portal, and from the people of the third level only a 20% had entered this portal. • Benefits The expectations about possible benefits of Knowledge Management are centered in increasing the employees competitions, in harnessing the innovation, in being better prepared for the change and in sharing valuable experiences. For this company the benefits will be expressed in an improvement in communications, therefore a greater advantage will be taken from its experience and from its knowledge keys, that as it was determined in the diagnosis stage, it is their way to operate. In this way, valuing the individual learning, the company will increase the organizational knowledge which is the learning that is developed at division level. • Technology Through the study of tools that the organization already has, it has determined that, is due to use Documentum as a system that allows to obtain substantial improvements of productivity in the "Administrative Management of the Company", and that can be used to store documents of permanent character and massive use. The corporative Intranet and portals, are a good tool to share, nevertheless, unlike "Documentum", the documents that would be published there according to the proposed model, must be renewed constantly, and are much more brief. • Culture and Human Resources One of the initiatives more related to Knowledge Management are the practice communities, these are a very good way to promote the organizational learning and in addition it helps to transform the tacit knowledge into explicit knowledge. Within the culture six key factors were considered that affect the development of the labor climate, these are: Flexibility, Responsibility, Standards, Reward, Clarity and Teams Commitment. These factors have defined for Anglo American Chile “El Soldado” Division, a participative atmosphere of work in teams and good communication, in general a propitious climate to develop a project of Knowledge Management. Within this memory two models have been developed, the first one combines several factors that influence in the transference of knowledge, in the organizational learning and in the process of creation of knowledge; and the second model is a methodology in which it is made among other things, a study of objectives, a diagnosis from the made survey and an implementation strategy sets to be followed. Within the phase of implementation is the design of a "portal of the employee" through which it will shared knowledge and more valuable experiences. Finally, one concludes that Anglo American Chile, “el Soldado” Division shows the conditions of labor climate and a organizational culture suitable to face new changes and to assume the interchange of knowledge like an integrated practice of the company. Nevertheless, it is recommended that a greater commitment from the high direction exists so that a project of this spread is successful.