MEJORAMIENTO EN LA GESTION Y EFICIENCIA DE UN ORGANISMO ESTATAL, MEDIANTE LA INCORPORACION DE DOCUMENTO Y FIRMA ELECTRONICA.

Abstract

El presente trabajo tiene como objetivo medir el beneficio de incorporar tecnologías de documento electrónico a 3 procesos relevantes de una organización. El beneficio esperado se interpretará como los potenciales ahorros en costos y tiempos de ciclo que se obtendrán en el uso de estas tecnologías en los flujos de trabajo asociados a facturación de venta, tramitación de decretos administrativos y servicios de información y gestión documental.

La metodología utilizada establece la identificación de los flujos de trabajo de los procesos antes mencionados, en sus modelos o formas tradicionales y electrónicas, la identificación y cuantificación de actividades relevantes dentro de los flujo de trabajos, tiempos asociados, costos y roles involucrados, con los cuales se formularon los modelos de cuantificación de costos que fueron aplicados a cada una de las unidades de negocio de la organización que fueron seleccionadas mediante una metodología de estratificación, selección y muestreo.

Al aplicar los modelos de cuantificación de costos y comparar sus resultados para cada uno de los procesos en estudio, se comprueba que para el modelo electrónico el ahorro en costos es significativo. En el proceso de facturación se logra un ahorro de un 53% en los costos operacionales, lo que se traduce en $38.184.500 anuales. Para el proceso de tramitación de decretos se logra un ahorro de un 47,9%, lo que se traduce en $215.343.402 anuales. Para el proceso de servicios de información documental se logra un ahorro de un 95%, lo que se traduce en $7.462.800 anuales. Adicionalmente a estas cifras es necesario destacar que los modelos de operación electrónicos reducen los tiempos de ciclo de los flujos de trabajo, mejorando la eficiencia operacional y la oportunidad de la información.

Por otra parte, se realizó la evaluación económica del proyecto a través de la utilización del indicador VAN (Valor Actual Neto) el cual dio como resultado $77.983.547, donde los flujos de caja fueron los ahorros obtenidos en la aplicación de los modelos electrónicos, flujos que fueron ajustados de acuerdo a las curvas de adopción de cada proceso en la organización, la inversión inicial consideró todos los elementos técnicos, humanos, de capacitación y cambio organizacional que un proyecto de esta naturaleza requiere.

Cabe destacar, que esta investigación y sus resultados están referidos solo a 3 procesos críticos de la organización y por tanto existen potenciales beneficios si se adoptan estas tecnologías en otros procesos de la organización.