MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO A PARTIR DEL DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y GESTIÓN DE PROVEEDORES. CASO APLICADO: INDURA S.A. INDUSTRIA Y COMERCIO.

Abstract

Esta memoria surge de la problemática que tiene la empresa Indura en su Gestión de Abastecimiento, debido a los cambios presentados en los procedimientos de compra, por la evolución del área, la necesidad de unificar los procesos de compras de existencias nacionales e importadas, y la generación de un procedimiento para compra de otros activos no asociados al proceso productivo. Adicionalmente, la Gestión de Proveedores tiene criterios de selección que están obsoletos, la evaluación de proveedores no diferencia categorías relevantes con evaluaciones diferentes, y no existe una política de desarrollo de proveedores potenciales, para que el esfuerzo de gestión no se corte en la evaluación del proveedor. El objetivo de esta memoria es modernizar la Gestión de Abastecimiento de la empresa, por lo que se generó un procedimiento para compra de materias primas y otro para compra de activos, donde se muestran los pasos a realizar desde la elección de una materia prima de reposición automática o de necesidad puntual, hasta la aprobación y recepción de las materias primas o activos en las dependencias de la empresa. Se mejoró la selección de proveedores, a partir de una evaluación comercial histórica y actual, cualitativa y cuantitativa. La medición histórica evalúa los parámetros financieros de la empresa, el manejo de situaciones controversiales y administración, y en la medición actual, los informes entregados por Dicom, sensibilidad a variables exógenas, capacidades tecnológicas y productivas y relaciones con los empleados. Se distinguen cuatro categorías de proveedores: - Producto crítico, cuya evaluación se focaliza en los plazos de entrega y la satisfacción de la orden principalmente, con una ponderación de 25% dichos factores. - Producto no crítico, que no se inserta en el sistema de gestión de la empresa, y no representa mayor peligro para la compañía, por lo que no se evaluará. - Contratistas y Servicios no Críticos, evaluada desde el punto de vista legal y de calidad del trabajo. Se incorporan criterios de evaluación de seguridad, que no existían en la empresa y que hacen alusión a los DS 148 y DS 298, referentes al transporte y manejo de sustancias peligrosas respectivamente, representando un 20% de la evaluación. - Productos para la venta, cuya evaluación tiene especial énfasis en la exclusividad, lo que se refleja con una ponderación de 10% para ese factor de evaluación. Los proveedores de productos críticos y equipos para la venta serán evaluados una vez en el año en el sistema de gestión, y los contratistas serán evaluados tres veces en el año, puesto que existen servicios transitorios que requieren que el proveedor sea evaluado de manera más periódica. Como resultado de la evaluación quedarán en categorías, designadas con A, B y C, de mayor a menor resultado, en el caso de los contratistas, y desde altamente confiable hasta malo, en el caso de proveedores de productos críticos y equipos. Se genera un plan de desarrollo de proveedores, donde la decisión de desarrollo pasará por identificar de manera anual las materias primas de mayor importancia (por criticidad, nivel de ventas e importancia estratégica) contrastándolas con los proveedores de desempeño medio en la evaluación. Se decide de manera conjunta con el proveedor el esfuerzo de desarrollo, llegando a acuerdos referentes a la forma de evaluar el desempeño y los resultados, premiando los mejores desarrollos y generando mejoramiento continuo, para que no se pierdan los esfuerzos realizados para el desarrollo del proveedor. El primer trimestre del 2006, con la evaluación que Indura posee en la actualidad, ahorró el 1% de los costos de importaciones, equivalentes a US$ 314.393, asociados a motivos tales como: reducción de los niveles de existencias, mermas, seguros y costos de traslado y la disminución del costo financiero de administración, lo que, de mantenerse, ya sustentaría económicamente esta memoria. Como conclusión, se cumple con la modernización de la Gestión de Abastecimiento, dado que el trabajo realizado cubre todos los aspectos del área. Además forma parte del plan estratégico de la empresa el 2006 y permite que los empleados se preocupen de mejorar los proveedores más que supervisarlos. Finalmente, cabe destacar que esta memoria queda plasmada en procedimientos, los cuales son compromiso de cumplimiento, dado que Indura es una empresa certificada, por lo que los documentos dan respaldo a lo realizado.