AUMENTO DE LA VENTAJA COMPETITIVA DE UNA ORGANIZACION MEDIANTE UN SISTEMA DE GESTION DE BASES DE DATOS. CASO APLICADO: MANDATA

Abstract

Toda empresa que quiere competir en los actuales mercados globalizados requiere de estrategias que le permita diferenciarse de sus competidores, de tal forma de aumentar sus beneficios y sobresalir con respecto al resto de las organizaciones. Bajo este concepto, se realiza la siguiente memoria de título, que tiene como objetivo principal el desarrollar un sistema de gestión de bases de datos en Mandata Limitada, que permita integrar las tecnologías de administración de base de datos y Data Warehouse en los procesos de negocio de la organización, a fin de aumentar la ventaja competitiva de esta. Para cumplir con el objetivo propuesto se realiza un estudio inicial de los modelos existentes de gestión de bases de datos con los distintos beneficios y aplicaciones de estos, de tal forma de recopilar información necesaria con respecto al tema. A continuación se realiza un diagnostico de la organización en cuanto a su estructura organizacional, procesos de negocio y sistemas de información. En donde se observa que no existe una integración de los datos con los cuales se trabaja regularmente, se almacenan los datos en distintos lugares, no se extra e información de los datos recopilados, entre otros elementos, que llevan a la conclusión de que no existe una optimización de recursos en relación al manejo de la data e información. Para solucionar lo planteado anteriormente, se realizan tres propuestas:Desarrollar una base de datos.Desarrollar una aplicación OLAP.Crear un protocolo de seguridad. Para desarrollar una aplicación OLAP es necesario que exista una base de datos que la sustente, por lo que primero es necesario definir qué tipo de aplicación OLAP se utilizará. Luego de investigar en relación a las ventajas y desventajas de utilizar ROLAP o MOLAP, se decide por utilizar ROLAP debido a la simplicidad del modelado y a que permite ocupar los recursos disponibles de la empresa. La metodología para desarrollar una aplicación ROLAP es la siguiente:1.Identificar las preguntas de negocio.2.Trasladar las preguntas a hechos y dimensiones.3.Decidir la granularidad de los datos requeridos.4.Construcción del Data Warehouse. Identificar las preguntas de negocio tiene relación principalmente con identificar cuál es la información que el usuario requiere para el apoyo a la toma de decisiones. Para esta etapa se dividió el proceso de negocio en los cinco subprocesos principales (Ventas, Administración de R.R.H.H., Administración de Insumos, Producción y Despacho, Contabilidad y Finanzas) de tal forma de identificar las necesidades para cada sub proceso. A continuación se trasladan las preguntas a hechos y dimensiones mediante el desarrollo del modelo estrella para cada uno de los subprocesos, los cuales deben ser capaces de responder las preguntas de negocio antes planteadas. Decidir la granularidad de los datos requeridos tiene relación con definir el nivel de detalle con el cual trabajará el modelo, más específicamente, las unidades básicas a utilizar en los atributos. Finalmente se cargan datos de prueba de Mandata Limitada en la base de datos, señalando las entradas de datos que requiere el modelo, para luego generar los reportes que permiten comprobar que se obtuvieron los resultados deseados. Se puede afirmar que el resultado fue satisfactorio debido a que se lograron responder todas las preguntas de negocio inicialmente planteadas, lo que en definitiva reafirma que el modelo fue planteado de forma correcta. A continuación se proponen herramientas de software para mantener los equipos computacionales y de esta forma disminuir la probabilidad de falla, para lo cual se realizarán verificaciones periódicas de virus, limpieza de archivos no deseados, desfragmentación del disco y monitorización de la temperatura del hardware. A lo anterior se le debe agregar el protocolo de seguridad, que se basa en crear copias de seguridad de la información cada cierto período y de encriptarla base de datos y el software de visualización de reportes. Para medir el impacto económico de las propuestas, se utilizaron evaluaciones tanto cuantitativas como cualitativas, de tal forma de integrar todos los beneficios asociados a las propuestas. Los beneficios de las propuestas alcanzaron la suma de $2.728.800 pesos anuales y $519.898 pesos mensuales, los cuales consideran principalmente los ahorros que se generan producto de la optimización de recursos y el aporte producto de una toma de decisiones más eficaz. Los costos están asociados principalmente al software, hardware, capacitación y diseño del modelo de Data Warehouse, los que corresponde a la inversión inicial de la propuesta, en cuanto a los costos recurrentes, serán necesarios para costeara una persona especializada que pueda ingresar datos y mantener a la base de datos. La inversión inicial equivale a $2.640.000 pesos y el gasto en remuneración corresponde a $400.000 pesos mensuales. Para poder obtener