Diseño e Implementación de un sistema automatizado para la gestión del portafolio en la gerencia de innovación y desarrollo de Polpaico Soluciones

Abstract

Esta memoria aborda un problema concreto de gestión: la Gerencia de I+D de Polpaico Soluciones administraba un portafolio activo de proyectos de innovación sin un sistema integrado. Cada Project Charter se construía a mano, el equipo destinaba 15 horas semanales a actualizar registros dispersos entre archivos desconectados, y el Comité Ejecutivo no contaba con ninguna herramienta que le entregara una visión actualizada del estado del portafolio. El diagnóstico formalizó estas dificultades en seis brechas estructurales que abarcaban desde la duplicidad de fuentes de información hasta la inexistencia de herramientas de planificación temporal. La solución diseñada contiene una planilla Excel que centraliza los datos de todas las iniciativas y sirve de origen para el resto del sistema. Desde ahí, una macro en VBA genera automáticamente los Project Charter en PowerPoint, estandarizando un proceso que antes consumía varias horas de trabajo manual. Un dashboard en Power BI completa el sistema, traduciendo esos datos en visualizaciones del portafolio y una carta Gantt dinámica accesible para el Comité Ejecutivo. Todo desarrollado sobre herramientas que el equipo ya conocía, sin costo adicional. Uno de los resultados más relevantes fue de carácter organizacional. Se instituyó una rutina semanal de actualización colectiva del portafolio, avalada por el Gerente del área y reforzada mediante recordatorios automáticos. Este cambio transformó lo que antes era una actualización reactiva bajo presión en un hábito sistemático que garantiza que los datos estén siempre vigentes. Sin esta rutina, las herramientas(...).

This thesis addresses a concrete management problem: the Innovation and Development (I&D) Division of Polpaico Soluciones was overseeing an active portfolio of innovation projects without an integrated system. Each Project Charter was built manually, the team spent 15 hours per week updating records scattered across disconnected files, and the Executive Committee lacked any tool that could provide an up-to-date view of the portfolio’s status. The diagnostic formalized these difficulties into six structural gaps, ranging from the duplication of information sources to the absence of any time-planning tools. The designed solution comprises an Excel workbook that centralizes data for all initiatives and serves as the single source of truth for the rest of the system. From there, a VBA macro automatically generates Project Charters in PowerPoint, standardizing a process that previously required several hours of manual work. A Power BI dashboard completes the system, translating that data into portfolio visualizations and a dynamic Gantt chart accessible to the Executive Committee—all built on tools the team already knew, at no additional cost. One of the most significant outcomes was organizational in nature. A weekly collective portfolio update routine was established, endorsed by the Division Manager and reinforced through automatic reminders. This shift transformed what had previously been a reactive, pressure-driven update process into a systematic habit that keeps data consistently current. Without this routine, the tools(...).