ANÁLISIS Y APLICACIÓN DE MEJORAS EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS BPM. CASO APLICADO EN DUOC UC.

Abstract

La gestión por procesos de negoción (BPM) implica una forma de gestión empresarial, que permite diseñar o rediseñar un proceso que tienen impacto en la ejecución de actividades empresarial, alineadas con la estrategia, generando con ello valor a los procesos que buscan aportar valor a los servicios o productos entregados a los clientes. El dinamismo actual de las organizaciones ha llevado a que se generen nuevas formas de hacer gestión, para reducir costos, mejorar la calidad de los productos y servicios, y maximizar con ello las ganancias de la empresa. BPM como disciplina ha tenido un gran impacto en diferentes empresas del mundo, por su orientación a los procesos y las herramientas de apoyo tecnológico que han surgido para la automatización de las actividades que están presentes en los procesos. Debido a que todo nuevo paradigma o disciplina requiere un proceso de adopción y proyectos de inversión en las empresas para la mejora de los procesos organizacionales, apalancando con ello la estrategia empresarial, es necesario utilizar una metodología de gestión de proyectos que permita mitigar los riesgos presentes en todo proyecto, la gestión del alcance, y la gestión del conocimiento. En la industria existen estándares y guías que son utilizados para lograr gestionar todo tipo de proyectos, es por esto, que se busca abordar problemáticas en la gestión de proyectos BPM existentes, por medio de la utilización de la Guía de fundamentos de proyectos PMBOK y la utilización de la ISO 21500. Generalmente los proyectos BPM presentan problemas en las organizaciones debido a que no es llevado a cabo un proceso de adopción de la disciplina coordinada, lo que implica que simultáneamente están llevándose proyectos de implementación de infraestructura tecnológica y proyectos de mejora de procesos de negocio. Existen una serie de problemas en la gestión de proyectos BPM como; la insuficiente definición en el alcance del proyecto, la falta de competencias de BPM en las personas que participan en los proyectos, la inadecuada gestión del riesgo, errores al identificar y definir los supuestos, jefes de proyecto con poca experiencias y formación, son utilizadas erróneamente las metodologías y estrategias, y existe una falla de comunicación efectiva entre todos los niveles de los participantes del proyecto. En el instituto profesional DuocUC, una entidad de educación sin fines de lucro, con más de 71.000 alumnos, 3.169 docentes y 1.929 administrativo en sus 16 sedes a lo largo de Chile, ha adoptado BPM para poder abordar sus proyectos tecnológicos, con una perspectiva basada en la gestión de procesos de negocios, buscando con ello entender y entregar soluciones informáticas de apoyo a los procesos que se ajusten a la realidad y buscando la calidad en los servicios de educación ofrecidos a los alumnos. Desde el año 2011, han existo una serie de iniciativas que buscan implantar BPM, con todas sus 3herramientas y metodologías, sin embargo, durante el análisis realizado fue detectado que existe una falta de control en el proceso de adopción de la disciplina BPM, lo que ha ocasionado que existan altos tiempos de implementación en los proyectos BPM operacionales, que son aquellos donde es creado o rediseñado un proceso. Hasta la fecha existen proyectos BPM con un 200% de desviación en los tiempos de implementación y un proyecto llamado Mol (Matriculas Online) que fue dado de baja debido a que no fue posible cumplir con el tiempo de implementación. Debido al fracaso de los proyectos BPM en Duoc UC, surgen la pregunta ¿Por qué otras empresas tienen éxito en la implementación de BPM y otras no?, debido a esto se hace un análisis de la teoría existente sobre BPM y la gestión de proyectos, para lograr justificar las razones de los proyectos BPM en Duoc UC y los altos tiempos de implementación.