los indicadores de rentabilidad de la propuesta, se evaluó la propuesta a tres años, utilizando como moneda dura la U.F.y con una tasa de descuento del 15%, obteniendo finalmente que el proyecto es rentable dado que el VAN es de 250 UF y la TIR un 92%, recuperándose la inversión al primer año de iniciado el proyecto.Any enterprise,thatwants to compete at global markets, requires strategies that allowthem make a difference between their competitors, in the way that they can increase their profits and be better thanothers.Under this context, this research is made, thathas asaprimary objective the development of a database management system in Mandata Limitada thatletthemintegrate the database administration technologies and Data Warehouse on business process, with the final idea toimprove the competitive advantage of the company.To achieve this objective it has to begin with astudy of the existing models of database management systemsof them,including the different benefits and applications, in such a way tocompilethenecessary information regarding this matter.Afterwards, it begins the diagnosis of the organization, regardingthe analysis of the organizational structure,business processes and informationsystems,whichshows that thereis notdataintegration for working, the data is storedat different places, there is no information draw out of the compile data, among other elements, with the conclusion that there is a lack of resource optimization in the management of data and information.To find a solution about the problems shownbefore, there are three proposals:To develop a data base.To develop an OLAP application.To create a safety protocol.To develop an OLAP applicationit is necessary a data base for support. The first step istodecide which kind of OLAP application is going tobeused. After researchingabout the advantage and disadvantage of using ROLAP or MOLAP, itis decided to useROLAP becauseofthe simplicity of the modeling and becauseitallowsto use the available resources of the company. The methodology for developing aROLAP application is the following:1.To identifythe business questions.2.To changethe questions into facts and dimensions.3.To declare the grain of the requested data.4.To buildthe Data Warehouse.Identifying the business questions has arelationship ofidentifyingwhich is the information that the user requires forthedecision support. Inthis stage the business process wasdividedin five sub process (Sales, Human Resource Administration, Supplies Administration, Production and Dispatch,Finance and Accounting) in such a way to identify the needs of eachsub process.Afterwards,the questionsare changedinto facts and dimensions with the development of the star model for each one of thesub processes, which must be able to answer any of these questions.To declare the grain of the requested data is relatedwith the definition of the level of detailwithwhich the model will work, morespecifically, the basic units to use in theattributes.FinallyMandata Limitada test dataare loadedinto the database, showing the inputs that the model requires, and then, generate the reports that allowverifyingthat the resultsobtainedare correct. Attothis point, it can be saidthat the results are satisfactory,because all the business questionspreviously plannedwere answeredin a correct wayconfirmingthat the model works properly.Afterwards there is a proposal of the software tools tobeusedtomaintain the hardware,with the idea of reducing the probability of failure. Foraccomplishingof this, there hasto beperiodicalvirus verifications, cleaning of unwanted files, hard drive defragmentation and temperature monitoringof the hardware. Also the safety protocol must be considered; which it baseon making upsafety copies of the information everycertain periodof time and making an encryption of the database and the softwareof the visualization of the reports.To measure the economic impact of the proposals, quantitative and qualitative evaluations were considered, withthe idea of integrating allthebenefitsof the proposals. Thesebefits are $2.728.800 pesosyearlyand $519.898monthly, which principally consider the savings as outcomeof the resource optimizationand the contribution of making better decisions.The costs are associatedmainlyto the software, hardware, employee training and Data Warehouse model design, whichare consideredas the initial investmentsof the proposals, regardingthe recurrent costs, it will be necessarytheneed of a specialize person who can input data and maintain the database. The initial investment consideredis $2.640.000 pesos and the salary of the person is $400.000 pesos monthly.To obtain the revenuesindicators of the proposal, itwasconsideredthree years for the evaluationperiod, using as an evaluation currency the U.F. and 15% of discount rate, obtaining finally that the project is profitable becauseofthe Net Present Value (NPV) is 250 U.F. and the Internal Rate of Return(IRR)is 92%, getting backthe investment after the first year of the beginningof the project.